管理咨询实务考点：企业管理文件的编写

会计考友

　　做咨询顾问，碰上很多企业管理人问企业内部管理制度编写方法与要求，归根到底就是：企业管理制度怎样写呢？
! D3 i( a. i) F　　笔者将个人工作人经验形成短文，以供企业管人员、职业经理人参考。
, ~: Q7 q. F2 _8 G  r9 s　　企业内部管理文件一般分以下几种：质量手册、程序文、作业指导书、制度、流程、岗位职责及其他一些类似总结、报告、会议记录、讲演词等，有的企业要求管理人员进行内部培训时写培训课件。
- J5 n5 D/ P% L3 N6 x3 b 　　质量手册，一般是企业用质量体系认证或其他的大型对外部机构承诺质量保证的专项工作时需要，现在一些生产行政许可审查也要求提供质量手册。
质量手册的编写格式：一般由项目目标、质量方针、质量目标、项目负责人任命、总纲、文件控制、管理承诺、管理职责、产品或服务过程实现等几部分组成。如果质量手册是用于质量体系认证的，编写时在总纲以后的部分就应该与体系的相应标准要求相符合；如果质量手册是用于生产许可的，总纲后面部分应与其相应的《审查通则》要求内容相符合。
+ c' H$ F  P" p* w) c　　由于质量手册是纲领性文件，所在项目与工作的具体描述中只要将大致组织与实施内容作简单介绍即可。同样，因为质量手册属企业纲领性文件，所以在用语上多用中性词、描述性内容，行文以简洁易懂为标准，语气应带严肃性的命令为宜。
5 I) k. W1 ^' r% i% T1 i* e& C, F& l; |　　程序文件：程序文件是在企业实现管理目标的系统工程中项一子项目的工作管理文件，程序文件所描述与记录的内容，应为企业管理中通用型内容，且这些内容往往由一个部门发起，涉及多个部门的协作与配合的系统性工作，比如企业文件管理、人力资源管理、质量体系内部审核等等。
3 `/ O" x1 P  Q3 |7 Y/ p1 `程序文件的写法要写明程序的目的、适用范围、职责任分配、程序流程、流程中各岗位具体工作及工作记录要求。程序文件是针对企业内部关于工作流程与方法的指导性作业文件，所以编写时不宜涉及太多例外事项，不直接涉及到违规处罚；行文比较正式，是企业组织长期使用的标准文件。
　　操作规程：操作规程一般是指企业生产过程中涉及到机械、设备的操作时，企业按机械性能、产品工艺控制要求、产品质量控制需求、操作人员安全需求编写的要求操作人员必须遵守的指导文件。
　　操作规程格式可参照程序文件写明目的、适用、规程内容三大部分，其规程内容部分应首先从设备开启前准备工作、设备开启时各辅助设备开启顺序、工艺参数的设定、工艺参数调节变化范围，常见工艺参数调节与产品质量状态变化关系，设备安全操作注意事项、设备保养部位、频次、方法等相关内容。
因为操作规程涉及到操作者的人身安全、企业的财产安全，所以很多管理类教科书又称为：设备安全操作规程。
1 N$ P/ {2 z4 Z; Z9 z　　作业指导书：作业指导书和操作规程为同级文件，内容大致相似，但作业指导书一般针对产品的加工流程进行编制，是要求操作者在生产制作某一产品时本工序的加工顺序，各工序的质量检验标准、检验方法及放置、包装、标识等相关内容。 中华考试网
+ `9 Y! G) G, L7 ~; y6 p0 \* w+ o　　作业指导书的编写一般以产品为单，以产品加工流程为指引，所以作业指导书一般有两种格式：一、以表格形式出现，先写明产品名称、规格、加工各工序及加工顺序，再对各工序进中加工要求、检验 要求进选择性描述，这种格式适用于产品通用型不强的产品，如五金件、酒店家具类；二、以文字描述形式对产品加工过种及要求进行规定，这种格式适用于产品系列性、规则性，如铝合金型材、陶瓷类生产企业。
1 h* _& M: U) K7 z　　流程：一般是指企业办事、审批程序，一件具的事要求企业内部各部协作完成时，而且上工序（部门）的信息是下工序决策的依据时，要加快办事速与率效，就得按流程办事。一般流程用图表配合表格形式进行，不单要求在相应有表格填加信息，同时还要考虑审批人的权限，同时制定流程时更应注意各部门的完成时限。
* Z: n2 Q8 ]/ L" g. M　　制度：是为保证流程、操作规程执行，要求企业相关人员同共遵守的纪律，制度分为行政制度、工艺制度、工动纪律，是企业日常 管理工作的奖罚细则；
　　制度的编制要求说明适用人员、违规的后果与处罚方式；应对工作经常出现影响企业经营、生产、劳动纪律、产品企业控制、工艺控制的例外事项进行一一罗列，并规定相应的处罚措施与方法；可以不说明原因，但不能有失公正、与正义，不能违背国家政策法规。
6 U/ x- |8 P9 P# l7 A, Y; A　　俗话说：“冰冻三尺，非一日之寒”写作的功夫也不一日得来的，要写得一手好文章，除了平日多写多练，同时也要多看范文，认真整理自己的工作思路。