2011商务英语辅导：电话英语秘书常用语

会计考友

　　到国外出差之前，一般而言都以传真和外国的当事者取得晤面的约定，很少用电话联络。但是在国内，或是自己在国外需要紧急晤面的时候，利用电话则较为方便。在本篇中所要介绍的是要求晤面的人：
　　（1）正确介绍自己的姓名，与正确获知对方姓名。
/ T& I2 s& l) q' N  L　　（2）要询问希望与谁晤面，并且把意思正确地传达给对方。
　　（3）要传达或询问约定的时间与场所。
　　如果能正确地沟通并掌握上述三点原则，那么你的商务英文电话就可以说是及格了。
3 r5 l# {% r/ p# C2 n# }! l- z+ |　　(1)经由秘书安排约定
　　I’d like to make an appoingtment with Mr.Hammer. （我想要和Hammer先生约个见面时间）
, @- M8 c1 j: [/ x+ \3 i+ C　　原则上约定见面商谈时，应事先用传真或信函同志对方较为妥当。如果在事先未能以书面告知时，最好说清楚见面时想说的内容，如 to diascuss the contract [洽谈合同事宜]。
　　（2）经由秘书安排约定
. x' b' x: ?! ~- |( p5 V　　Could I see Mr.Hammer sometime this week? （我们能不能在这个星期跟Hammer先生见个面？
　　sometime this week 是[这个星期随便什么时候]之意。最好配合自己的日程表说清楚有空闲的时间，如 Either on Wednesday or Thursday.（星期三或星期四都可以）。
　　（3）经由秘书安排约定
' u( e: y1 }( d9 i5 V" C　　Would it be possible to see Mr.Hammer tomorrow? （明天能不能跟 Hammer先生见个面？） 左句含有 Does Mr.Hammer have time to meet with me tomorrow? (Hammer先生明天有时间跟我见面吗？），或 If he does have time,may I meet him tomorrow? (如果他有空，我明天能跟他见面吗？）之意。
+ `. w% y% a/ L4 Y　　（4）经由秘书安排约定
, m. f/ @6 w% q* w# A% i　　What time is convenient for him? （他什么时候有空呢？） 也可以说 What time is he available?（他什么时候有空？），但用 convenient 会给人比较客气的感觉。如果无法照对方的要求时间见面时，就说I\\’m available at three o\\’clock.(我三点有空）来试探一下也无妨。
　　（5）经由秘书安排约定
　　I\\’d like to have lunch with him tomorrow. （我想明天和他吃午饭）
, w' y; `; b" G4 x9 R- g　　在欧美，商业界常举行 a lunch meeting [商业午餐]。在这种聚餐中，不但容易相互沟通，也可以借此加深彼此交情，因而用餐的时间长达三小时的情形也屡见不鲜。
" c0 ?9 O# l6 Y) Q　　（6）直接求见本人
　　If you have time, I\\’d like to meet with you today. (如果您有时间，我想今天跟您见个面）
  F  ]0 O$ o/ q; q& x1 P　　虽然已约好时间，可是有急事想提早见面时，就可以用这句。如果没有空闲时间就说 I\\’m sorry,but I\\’m really tied up today.（很抱歉，我今天真的没空）。
　　（7）直接求见本人
. U; B1 K# k; m3 o$ e, A* Y　　Could you spare me about half an hour? (能不能给我半个小时的时间？）
　　这句话是对熟人说的话。spare是[腾出（时间），分让（东西）之意。有时间的话说 Sure.,OK.等；如果没空的话说 I\\’m afraid I can\\’t.(恐怕不行）就可以了。
4 I+ G# ?: C9 S7 N; q　　（8）直接求见本人
; |9 P! Z1 v* v& w8 ~　　Could we get together at L.A.Restaurant? （我们能不能在洛城餐厅会面？）
　　get together是[聚会、会面]之意的较为随便的说法。说明聚会地点，如某某餐厅等时，最好指出大家共同认识（shared knowledge)的目标比较好。
* W6 a0 S* S9 C% e. B. S. R　　（9）直接求见本人
) f5 \9 D" [% \, K% E. A) g　　I was wondering if we could arrange a meeting to discuss the new product. （我想，我们是不是可以安排一次会面来讨论新产品）
; v! `5 Y6 l6 F5 _8 t　　这句是经由第三者介绍而尚未谋面的人在约定晤面时使用。I was wondering if...的说法含有不太拘束形式的温和语气。还可以用Would it be possible to meet and discuss the new product?.
5 r: ]/ m" @( Z3 \7 H& \) @　　（10）直接求见本人
　　I\\’m calling about what we discussed the other day. （我打电话是为了前几天我们所讨论的事）
　　这句是已见过面想再继续时的说词。接到电话的人可以答称 I\\’ve been waiting for your call.（我一直在等您的电话里），并接着说Let\\’s get together. When can we meet to talk?(我们来聚一聚。什么时候可以见面？）
1 T; g: p9 }0 l7 ]. m7 W) v& @. f　　（11）询问目的
　　What would you like to talk to me about? （你要跟我谈些什么事？）
　　也可以用 Can l ask you what you want to discuss?.要见面之前，事先了解讨论的内容、前后关系、背景（context)等有助于预作交涉前的准备工作。
6 j6 @! P" |+ ]9 r　　（12）表示同意
　　Sure. （好啊！）
　　简短地表达肯定的方式有 Certainly. (当然可以），Of course.(当然）等，意思都差不多。在谈话中如果常用这种简短词句会给人幼稚的感觉。应该用一些不同说法才能给人较佳印象。
' ?3 o( R+ k, e5 n- l2 @. J　　（13）表示拒绝
　　I don\\’t think we have to meet on this subject. （关于这个问题，我不认为我们有见面的必要）
　　对于不认识的人或推销人员的求见电话，认为无需见面时，可以用这句话，或明确地用It\\’s probably not necessary to meet.(没有必要见面)来加以谢绝。
　　（14）与代理人会面
6 p. _, B3 U" R) k- y) y( ?3 i　　I\\’m afraid I can\\’t, but Mr.Brown will meet you instead. (我不能会面，但Mr.Brown会替我跟你见面)
　　句首用 I\\’m afraid I can\\’t...会给人非常客气的印象。若不小心而唐突地说出I\\’m too busy to meet you.,说不定会给对方带来受轻视的感觉。
* z' B, a5 f  Q- X　　（15）想要决定的时间与场所
$ _! G9 t' J: C" g. V. c- Y　　May I arrange the time and the place, please? (能不能让我安排时间与场所？)
　　也可以 Do you mind if I set the time and location for our meeting? (我来定见面的时间和地点可以吗？)。开会的时间和地点常常影响商谈的成果，因而配合对方时间的同时，要把握主导权。
$ y3 W1 W7 g- N9 J) E3 b3 M: d　　（16）询问适当的时间
! v5 H! v0 }* x# D　　When do you have free time? （您什么时候有空？）
　　这是自己有时间可以配合对方来约定见面时间的问法。也可以用 When are you available? 谈商务时，free time 指的是除去假日及下班后的时间。
" U6 z9 u, F1 ]0 w. K! ~$ F6 L/ [　　（17）告知适当时间
3 Q, i+ h  f+ C　　I’m free at three o\\’clock today. （我今天下午3点有空）
　　此句是（3点以前不方便，但3点以后才有空）的意思。也可以用 I\\’m available at three o\\’clock.如果是[3点到4点有空]的话，就用availbale from three o \\’clock until four 即可。
　　（18）提议约定日期与时间
　　Can I see you Thursday at nine? （我能不能在星期四，9点跟您见面？）
. n' ?+ i+ @, f4 v　　如果对方没有时间时，就用 How about...? 的句型来调整适当的见面时间。用I\\’ll be free anytime from 10:00a.m.till 3:00p.m.on Wednesday.(星期三的上午10点到下午3点我都有空)的话，可以让对方选择方便的时间。