EMBA复习指导：标准采购作业细则二

会计考友

　　第十一条  订购
　　(一)采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
　　(二)若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。
　　(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。
% c/ h# w# h4 D, \- ^" L$ x　　第十二条  进度控制及事务联系
　　(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。
　　(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。
　　第十三条  整理付款
' x6 r& K; }+ d2 \& Y4 I　　(一)物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单(内购)”的会计联须于第一批收料后送会计部门。
　　(二)内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。
( b- ]2 u5 q) T; w! o　　(三)短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
　　(四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
　　第三节  境外采购作业处理(含进口事务、关务)
　　第十四条  询价、比价、议价
　　(一)外购部门依“请购单(外购)”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单(外购)”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。
" ~/ `. u6 b) O5 ~' ]; p　　(二)请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，交请购部门确认。
　　第十五条  呈核及核决
! A+ M! Z9 N, w  x　　(一)比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单(外购)”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。　 (二)核决权限
　　1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决。
8 ]! y0 {% x+ x' c2 @: X* c　　2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。
　　(三)采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
# E8 L8 g: c7 ^/ T. F' T　　第十六条  订购与合同
　　(一)“请购单(外购)”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。
　　(二)需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。
' V8 }8 s1 a. X9 y　　第十七条  进度控制及异常处理
　　(一)外购部门应以“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。
' W" U. e' ?5 O" [　　(二)外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。
% I) R" e  }4 e" `. S# y　　(三)外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
0 q# B6 l8 s/ h! E7 A' v. Y　　第十八条  进口签证前(“请购单(外购)”核准后)的专案申请
　　(一)专案进口机器设备的申请　专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
　　(二)进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
　　第十九条  进口签证
  V2 {  B2 I- Y8 W/ Q$ W　　外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单(外购)”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”(需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“国贸局”办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门。
　　第二十条  进口保险
　　(一)FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险。
　　(二)进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单(外购)”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。
　　第二十一条  进口船务
　　(一)FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获“请购单(外购)”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
　　(二)进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于“信用状开发申请书”列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。
7 ?6 }7 S  S9 ^　　(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单(外购)”上注明，避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船。　第二十二条  进口结汇
) c5 A% f( {* ?　　进口单位应依“请购单(外购)”标示的“间发信用状日期”办理结汇，并于信用状(L／C)开出后以“开发L／C快报”通知外购部门联络供应厂商。
　　第二十三条  税务
: H. a- S+ I7 m4 D' C. M8 j# U　　(一)免货物税及“工业用证明”的申请
1 m& ]. ?9 K; B( o　　1.进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。
7 R2 @# w6 n4 r3 s0 l, f4 J　　2.除“免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的项目外，其他合于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发“信用状”后检具必需文件向经济部工业局申请“非供塑胶用”证明，以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。
　　(二)专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。
　　第二十四条  输入许可证、信用状的修改
2 W5 F' M( E, E7 ~8 P- U　　供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用状”时，外购部门应开立“信用状、输入许可证修改申请书”经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。
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. ?* `" z. c3 ^2 G# X) Q% n+ D# \　　第二十五条  装船通知及提货文件的提供
　　(一)外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。
! a, s1 S+ S- G　　(二)外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具“输入许可证”及有关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。
　　(三)提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。
" G. Z4 T2 t/ [* H　　(四)管理进口物品放行证的申请：
　　进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以便据此报关提货。
$ R0 T9 u* S* G6 j+ _　　第二十六条  进口报关
7 y* J3 |) H# f) u( U　　(一)关务部门收到“请购单(外购)”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”(含外购收料单)送材料库办理收料。
2 M9 u) b( T  i# k　　(二)不结汇进口物品，进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单(含外购收料单)”通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。
# u) l% k) I" l% z" j　　(三)关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。
5 A/ l# p& V- O: s　　(四)海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口单位应于“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。
: ~1 K) v! a9 k, Q, x% r3 F, r4 T　　(五)税捐记帐的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”，于报关时检具必需文件办理具结记帐，并将记帐情况记入“税捐记帐额度记录表”及“税捐记帐额度控制表”。
* f- r4 [4 j/ ?　　(六)船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续，以便船只抵港时，即时办理提货。
% a1 M2 p$ |9 x1 g. z& _7 z　　第二十七条  报关进度控制
! F, E% J1 H- N, F) k, P% f　　关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。
　　第二十八条  公证
  `9 j8 q2 R) p6 t& `　　(一)各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目(如外购散装材料)，通知进口单位于材料进港时，会同公证行前往公证。
　　(二)外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。
　　(三)进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。
　　第二十九条  退汇
　　(一)外购部门依进口材料的装运情况，判断信用状剩余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用状退汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇。
9 K: X9 s+ P( n6 ~　　(二)退汇金额较大，但信用状未逾有效期限者，外购部门应向供应厂商索回信用状正本，送进口单位办理退汇。
# U$ L  r! K. u: T/ a9 L1 r# ]　　第三十条  索赔
0 n4 ^5 ~  V4 r5 w　　(一)外购部门接到收货异常报告(“材料检验报告表”或“公证报告”等)时，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。
" ?4 ?+ p2 k6 Q0 j0 }1 _　　(二)以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。
, g- {5 E( r$ ?& U3 ?　　(三)索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。
　　第三十一条  退货或退换
1 y; q0 R3 j7 @　　(一)外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
　　(二)复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
　　(三)退换的材料进口时依本节有关规则办理。
# O3 h: y. L; n+ a. n* ~; e" F$ |　　第四节  价格及质量的复核
　　第三十二条  价格复核与市场行情资料提供
. z" g; _( l6 L- H  R  A1 h& E　　(一)采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
% s) w* v$ S1 v+ K　　(二)采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。
1 d: F1 t6 x1 }! c5 g( m　　第三十三条  质量复核
# A' G& F; v% b$ p2 `1 k1 Z# E/ A　　采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等。
4 N0 M+ t' v3 a3 n; h　　第三十四条  异常处理
# [, \( J4 d/ f. k$ F　　审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应即填制“采购事务意见反应处理表”(或附报告资料)，通知有关部门处理。
　　□ 附 则
　　第三十五条  本办法呈总经理核准后实施，增设修订亦同。