秘书常识：办公室的工作程序

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一、文件收发工作
1. 收文 　　(1) 收到各类文件、信函等，及时签收、登记;
　　(2) 呈院领导批阅;
　　(3) 根据领导批示转有关部门传阅、处理;
　　(4) 将文件原文存档;
, w% _0 P8 b% K% K3 }! f) }　　(5) 年终将文件按类归档并装订成册。
  m4 q1 |; i: x( i8 V　　2. 发文
) K0 h+ f0 J% v9 Y　　(1) 以成教院名义对外行文、发函须经办公室审核;
' v5 N. k- c1 r- n　　(2) 办公室将文件呈主管院长审定并签发;
; @' }3 ]& t/ ]/ _2 [! W% G/ L　　(3) 办公室统一编发文号、打印、发放;
　　(4) 年终将发文存档并装订成册。
5 T# i$ E; ?7 c7 P　　二、印章管理工作
　　1. 学院印章由专人负责管理。印章专管人员必须按照有关规定严肃用印，印章原则上不得带出办公室，印章专管人员调离时，应在有关领导主持下履行印章交接手续;
1 _, l/ |+ _" D* J　　2. 凡以学院名义行文、发函、出具证明，必须由主管领导签发，底稿留办公室存档;
6 o, e) L# @" \0 H- `( x  R) t　　3. 各部门使用学院印章必须履行登记手续;
* ~; c5 k* |3 Z: C　　4. 学生学历证明、出国手续等重要证明用印，必须由学生主管部门专人负责签字办理，个人办理概不接待。
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8 s; i  B/ H& I- W9 C( \　　四、接待工作
! T% A) i- E6 E$ J# `　　1. 凡上级部门、兄弟院校及其它有关单位来访，由办公室负责接待;
　　2. 各函授站及其它相关部门来访，视其来访内容，由相关部门负责接待;
. f) j. j& t& V) H$ ?. c3 C　　3. 外地客人需在学校住宿的，由办公室联系安排住宿。住宿费用原则上由客人自理。
8 j6 p7 e2 K7 P6 p　　五、办公设备采购、使用、报废工作
3 x! }5 w- r# M& d  ?" I% Q- C4 Q3 m　　1. 学期初，办公室根据各部门对办公用品的实际需求，报请主管院长批准，统一购置、配备;
　　2. 购置固定资产须经院办公会议研究、批准，由院办公室统一采购，并办理有关固定资产入库手续;
# Q! M. j  k7 ]# @- W　　3. 各部门的办公设备不得私自转借、变卖或私自转移;
* t5 A! N$ k% V) M* R- s( P7 Z　　4. 各部门因特殊工作需购置办公用品，须报请主管院长批准，由办公室统一购置;
　　5. 报废固定资产须报请主管院长同意，经院办公会议决定，
4 ~' m" g; Y9 K　　由院办公室统一办理报废手续。
　　六、督办工作
　　1. 学期初，根据学校和学院工作安排，制定学期工作计划，上报学校，下发至院各部门;
　　2. 在计划执行过程中，根据院领导指示和实际工作情况，调整工作计划内容;
6 r' s% t0 Y" h+ M% u　　3. 协调各部门工作，检查、督促各部门执行计划;
" V+ V3 c# l2 n5 z0 O　　4. 学期末，配合主管院长检查、督办各部门计划执行情况;
+ A2 i9 k  s5 K' G　　5. 形成学期工作总结，上报学校，通报学院各部门。