12.2沟通管理计划编制 7 T% d1 u) l& \( C# J# i2 d# u
12.2.1沟通管理计划编制
w1 v( }" u) M- G 项目经理的大部分时间(80%-90%)都在进行各方面类型沟通工作,而项目管理要求沟通是主动和受控的。 & t" [/ d3 n1 X, `3 { Z. G# g
沟通管理计划编制:是确定项目干系人的信息与沟通需求的过程,即谁需要何种信息、何时需要以及如何向他们传递。 9 W* x& \( m2 R
沟通管理计划编制过程的步骤:
$ X; F, x+ V: j! g/ b9 z. [% D 1、 确定干系人的沟通需求 , r$ P: {0 _/ T" K
2、 描述信息收集和文件归档的结构 o! R/ U- N. j* o
3、 发送信息及重要信息的格式 ; ]8 @4 F4 R. K# {$ X0 l
沟通管理计划的主要内容: , A$ _4 _' T, Y
项目干系人沟通要求;对要发布的信息的描述;信息接收的个人或组织;传达信息所需的技术方法;沟通频率;上报过程;随着项目进展对沟通管理计划更新与细化的方法;通用词语表; 3 J8 a* ?1 k( a# E/ [
信息传递的方式:会议、书面通知(含电子邮件)、专设的项目管理软件
6 }# A3 B6 w( o4 U+ R+ U% @ ●描述信息收集和文件归档的结构 : ^7 c( s3 _* V5 f; g! L6 ~
参考ISO9000中对文件和质量记录管理的规定来制定相关条款;包括描述信息发送的对象、时间、方式;项目进展状态报告的格式;用于创建和获得信息的日程表。
2 h) ]) [! u7 E6 u7 F0 Y ●项目干系人沟通分析 1 w: o' C9 ?" p, a' R1 f
制定干系人沟通计划,主要内容:
3 q* H3 h8 }5 x8 h. ?* T 1、 项目成员可看信息、项目经理可看信息、高层管理需要信息、客户需要信息
5 l. G) o: K3 e; C$ P/ G. e' s 2、 文件的访问权限、访问路径、文件的接收格式
. u, F; Z/ v. A) d( ] r2 s+ r! }- w- z 3、 考虑客户、客户领导、分包商等干系人的沟通需求 & a9 G' I9 n8 f) ^* l! ]
4、 制定沟通规则
, o! m' S9 g9 P ●更新沟通管理计划的方法 # I* R' {# i: D. L
增加干系人、变更沟通文档、召开临时会议
# l3 K0 ?7 c$ @9 p, p 12.2.2沟通管理计划编制的技术、方法 9 M) W/ ?( q3 P ^4 N( q
包括沟通需求分析;沟通技术两个方面; 8 N/ p# b) k4 c2 l
影响沟通的技术因素:对信息需求的紧迫性;技术是否到位;预期的项目人员配备;项目时间的长短;项目环境; ' T" p! U- O9 y$ Y* @
沟通方式:单独谈话;项目会议;项目简报、通知;项目报告,项目总结。
* Y3 N6 b1 \- P( [; _ 12.2.3沟通管理计划编制的输入、输出
: }9 h2 U0 T5 b, g: s* H7 D4 j3 v 输入:企业环境因素;组织过程资产;沟通需求分析;沟通技术;项目范围说明书;项目管理计划; 输出:沟通管理计划; |