5.2 创建报表) E/ v5 a% v+ {9 J7 ^, e
Access中提供了3种创建报表的方式:使用“自动报表”功能、使用向导功能和使用“设计”视图手工创建。实际应用过程中,一般可以首先使用“自动报表”或向导功能快速创建出报表结构,然后再在“设计”视图环境中对其外观、功能加以“修缮”,这样可提高报表设计的效率。$ l2 G& K4 F9 o7 n9 P
5.2.1 使用“自动报表”创建报表
7 q' ?+ p: L* A# w& i “自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。设计时先选择表或查询作为报表的记录源,然后选择报表类型:纵栏式或表格式,最后会自动生成报表输出记录源所有字段的全部记录。
. a% D( z# Z1 h( m: W( W, Z 例5.1 在教学管理.mdb中使用“自动报表”创建学生信息报表。操作步骤如下:* m5 d% e! ]8 m: J
(1)在“数据库“窗体选择“对象”栏中的“报表”,再单击“数据库”窗体工具栏中的“新建”按钮,显示如图5.8所示的对话框。# a6 q) g3 {5 l+ R, h, p, O+ X1 K
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(2)在对话框中可按照需要进行选择。选择“自动创建报表:纵栏式”,则创建纵栏式报表;选择“自动创建报表:表格式”,则创建表格式报表。
; o9 T- K) q: x$ F. O8 i (3)在下方的选项框中选择报表的记录源。单击“确定”按钮即可自动生成一个报表。
" e0 i) u, \! j$ A (4)选择“文件”菜单的“保存”命令,输入报表名称。
6 Y* y% r9 ^' Z 这种方法创建的报表较简单,只有主体区,没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚节区。4 }# y* ?- j9 o7 |. o
5.2.2 使用“报表向导”创建报表$ T+ |& s1 g3 p4 i+ M8 p
使用“报表向导”创建报表,会提示用户输入相关的记录源、字段和报表版面格式等信息,根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作,因此加快了创建报表的过程。
9 h9 B) O* W1 `, E6 k 例5.2 以“教学管理.mdb”数据库文件中已存在的“学生选课成绩表”查询对象为基础,利用向导创建学生选课成绩报表。具体操作如下:" W4 H8 A; R4 F, E
(1)单击数据库窗体中的“报表”标签,双击“使用向导创建报表”选项。6 d0 h; K8 x. t+ p/ J* X. H$ ^9 X5 R
(2)与窗体一样,报表页需要选择一个数据源,数据源可以是表对象或者查询对象。在图5.9中选择“学生选课成绩表”查询作为数据源。操作方法与窗体设计相似。
9 `4 X0 r. X, |! Y! S (3)在“可用字段”列表框中列出了数据源的所有字段,如图5.10所示。当选择完需要输入出的字段后,单击“下一步”按钮,会出现图5.11。
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8 P; m' t9 b/ _/ Z (4)下面要确定分组的级别。选择学生的“编号”,会出现图5.12。
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(5)当定义好分组之后,用户可以指定主体记录的排序次序,选择按“成绩”“降序”排序,如图5.13所示;单击“汇总选项”,可以指定计算汇总值的方式。图5.14给出来的汇总选项是求成绩的平均值。! \* U/ |+ p* \ r. D0 Y9 `2 \
5 Q7 C" n. k: O* p% ]2 P' N% X (6)进人“下一步”后是选择报表的布局和标题的文字样式,如图5.15和图5.16所示。
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! I* }/ F( `! b: y- \ (7)在确定布局后,单击“下一步’会出现如图5.17所示的“指定报表标题”窗体。给出报表标题名称,单击“完成”按钮可以看到如图5. 18所示的报表。
4 f4 A1 y5 {. P 5.2.3 使用“图表向导”创建报表
& } `! v2 L8 U9 T8 P Access中可以应用“图表向导”将数据从图表形式显示出来。
8 U2 k7 b, j/ \- G 例5.3 使用“图表向导”创建图5.7所示“教师职位统计表”图表报表。操作过程如下:
( `, @6 M" |7 v4 n/ e (1)在新建报表的窗体,如图5.8中选择“图表向导”,指定“教师表”作为数据源,单击“确定”按钮,屏幕显示如图5.19所示。, o! G# ], a+ w2 b) c- M
(2)选择需要由图表表示的字段数据,为了生成一张以教师职称为统计对象的柱形图,选择“职称”字段,单击“下一步”按钮,显示如图5.20所示。3 O2 P* d0 O2 H
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(3)选择图表的类型“柱形图”,单击“下一步”,显示如图5.21所示。
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! S* u/ Q* V6 r0 z" \* y( I (4)确定图表数据的布局方式。若要以“职称”为横坐标,以“计数职称”为纵坐标,只要按住右侧“职称”按钮,将它拖动到纵坐标“数据”框中,单击“下一步”按钮。
3 W) X$ ]4 }/ { O (5)在执行完上述的操作过程以后,指定图表的标题。然后单击“完成”按钮,系统就会立即显示如图5.6所示的设计结果。
* _7 c5 j% ^, A( f* o5 T 5.2.4 使用“标签向导”创建报表: l2 l/ ?! r) X1 t
在Access中可以使用“标签向导”快速地制作标签报表。
0 J5 R7 ^9 @$ ^5 I# v6 K" }# e. F 例5.4 制作以图5.8所示标签报表。操作步骤如下:) w. {3 Z, ` k# J/ `3 y
(1)在Access数据库中,选择“报表”对象;单击“新建”按钮,显示如图5.8所示。在“新建报表”对话框中,选择“标签向导”,选择“教师表”所谓报表的数据记录源。单击“确定”按钮,显示如图5.22所示。
6 p1 h0 F9 p7 g2 j; j( q (2)对话框中可以选择标准型号的表情,也可以自定义标签的大小。这里选择“V99303”标签样式,单击“下一步”按钮,显示如图5.23所示。
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(3)在“请选择文本的字体和颜色”对话框中可以选择适当的字体、字号、字体粗细和文本颜色。单击“下一步”按钮,显示如图5.24所示的对话框。
# p* c5 d+ p7 v (4)根据需要选择创建标签要使用的字段。选择“姓名”、“职称”和“联系电话”,输入文字“电话:”。单击“下一步”,显示如图5.25所示。0 ` {1 V, F# O
0 Z \8 i8 V5 H; t7 ?3 K (5)为标签选择“请确定按哪些字段排序”。选择教师“编号”,单击“下一步”按钮。进入“标签向导”最后一个对话框,为新建的标签命名,最后单击“完成”按钮。, \7 _: \6 n7 {2 w
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至此,系统就会根据用户的要求创建完如图5.7所示的“教师信息”标签。 |