秘书常识：办公室的工作程序

会计考友

一、文件收发工作
4 g6 d, ]( X3 P! y- _+ K1. 收文 　　(1) 收到各类文件、信函等，及时签收、登记;
: g2 ~7 k8 a' J6 ?5 ~# J+ l　　(2) 呈院领导批阅;
& t: J* [* t5 R- ?* ?　　(3) 根据领导批示转有关部门传阅、处理;
　　(4) 将文件原文存档;
　　(5) 年终将文件按类归档并装订成册。
) i% P7 n; Z3 P# V9 i* y; G　　2. 发文
　　(1) 以成教院名义对外行文、发函须经办公室审核;
　　(2) 办公室将文件呈主管院长审定并签发;
　　(3) 办公室统一编发文号、打印、发放;
3 \! O  E4 \5 z, E6 j　　(4) 年终将发文存档并装订成册。
　　二、印章管理工作
　　1. 学院印章由专人负责管理。印章专管人员必须按照有关规定严肃用印，印章原则上不得带出办公室，印章专管人员调离时，应在有关领导主持下履行印章交接手续;
　　2. 凡以学院名义行文、发函、出具证明，必须由主管领导签发，底稿留办公室存档;
　　3. 各部门使用学院印章必须履行登记手续;
　　4. 学生学历证明、出国手续等重要证明用印，必须由学生主管部门专人负责签字办理，个人办理概不接待。
4 U5 k" }) I& M
  @6 c- x8 A: o0 Z+ C  Z　　四、接待工作
　　1. 凡上级部门、兄弟院校及其它有关单位来访，由办公室负责接待;
　　2. 各函授站及其它相关部门来访，视其来访内容，由相关部门负责接待;
  Y. _9 [, g9 b+ z; v$ h　　3. 外地客人需在学校住宿的，由办公室联系安排住宿。住宿费用原则上由客人自理。
　　五、办公设备采购、使用、报废工作
　　1. 学期初，办公室根据各部门对办公用品的实际需求，报请主管院长批准，统一购置、配备;
　　2. 购置固定资产须经院办公会议研究、批准，由院办公室统一采购，并办理有关固定资产入库手续;
) x' z( B& {8 P  v7 A　　3. 各部门的办公设备不得私自转借、变卖或私自转移;
5 ]8 C/ c/ M) m+ l+ g3 i　　4. 各部门因特殊工作需购置办公用品，须报请主管院长批准，由办公室统一购置;
8 D$ o- Z! d' N# K5 q  I! E3 f　　5. 报废固定资产须报请主管院长同意，经院办公会议决定，
* |+ A1 C9 }+ c! k　　由院办公室统一办理报废手续。
( T& ]3 u( E  S' {　　六、督办工作
/ N' q( P6 I+ L3 K　　1. 学期初，根据学校和学院工作安排，制定学期工作计划，上报学校，下发至院各部门;
" a" v; g9 B( X& a! ~% s　　2. 在计划执行过程中，根据院领导指示和实际工作情况，调整工作计划内容;
0 Q. E" e6 i0 C' c　　3. 协调各部门工作，检查、督促各部门执行计划;
　　4. 学期末，配合主管院长检查、督办各部门计划执行情况;
　　5. 形成学期工作总结，上报学校，通报学院各部门。