秘书常识：办公室的工作程序

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一、文件收发工作
8 ^/ K* x, t  h: H" ^' g; {1. 收文 　　(1) 收到各类文件、信函等，及时签收、登记;
: y7 x! K4 k: }7 {: J$ a　　(2) 呈院领导批阅;
' q) B/ ^8 r3 x. n　　(3) 根据领导批示转有关部门传阅、处理;
  u4 m0 u* w2 g% \　　(4) 将文件原文存档;
　　(5) 年终将文件按类归档并装订成册。
; o' Y: Q2 Q; _　　2. 发文
7 b0 a+ {' J1 u- ?- \/ l5 _2 @　　(1) 以成教院名义对外行文、发函须经办公室审核;
　　(2) 办公室将文件呈主管院长审定并签发;
  H4 o2 x6 m$ c( }& p* K+ u& ~3 ~& q( F　　(3) 办公室统一编发文号、打印、发放;
/ a% Y' }! t# r5 _5 |+ x/ a3 Y# V　　(4) 年终将发文存档并装订成册。
　　二、印章管理工作
　　1. 学院印章由专人负责管理。印章专管人员必须按照有关规定严肃用印，印章原则上不得带出办公室，印章专管人员调离时，应在有关领导主持下履行印章交接手续;
9 \" d  _& h# `& _( r+ p　　2. 凡以学院名义行文、发函、出具证明，必须由主管领导签发，底稿留办公室存档;
　　3. 各部门使用学院印章必须履行登记手续;
　　4. 学生学历证明、出国手续等重要证明用印，必须由学生主管部门专人负责签字办理，个人办理概不接待。

3 R9 J6 q3 t% a, l3 Z" e9 s2 z　　四、接待工作
　　1. 凡上级部门、兄弟院校及其它有关单位来访，由办公室负责接待;
　　2. 各函授站及其它相关部门来访，视其来访内容，由相关部门负责接待;
9 F" S7 S" f' I; X# g4 i( u　　3. 外地客人需在学校住宿的，由办公室联系安排住宿。住宿费用原则上由客人自理。
　　五、办公设备采购、使用、报废工作
　　1. 学期初，办公室根据各部门对办公用品的实际需求，报请主管院长批准，统一购置、配备;
+ N* |. X9 ?1 a0 L' P/ p　　2. 购置固定资产须经院办公会议研究、批准，由院办公室统一采购，并办理有关固定资产入库手续;
" B# S/ L& G2 ]$ f9 G　　3. 各部门的办公设备不得私自转借、变卖或私自转移;
1 p. i" ~2 r0 e! y  T　　4. 各部门因特殊工作需购置办公用品，须报请主管院长批准，由办公室统一购置;
　　5. 报废固定资产须报请主管院长同意，经院办公会议决定，
' c$ {" a/ `7 B3 e& O; x　　由院办公室统一办理报废手续。
; g4 b* S! ~/ k  Q5 L　　六、督办工作
4 W( l8 N" Z4 x# P) [# }　　1. 学期初，根据学校和学院工作安排，制定学期工作计划，上报学校，下发至院各部门;
　　2. 在计划执行过程中，根据院领导指示和实际工作情况，调整工作计划内容;
　　3. 协调各部门工作，检查、督促各部门执行计划;
　　4. 学期末，配合主管院长检查、督办各部门计划执行情况;
7 `8 v: l+ ]" r8 x. g6 S3 o8 t　　5. 形成学期工作总结，上报学校，通报学院各部门。