考试辅导：商务英语写作的过程与基本要求

会计考友

准备——深思熟虑
4 u% K) O, N: a/ z4 T准备工作可以采用多种形式。具体讲，一般需要对以下几方面有明确的认识：
1．  作者的角色
; g9 _; \. W2 U- Y1 S/ R4 X一般来说，首先要判定交际双方的等级关系和亲疏关系，然后即可确定交际走向是否应为上行文、下行文或平行文。划分出这个界限，才能做到语言准确得体。
2．  读者的角色
2 N3 {+ Q! T& m- q! a' i读者信息包括：
7 k; A& Y% d( ^' ^9 m. x' ?-身份（决定语气）
' K0 s& }. o! \4 U-专业水平（决定用词）
-人数
- L" D0 v1 ~. E& k6 I, u: B. o( |; C-主次
" R# |5 w; W" H" a' R) I/ Z, H3．  预期的目的
效率是第一位的，因此最好开门见山，切中主题；文字应简洁明了。
起稿——条理分明
  B& W. o2 O6 `# \在写的过程中，我们需要完成如下几项任务：
1．  确定篇幅
一般分为开头、主体、结尾三部分。
读者视角：迅速捕捉头尾信息。
2．  组织布局
8 t6 I" A1 j- }8 t( ~商务文章注重逻辑性，结构严谨，环环相扣。
由近至远，由浅至深，由轻至重。
! J: t! z* Y& L& N' |( O3．  区分类别
在给自己的文章定位时，以下几点值得我们注意。
/ J5 S) |3 F2 ~5 H5 Qⅰ 记叙与非记叙
ⅱ 互动性与单向性
3 M) V, Y6 A+ e# P2 z/ pⅲ 抽象信息与具体信息
ⅳ 客观描述与主观判断
定稿——精雕细琢
定稿的标准尺度：
布局合理，层次分明
" v% A& G- G3 a. y& U信息合理，内容完整
语气恰当，适合读者
语句连贯，一气呵成
2 |2 m' U: N8 e3 v6 y! I3 E, c句型丰富，短句为主
措辞到位，表达准确
商务写作的基本要求：

- G* ~; z1 ~+ F在写作过程中都必须遵循的六大原则，即准确（Correctness）、清楚（Clarity）、简明（Conciseness）、具体（Concreteness）、完整（Completeness）、和礼貌（Courtesy），也叫做商务写作的6C原则。
  Z8 }$ m0 U9 _! i
第一条原则：准确(correctness)
从广义上讲，商务英语写作的准确性原则包括四层意义：
  X3 b0 C( r* m: M阅读人能理解、接受的英语水平
% ]# p- E3 m+ [' I" ]使用精确措词，传达准确信息
3 E( ?+ X# N, C$ y0 E) K; w( C0 ]$ B正确地使用语法和标点符号
1 L" e! U+ X/ r$ U: O拼写正确
$ J1 n4 Z0 L7 P9 c7 Z  r
' ]$ n+ t& z2 y+ {0 T, y(1)恰当的语言风格
& n9 [! y8 l/ a9 s0 l0 E0 o& T9 ~我们在撰写正式的商务英语写作时，应尽量使用正规的语言；而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时，可使用较通俗的口语。请比较下面两组例词：
Formal
Informal
approximately
3 r% _' Q: t! Ninquire
8 c$ |4 `4 S: r2 h3 L8 Jascertain
obtain
assist
8 |. \$ A! g  o9 Z( g# o, s$ Nparticipate
construct
purchase
8 ], j. T! e& `- h) X) J5 Scontribute
) P. H! w+ M2 @( y9 ]/ N+ A9 z. n) T2 osufficient
5 D" _- S6 P- E# I' wdifficult
3 }! W7 Q1 o, }* O% [9 iutilize
About
Ask
find out
/ `2 U5 t# N* I# Rreceive
5 A: Q; L8 Z5 v: v# C1 Y* h  K& _help
' @) a: a8 r# l- Fshare
& v  h/ g8 v, H( ?build
buy
give
enough
hard
use
* c$ I" @+ _. c) a4 B2 i1 D
(2)准确的措词和信息
商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用字简洁。商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。
(3)正确的语法和标点符号
常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。
常见的语法错误一般出现在以下几个方面：
①主谓之间的一致关系
②代词与先行词之间的一致关系
: ?9 y; h+ d& I5 T5 D; \③悬垂句
④修饰语与被修饰语之间的一致关系
% g5 g3 o; o$ i$ L1 N⑤状语的位置
' V4 v$ ^2 l" a! ~( M$ B. N' x(4)正确的拼写

第二条原则：清楚(Clarity)
写作中要合理安排要点，运用正确的句型句法，突出重点，层次分明。

3 F- H. [$ C& I& s/ ]! D4 A(1)逻辑布局(Logical Organization)
+ }7 R6 e% _" ~/ F. y; @8 c3 t常用的逻辑布局方法包括：
9 t8 c1 g* U; |/ X. D+ }: M①因果关系(Cause & Effect)
②时间顺序(Chronological Development)
" U1 R+ D) ?- K' G③序列顺序(Sequential Development)中华考试网(www．Examw。com)
! _+ c$ p/ v# W- Z④比较(Comparison)
4 z; {3 _5 r, z  y) E, k7 j; r3 N* V# r⑤一般到特殊(From General to Specific)
4 B0 u" x, v- H⑥特殊到一般(From Specific to General)
5 [! q9 o" q7 Y$ r! u1 L2 b: v(2)合理构架句群与段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)
* A- y" j* ?/ o" F/ v8 w在商务英语写作中，应该合理安排句子和段落的结构与长度，把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。请看例句：
Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )
: z& E! A2 K3 Y0 Z9 H) zMarshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )

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(3)统一性与一致性(Unity and Coherence)
一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证，而在每一个段落中又都有一个主题句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子则围绕着它进行论证，全文就这样一步进一步，一环扣一环地统一在主题思想上。而且，句子与句子之间，段落与段落之间都要前后呼应，首尾连贯。
, P3 i; ~4 C- P/ Z! c  H) Y: h" M% e
. ^% v8 S* q0 R' R3 ]: V" w(4)强调(Emphasis)
在商务英语写作中，有时需要强调某些单词、词组、句子，突出它们的作用，可以采用一些技巧手段，如下加横线，大写，或不同的字体、颜色等。
8 Y) n7 R: D) j
(5)避免采用模糊的语句(ambiguous sentence)
注意将句中关系紧密的词尽量靠近

. @2 o: V/ q" O0 K) n6 ~, y4 O第三条原则：简洁(Conciseness)
简洁是现代商务英语写作的发展趋势，是在保证内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来阐明主题。商务英语写作要求既筒短扼要，又不失完整与清楚明白，还要包括必要的礼貌。
4 g" J# H# w  q7 U
(1)用简洁的语言(Use simple language)
5 k- G* L/ B# s尽量使用                           避免使用
  D) i( C2 n) S9 i; Y3 [( mplease                            will you be good enough to
prefer                            express a preference for
because                           for the reason that
ask                               request
. n/ l/ K0 n, q# u/ y5 W$ F: N- g  ]2 \buy                               purchase
5 W1 j) [. w& w8 o6 i: v7 T) [need                              request
3 C' c! }0 r/ [2 `0 sdo                                accomplish
letter                            communication

. o& H/ j+ K  _+ j/ e2 C(2)少用陈词滥调(Omit trite expressions)
' N- K* I8 k: M9 S下表列出的是一些常见的陈词滥调：
( d8 e: R6 _* ~8 Y5 C. win the near future
& h% \# [6 i2 H  l& z- jit has come to my attention
4 w$ u0 O2 P( [- ~! \" l) s3 e3 Yat your earliest possible convenience
# ^: t6 h  ^% U; Javail yourself of this opportunity
! l% }5 ~9 L0 X% z, ^9 l. ddon' t hesitate
7 w/ R1 ^' y5 ?) b7 J2 ~take the liberty to
- J9 _0 _3 c- G  i* _due to the fact that
# o9 Q  b2 W: Xthanking you in advance
enclosed herein
with kindest regards避免使用抽象的词汇，因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。
第五条原则：完整(Completeness)
商务英语写作的内容务必完整周密，任何要点的遗漏都可能导致重大损失。

第六条原则：礼貌(Courtesy)
商务英语写作中的礼貌原则，并不是指采用一些客套的句式，而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度
以下是几条有助于礼貌的写作方法：
使用礼貌友好的词汇
+ c2 j( G& ]% j& Y* }" {2 ~1 {# t 体谅对方的写作态度(You-Attitude)
5 p2 R4 h0 ~4 E/ r. M9 c& ~5 O8 u 措辞得体(Appropriate Wording)
# o6 \; p' [2 ?7 T5 x  ~) w% w% E6 K 避免使用有性别歧视之嫌的词语
及时答复(Timely Response)</p>