1.档案利用工作的方式 1 l9 B1 A9 C# d N1 T
档案的利用工作一般有如下几种。 为利用者提供服务的工作主要有以档案原件提供利用的开设阅览室、档案外借和以档案复制件提供利用的制发档案复本等几种主要方法。( T' x6 ~' ~% x9 X/ E
在提供利用时,要正确处理利用和保密之间的关系,避免泄露机密。
! d8 A+ R/ M: ?/ \! r2 V 2.开设阅览室
1 G2 V2 k1 a' N k, z 开设阅览室是指档案馆(室)在特定的场所开辟阅览室,直接向用户提供信息的一种服务方式。" O5 {, o, J' @ C7 y: I3 a' c
开设阅览室必须具备一定的条件。
2 X/ O! I2 J `! i; o4 U9 h( P J (1) 人员条件。档案阅览室的工作人员应具备较强的业务能力,了解所藏档案的成分和位置,熟练掌握各种检索工具,能协助用户满足其利用需求。# p! i0 K* m, R1 I
(2) 物质条件。阅览室应具备服务台、阅览桌、布告栏、目录和资料柜、监护设备和检索工具等必要的物质设施。
# G, U5 l: X4 v* E: s8 U6 n1 ]& K' P (3) 制度条件。档案阅览室必须制定阅览制度,明确规定接待对象、阅览范围、阅览要求及手续,以及其他相关事项。
* r# J5 C; f0 Y3 W" K9 _/ ^ 阅览室要具备借阅登记制度。由利用者填写调阅单,档案管理人员根据调阅单填写情况,入库调档,取出所需文件,并在相应位置放上代理卡。
5 l6 e/ T g, l4 f5 q" O- m5 d! B! @ 阅毕的档案应及时归还,认真清点。
4 |+ f8 C% g* n& P0 z9 Z& } 3.档案外借8 J' O" _ I) [* t8 l. g/ e
档案外借服务是指档案管为满足某些利用需求,暂且将档案借出馆的一种服务方式。; l; d$ S | {( V; k
档案外借服务应该注重以下几点。
, m6 S5 e/ ~/ R& i4 D (1) 档案的外借使用要有严格的制度,经过一定的批准手续才能外借。( S8 v" y5 q+ z* x
(2) 借出档案时,应履行严格的交接手续,并查明外借档案文件的份数及状况,做好外借档案的登记与记录工作,文件题名、档号、页数、密级、借阅日期、归还日期及借阅人姓名、归还签收人等都属于登记内容。
' [0 K$ R- N$ i* _0 j (3) 在借出档案时应点交清楚,并责成借用单位注意保密和保护档案,借用单位应对所借档案的完整和保密负完全责任,保证借出的档案能完整地按时收回。( M! W" D5 ]- ]$ t W" l( l
(4) 借出使用的期限不宜过长,对外借档案的数量也应做必要的控制。9 J0 y" d b1 s7 F. s3 H
(5) 档案借出后,应填制代理卡,放置在档案原来的位置上,以便掌握档案的流动和利用情况。
9 _" [* I$ d( q: V5 v( o4 L. N (6) 归还档案时,必须认真清点,检查外借档案是否有污损、拆散、撕破、抽换、散失等情况,并在借阅登记簿上注销。1 |. E- `! t: S/ M" G# `* j
(7) 档案工作人员应经常掌握档案的借出情况,督促借阅者按期归还。 |