秘书资格考试常识：办公用品的保管与发放

会计考友

办公用品进库后，必须保存在安全的地方并有序摆放，以防物品损坏、浪费或失窃，还要消除事故和火灾隐患，但当需要时又很容易找到。 　　1.库存保管中应采取的措施
  T/ ?& A. n' T" ]5 M# f8 b　　(1) 储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小。
　　(2) 各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品。
: h5 Y. o" _6 l% j  a, |+ o　　(3) 新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，以保证物品不会因为过期而不得不销毁。
4 K6 \" L# i3 b! P9 r/ F　　(4) 体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少和避免从架子上取物时发生事故的危险。
5 w4 r* B. g' g2 {　　(5) 小的、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于见到和领取。
　　(6)储藏间要有良好的通风，房间要保持干燥。
  c) [/ {- U0 p9 }( U　　(7)储藏办公用品处应有良好的照明，以便于找到。
8 ]' r) ~) o# x9 z+ j5 D/ L# N　　2.办公用品的发放
& S7 H+ L% E. F! [. Y　　(1)建立严格的发放登记制度和严格的审批手续。
& p+ f) U) X3 S$ |0 H) g9 ~. S$ g  @5 }' F　　① 文具消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、经验(估计消耗时间)设定领用基准(如圆珠笔每月每人发放两支)，随部门或人员的工作状况调整发放时间。
) i# ?8 l; f9 y. l; _  v/ ~( c　　② 文具消耗品限定人员使用，自第三次发放起以旧品替换新品，但纯消耗品(如铅笔、A4纸等)不在此限。
* ^% d6 I& h+ K1 x% N6 {0 ~6 \　　③ 新进人员到职时由各部门提出文具申请单领取文具并列入领用卡，人员离职时将剩余文具一并交还。
　　④ 各工作岗位设立耐用办公用品档案卡，由秘书部门定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。
　　(2) 制定严格的发放登记制度和有效的办公用品节约制度。
　　① 固定在特定的时间发放办公用品，秘书除了审核物品申请单以外，还要记好办公用
　　品和易耗品出货记录。内容包括物品名称、编号、申领部门、发货人、数量、特殊要求、申请人签名、批准人签名、出货日期等。
# Z+ N; W- G% a! v3 G- J. X( E　　② 物品的保管、储存要符合本组织制定的规定和要求。
　　③ 保管好进货、存货和发放办公用品的记录和资料。