5.2 创建报表( ^9 t0 \1 E; _0 D) c) x' y/ ]
Access中提供了3种创建报表的方式:使用“自动报表”功能、使用向导功能和使用“设计”视图手工创建。实际应用过程中,一般可以首先使用“自动报表”或向导功能快速创建出报表结构,然后再在“设计”视图环境中对其外观、功能加以“修缮”,这样可提高报表设计的效率。" B, f3 b. B" J ] T t" O0 V
5.2.1 使用“自动报表”创建报表
$ t4 m9 a3 S) N, ^9 S. q" @ “自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。设计时先选择表或查询作为报表的记录源,然后选择报表类型:纵栏式或表格式,最后会自动生成报表输出记录源所有字段的全部记录。3 e h6 W0 U0 L0 L
例5.1 在教学管理.mdb中使用“自动报表”创建学生信息报表。操作步骤如下:
6 P& z+ G6 Z. w& R5 u/ R (1)在“数据库“窗体选择“对象”栏中的“报表”,再单击“数据库”窗体工具栏中的“新建”按钮,显示如图5.8所示的对话框。
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/ m; r: E, Y! y (2)在对话框中可按照需要进行选择。选择“自动创建报表:纵栏式”,则创建纵栏式报表;选择“自动创建报表:表格式”,则创建表格式报表。1 v, \! a0 ]& i6 p
(3)在下方的选项框中选择报表的记录源。单击“确定”按钮即可自动生成一个报表。. o* [5 {0 y: A. N* r# Y7 F# s
(4)选择“文件”菜单的“保存”命令,输入报表名称。+ }9 S ^- _! h: ^' H
这种方法创建的报表较简单,只有主体区,没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚节区。
3 X" _7 B! Y. L5 J7 p! N 5.2.2 使用“报表向导”创建报表
1 G) }0 J$ A% Z/ d 使用“报表向导”创建报表,会提示用户输入相关的记录源、字段和报表版面格式等信息,根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作,因此加快了创建报表的过程。; e0 K" b! X# H" p
例5.2 以“教学管理.mdb”数据库文件中已存在的“学生选课成绩表”查询对象为基础,利用向导创建学生选课成绩报表。具体操作如下:, z, K3 D \$ K' a
(1)单击数据库窗体中的“报表”标签,双击“使用向导创建报表”选项。; ]" \' G& T) J! M" ?
(2)与窗体一样,报表页需要选择一个数据源,数据源可以是表对象或者查询对象。在图5.9中选择“学生选课成绩表”查询作为数据源。操作方法与窗体设计相似。
" l2 \" Z9 _( o4 n- @% l) m$ w (3)在“可用字段”列表框中列出了数据源的所有字段,如图5.10所示。当选择完需要输入出的字段后,单击“下一步”按钮,会出现图5.11。
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$ J) |- x/ u8 K h! q8 I (4)下面要确定分组的级别。选择学生的“编号”,会出现图5.12。6 J! c# F" n: z7 s7 k0 {5 p
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(5)当定义好分组之后,用户可以指定主体记录的排序次序,选择按“成绩”“降序”排序,如图5.13所示;单击“汇总选项”,可以指定计算汇总值的方式。图5.14给出来的汇总选项是求成绩的平均值。
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(6)进人“下一步”后是选择报表的布局和标题的文字样式,如图5.15和图5.16所示。
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& a& v. n9 e1 R2 d6 ` ` (7)在确定布局后,单击“下一步’会出现如图5.17所示的“指定报表标题”窗体。给出报表标题名称,单击“完成”按钮可以看到如图5. 18所示的报表。
% V! }9 D$ n% S! Z8 u+ ~; y0 X 5.2.3 使用“图表向导”创建报表
: o0 Z7 \. \' u, [. P4 @' k Access中可以应用“图表向导”将数据从图表形式显示出来。
N8 r- R4 L8 C: v 例5.3 使用“图表向导”创建图5.7所示“教师职位统计表”图表报表。操作过程如下:' \$ ?& A" k5 `& `/ N2 v, x
(1)在新建报表的窗体,如图5.8中选择“图表向导”,指定“教师表”作为数据源,单击“确定”按钮,屏幕显示如图5.19所示。( B9 s1 s! Q" J! M
(2)选择需要由图表表示的字段数据,为了生成一张以教师职称为统计对象的柱形图,选择“职称”字段,单击“下一步”按钮,显示如图5.20所示。4 o T( W1 ]5 d$ t, n
# z; x; N; Q' f4 V (3)选择图表的类型“柱形图”,单击“下一步”,显示如图5.21所示。
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(4)确定图表数据的布局方式。若要以“职称”为横坐标,以“计数职称”为纵坐标,只要按住右侧“职称”按钮,将它拖动到纵坐标“数据”框中,单击“下一步”按钮。# ?7 L$ C7 e* Q- ]4 x
(5)在执行完上述的操作过程以后,指定图表的标题。然后单击“完成”按钮,系统就会立即显示如图5.6所示的设计结果。
1 ]4 H9 t c2 L/ C# m! d' _7 a/ \ 5.2.4 使用“标签向导”创建报表# t Y7 p* ?; o5 e) m- B
在Access中可以使用“标签向导”快速地制作标签报表。, e6 Z. l/ n4 j3 K0 V" \, N
例5.4 制作以图5.8所示标签报表。操作步骤如下:
/ f" [8 r; u, u+ q8 X1 S" w' Z (1)在Access数据库中,选择“报表”对象;单击“新建”按钮,显示如图5.8所示。在“新建报表”对话框中,选择“标签向导”,选择“教师表”所谓报表的数据记录源。单击“确定”按钮,显示如图5.22所示。
5 G$ O' C8 T( y' V+ P1 y m (2)对话框中可以选择标准型号的表情,也可以自定义标签的大小。这里选择“V99303”标签样式,单击“下一步”按钮,显示如图5.23所示。
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3 X4 V1 h, p% A3 a9 L* i8 B (3)在“请选择文本的字体和颜色”对话框中可以选择适当的字体、字号、字体粗细和文本颜色。单击“下一步”按钮,显示如图5.24所示的对话框。, z# U6 H# D" l( h; C
(4)根据需要选择创建标签要使用的字段。选择“姓名”、“职称”和“联系电话”,输入文字“电话:”。单击“下一步”,显示如图5.25所示。8 }3 [! \, v& x/ e2 f1 z2 E
+ R% p8 P5 ]- H# u) U. C9 e9 V (5)为标签选择“请确定按哪些字段排序”。选择教师“编号”,单击“下一步”按钮。进入“标签向导”最后一个对话框,为新建的标签命名,最后单击“完成”按钮。" R K9 H, ^1 v' X% G& t
2 w' C! y, v4 [7 U6 F 至此,系统就会根据用户的要求创建完如图5.7所示的“教师信息”标签。 |