职称计算机考试：实时更新Excel文档外部数据源的数据

会计考友

　　单元格区域、Excel 表、数据透视表或数据透视图均可以连接到外部数据源（数据源：用于连接数据库的一组存储的“源”信息。数据源包含数据库服务器的名称和位置、数据库驱动程序的名称以及在登录到数据库时所需的信息。）。可以刷新数据以更新此外部数据源的数据。每次刷新数据时，均可以看到数据源中最新版本的信息，其中包括对数据进行的任何更改。
9 W. V$ ^) x$ N4 e* W　　安全性  当前，您的计算机可能禁用了与外部数据的连接。要在打开工作簿时刷新数据，必须使用“信任中心”栏以启用数据连接，或者将工作簿放置在受信任位置。

　　打开工作簿时自动刷新数据
& q& j: I6 X" s- e! P  ]　　可以在打开工作簿时自动刷新外部数据区域，并可以选择在保存工作簿时选择不保存外部数据，从而减小工作簿文件的大小。 单击外部数据区域中的某个单元格。 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“刷新”旁边的箭头，然后单击“连接属性”。
! x8 i# q2 p, I# t5 I单击“使用状况”选项卡。 选中“打开文件时刷新数据”复选框。 如果要在保存工作簿时保存查询定义，但不保存外部数据，请选中“保存工作表前，从查询表中删除外部数据”复选框。 　　注释   要在打开工作簿时刷新数据透视表中的数据，还可以使用“数据透视表选项”对话框的“数据”选项卡上“‘数据透视表数据’部分”下的“打开文件时刷新数据”。
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　　刷新多个外部数据区域
9 G2 z: |% k7 i* @. i7 K在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“刷新”旁边的箭头，然后单击“全部刷新”。
) m* d+ p2 b0 R1 v. d3 }　　如果有多个打开的工作簿，则必须在每个工作簿中单击“全部刷新”以刷新外部数据。

　　刷新导入的文本文件中的数据
6 f4 c# O; Z$ V$ C  L1 d# q选择包含导入文本文件的工作表。 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“刷新”旁边的箭头，然后单击“刷新”。 在“导入文本文件”对话框中选择文本文件，然后单击“导入”。
0 f: W6 W! }- \6 D4 c$ m! W　　定期自动刷新数据
; _) \$ u/ {% Y. D5 ~7 X  O单击外部数据区域中的某个单元格。 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“刷新”旁边的箭头，然后单击“连接属性”。
  E2 p. m+ g$ z8 p- e0 g2 y, C单击“使用状况”选项卡。 选中“刷新频率”复选框，然后输入每次刷新操作之间的分钟数。
" r7 r3 N5 I7 ^  a+ x# a  a6 y　　刷新外部数据区域时要求密码
, C" P6 t% a. D0 K$ k% _　　存储的密码是不加密的，我们不建议您使用。如果您的数据源需要密码 （密码：一种限制访问工作簿、工作表或部分工作表的方法。Excel 密码最多可有 255 个字母、数字、空格和符号。在设置和输入密码时，必须键入正确的大小写字母。）才能连接，那么您可以要求在刷新外部数据区域之前输入密码。此过程不适用于从文本文件 (*.txt) 或 Web 查询 (*.iqy) 检索的数据。
- q; c/ u; b. N单击外部数据区域中的某个单元格。 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“刷新”旁边的箭头，然后单击“连接属性”。
  W/ I$ @4 l: M. a单击“定义”选项卡。 清除“保存密码”复选框。 　　注释   Microsoft Office Excel 仅在每个 Excel 会话中首次刷新外部数据区域时提示输入密码。下次启动 Excel 时，如果打开包含查询的工作簿并尝试进行刷新操作，则会提示您再次输入密码。