秘书常识：办公室的职能

会计考友

　一、接收和收集信息
4 s$ B2 W0 `8 L: X$ K2 S8 d! l1.个人的口头信息;
) A, V; s$ \5 ]8 p. Z　　2.电话信息;
/ {- E' O, ~7 y% L4 U9 ]7 z　　3.书面信息
　　4。计算机输出信息;
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　　5.传真通讯;
" P( S) a2 P4 G. q7 Q3 ?　　6.其他各种形式的书面联络信息，包括内部的和外部的。
! y, b: O' ?: @　　二、记录信息
　　通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式有：
* W5 F! }& U! y: h: S9 N　　1.逐字记录;
* }- ~% ]2 |7 f, k; x' Y　　2.摘要;
　　3.统计分类;
　　4.直观记录;
4 C( e3 Y/ ^' q* C# {+ g  {　　5.将数据转换成计算机存储的形式。
　　三、整理信息
　　对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有：
　　1.汇编或编辑;
, i: {0 \7 _- _, p　　2.计算和总结;
　　3.整理和分类;
8 {1 @% g! h4 U. H* l　　4.复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。
" c% r2 J; j( D4 x　　四、以最有效的方式传播信息
　　1.人对人的口头传递;
　　2.通过电话;
　　3.通过文件;
　　4.通过图表或较直观的形式;
　　5.数据通信。
　　五、保护公司的资产
　　1.检查财务收支情况;
　　2.检查库存;
　　3.检查固定设施和装备;
　　4.建立安全保障措施;
　　5.通过履行法定义务。