信息处理技术员：Word操作技巧(5)

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信息处理技术员：Word操作技巧(5)
3、目录的制作
& e5 k" x6 z% h1 R  o　　目录是用来列出文檔中的各级标题及标题在文檔中相对应的页码。首先介绍Word的一个概念：大纲级别。Word使用层次结构来组织文文件，大纲级别就是段落所处层次的级别编号，Word提供9级大纲级别，对一般的文檔来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的，在Normal模板中已经提供了内置的标题样式，命名为“标题1”、“标题2”，…，“标题9”，分别对应大纲级别的 1-9。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式，但有点麻烦。下文中的目录制作方法直接使用Word的内置标题样式，关于自定义样式的方法请参阅Word的帮助文檔。
$ v+ Z+ }" W) z( v$ g/ K　　目录的制作分三步进行：1) 修改标题样式的格式。
　　通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求，需要手动修改。在菜单栏上点“格式︱样式”，列表下拉列表中选“所有样式”，点击相应的标题样式，然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等，按论文格式的要求分别修改标题1-3的格式。
　　2) 在各个章节的标题段落应用相应的格式。
& N! c$ _4 \/ H+ T9 R: }0 y　　章的标题使用“标题1”样式，节标题使用“标题2”，第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设置标题的格式还有一个优点，就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三，只需更改“标题 1”样式的格式设置，然后自动更新，所有章的标题字号都变为小三号，不用手工去一一修改，即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式，请参考 Word帮助。
3) 提取目录。
　　按论文格式要求，目录放在正文的前面。在正文前插入一新页(在第一章的标题前插入一个分页符)，光标移到新页的开始，添加“目录”二字，并设置好格式。新起一段落，菜单栏选“插入︱索引和目录”，点“目录”选项卡，“显示级别”为3 级，其它不用改，确定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中，肯定是没有使用标题样式或使用不当，不是Word的目录生成有问题，请去相应章节检查。此后若章节标题改变，或页码发生变化，只需更新目录即可。注：目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹，这是Word的域底纹，打印时是不会打印出来的(如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一下目录)。在“工具︱选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。