考试辅导：商务英语写作的过程与基本要求

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准备——深思熟虑
准备工作可以采用多种形式。具体讲，一般需要对以下几方面有明确的认识：
1．  作者的角色
一般来说，首先要判定交际双方的等级关系和亲疏关系，然后即可确定交际走向是否应为上行文、下行文或平行文。划分出这个界限，才能做到语言准确得体。
2．  读者的角色
# k) L# `1 x" [- u' Y读者信息包括：
-身份（决定语气）
-专业水平（决定用词）
-人数
-主次
3．  预期的目的
效率是第一位的，因此最好开门见山，切中主题；文字应简洁明了。
# O4 N: F( x& O0 [: n' A起稿——条理分明
在写的过程中，我们需要完成如下几项任务：
1．  确定篇幅
3 c# [4 ?; v* J( A+ i5 o$ y3 R一般分为开头、主体、结尾三部分。
读者视角：迅速捕捉头尾信息。
7 \4 G- ^" Q7 N: ^; k! x; v2．  组织布局
商务文章注重逻辑性，结构严谨，环环相扣。
由近至远，由浅至深，由轻至重。
. K$ @  A8 k2 a6 e1 Y; S3．  区分类别
* U+ p; x* |: f' U在给自己的文章定位时，以下几点值得我们注意。
ⅰ 记叙与非记叙
$ M$ U4 y. @3 z- W. V: |ⅱ 互动性与单向性
ⅲ 抽象信息与具体信息
ⅳ 客观描述与主观判断
定稿——精雕细琢
* j. P4 ?: g0 j, v& p9 b定稿的标准尺度：
+ t/ i, I3 O/ _0 S布局合理，层次分明
3 r5 |: e- T0 y: j3 P6 S% J信息合理，内容完整
语气恰当，适合读者
, b9 S$ O! p. O$ p) a* f语句连贯，一气呵成
句型丰富，短句为主
措辞到位，表达准确
# A8 K# v  |1 c0 M- d9 N商务写作的基本要求：
' v$ T$ I) l; o& i5 E* u
在写作过程中都必须遵循的六大原则，即准确（Correctness）、清楚（Clarity）、简明（Conciseness）、具体（Concreteness）、完整（Completeness）、和礼貌（Courtesy），也叫做商务写作的6C原则。
, P4 w+ u% }9 S
+ \: A* T; ]9 b3 }第一条原则：准确(correctness)
从广义上讲，商务英语写作的准确性原则包括四层意义：
( t& m* \- x' K% g' A0 h1 {- Y( c阅读人能理解、接受的英语水平
5 G8 V, S. J6 H5 Q使用精确措词，传达准确信息
正确地使用语法和标点符号
' I1 c, l5 M+ M拼写正确
/ N$ J8 s% s* i, c& \1 O
& S! E0 S% c  Z! z; S(1)恰当的语言风格
9 x1 H2 v3 g7 {0 L8 r$ d' H* ~% v我们在撰写正式的商务英语写作时，应尽量使用正规的语言；而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时，可使用较通俗的口语。请比较下面两组例词：
) Y% p2 u" E" _: j+ Z- y. a/ nFormal
Informal
+ Y3 j" K' y, ?/ x4 B' I/ a5 v* Vapproximately
inquire
ascertain
obtain
- T5 g' E* E+ i. X- O( i/ n% fassist
8 G# z" @( p# B6 x6 Gparticipate
% p! }* g$ z% K+ s) N8 M. |8 ?construct
0 p8 r1 Z2 E; B: f7 hpurchase
contribute
sufficient
& N# b+ `& l' S2 b( b5 e+ c% _4 Hdifficult
6 J! @* g$ t' E; G( I* {utilize
About
7 t$ L) g) y' b2 |Ask
find out
' h9 T, n7 k/ R: \0 ~- mreceive
5 Y/ l9 \3 X8 n# |' P' ]help
share
3 z# i( u7 r+ k  wbuild
buy
0 i, a" ^3 @4 Z9 Vgive
  f% K. F$ z. I, ^) t& q8 v6 Y# r) kenough
' s5 R5 g% |8 I( J' g0 @" s" ?& bhard
use

) Z0 Q& I4 |6 o$ t- s(2)准确的措词和信息
商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用字简洁。商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。
(3)正确的语法和标点符号
常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。
常见的语法错误一般出现在以下几个方面：
2 q! q; `+ |! H5 b: [. V①主谓之间的一致关系
②代词与先行词之间的一致关系
③悬垂句
1 p) |  d0 r! q# V! M④修饰语与被修饰语之间的一致关系
' ]7 ~  G2 D" X⑤状语的位置
(4)正确的拼写
) i7 E: V9 W6 I7 G# @: v
第二条原则：清楚(Clarity)
' r4 u# ^0 S* x写作中要合理安排要点，运用正确的句型句法，突出重点，层次分明。
' C. U" x, N5 D
(1)逻辑布局(Logical Organization)
常用的逻辑布局方法包括：
①因果关系(Cause & Effect)
1 }3 z/ I9 ?" U7 l: l7 C" @% |②时间顺序(Chronological Development)
7 n, l0 i2 {0 ~③序列顺序(Sequential Development)中华考试网(www．Examw。com)
& G! x2 L! s1 v5 |④比较(Comparison)
) Y. ]3 @; z4 g2 s* e' |' E+ s⑤一般到特殊(From General to Specific)
5 j+ j0 w! X5 ^5 w( K0 ^⑥特殊到一般(From Specific to General)
0 M) W( S( g& x6 N+ @(2)合理构架句群与段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)
' C2 S8 m" _! q* a在商务英语写作中，应该合理安排句子和段落的结构与长度，把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。请看例句：
# ~  _' q9 F) r* P$ ]5 EMarshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )
8 J( D% d$ f* }1 kMarshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )

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(3)统一性与一致性(Unity and Coherence)
一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证，而在每一个段落中又都有一个主题句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子则围绕着它进行论证，全文就这样一步进一步，一环扣一环地统一在主题思想上。而且，句子与句子之间，段落与段落之间都要前后呼应，首尾连贯。

(4)强调(Emphasis)
在商务英语写作中，有时需要强调某些单词、词组、句子，突出它们的作用，可以采用一些技巧手段，如下加横线，大写，或不同的字体、颜色等。

(5)避免采用模糊的语句(ambiguous sentence)
注意将句中关系紧密的词尽量靠近
6 L6 E! A/ l7 |5 W/ l
- B' I6 l; o- B" r2 O- Z9 O( y第三条原则：简洁(Conciseness)
9 a! G, t$ v# g$ H1 R简洁是现代商务英语写作的发展趋势，是在保证内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来阐明主题。商务英语写作要求既筒短扼要，又不失完整与清楚明白，还要包括必要的礼貌。

(1)用简洁的语言(Use simple language)
& B3 O7 W( N0 C/ X尽量使用                           避免使用
" f# J4 h% I* s( B( t* Gplease                            will you be good enough to
prefer                            express a preference for
because                           for the reason that
) h8 `. @8 }, l* [ask                               request
5 d) S; O, x  ^) T4 Wbuy                               purchase
* S. i6 w  {# t6 ?: ]$ jneed                              request
do                                accomplish
letter                            communication
/ O$ C' v4 s' {; _' I1 {; d7 g
(2)少用陈词滥调(Omit trite expressions)
0 r! f1 C( U9 q& V3 a* H8 b! ]下表列出的是一些常见的陈词滥调：
* I. o* ]4 ^! E  t& vin the near future
it has come to my attention
, F, Q) J' c1 u$ J* dat your earliest possible convenience
+ r2 @$ M/ k! i) M1 U6 wavail yourself of this opportunity
+ g5 X* b5 D; N+ J7 s9 Qdon' t hesitate
take the liberty to
# q% ]; p$ p) j2 g& P% t' R% o7 Gdue to the fact that
thanking you in advance
1 L8 |& K: D6 o$ V3 e- W) henclosed herein
5 v" }0 g7 A9 @: g. bwith kindest regards避免使用抽象的词汇，因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。
7 A& F. j) w3 Z' t/ Q$ x$ E' B第五条原则：完整(Completeness)
商务英语写作的内容务必完整周密，任何要点的遗漏都可能导致重大损失。

* q! o) r) y. }. |$ B$ n第六条原则：礼貌(Courtesy)
8 n# K8 d" i7 t0 u2 Y1 w商务英语写作中的礼貌原则，并不是指采用一些客套的句式，而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度
以下是几条有助于礼貌的写作方法：
使用礼貌友好的词汇
* e' m( t! B: i9 y! x 体谅对方的写作态度(You-Attitude)
" C- {4 n7 h7 @8 @  `- ]5 U 措辞得体(Appropriate Wording)
避免使用有性别歧视之嫌的词语
及时答复(Timely Response)</p>