秘书常识：办公室的职能

会计考友

　一、接收和收集信息
1.个人的口头信息;
: [% a6 r0 a: L$ B1 M　　2.电话信息;
　　3.书面信息
　　4。计算机输出信息;

　　5.传真通讯;
/ z' v2 X* q; n' D3 V# \　　6.其他各种形式的书面联络信息，包括内部的和外部的。
　　二、记录信息
, N; m! @$ m- W& w　　通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式有：
3 s9 \( M6 L3 X! D/ M　　1.逐字记录;
　　2.摘要;
& J$ |$ V  I) }　　3.统计分类;
　　4.直观记录;
　　5.将数据转换成计算机存储的形式。
. ~1 y0 j3 q9 D+ u1 s* [9 Y　　三、整理信息
　　对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有：
1 V7 ~) j4 q  s$ h　　1.汇编或编辑;
　　2.计算和总结;
: k& x1 e+ v0 B　　3.整理和分类;
　　4.复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。
　　四、以最有效的方式传播信息
　　1.人对人的口头传递;
　　2.通过电话;
　　3.通过文件;
　　4.通过图表或较直观的形式;
　　5.数据通信。
% Q6 z! }8 ^* R% T0 P　　五、保护公司的资产
　　1.检查财务收支情况;
7 j; X6 f4 ~; {! r　　2.检查库存;
0 m$ V1 ^. V6 F/ S2 I　　3.检查固定设施和装备;
* u- e6 m3 V8 A  i5 Z　　4.建立安全保障措施;
　　5.通过履行法定义务。