三、业务循环中的内部控制
* h Z7 o& X! C& T" \ 1.职责分工# G6 r" t0 \3 W' J
主要职责分工有:(哪些需要分离,不分离的后果)
, _$ y- F$ P! S% k (1)提出采购申请与批准采购申请相互独立,以便加强对采购的控制; 1 |$ R) g2 O6 v
(2)批准请购与采购部门相互独立,以防止采购部门购入过量或不必要物资而对企业整体利益产生损害;
9 |. H9 y( J. y1 D, b h (3)采购审批、合同签订、合同审核相互独立,防止虚列支出;转自:考试网 - [Examw.Com]
6 [ E2 A, v# Y. ^+ E, W/ M: _$ M (4)验收部门与财会部门相互独立,保证按真实收到的商品数额登记入账;
; A' u$ C$ |! C" z* M, z (5)应付款项记账员不能接触现金、有价证券和其他资产,以保证应付款项记录的真实性、正确性;5 ^% Q \* J7 h& C9 Z$ W$ x
(6)内部检查与相关的执行和记录工作相互独立,以保证内部检查的独立性和有效性。) f o! y. x1 F2 c/ |8 M3 e
2.信息传递程序控制! c0 y# c. U2 d) q' w& \$ _+ A6 U$ B
建立健全采购与付款循环相关的内部控制,要求管理当局对与此循环相关的信息传递程序实施严格有效的控制。这些控制包括:
0 s% Z2 y3 T {6 S( \+ S6 Y8 g% E (1)授权程序。+ r( ^2 e4 v1 `. N( B# |
①企业内部建立分级采购批准制度;
0 B$ w* k: T, t9 F; T+ V: P. l6 [+ E# F ②只有经过授权的人员才能提出采购申请;4 w) m3 u. D% }
③采购申请经独立于采购和使用部门以外的被授权人的批准,以防止采购部门购入过量或不必要的商品,或者为取得回扣等个人私利而牺牲企业利益;8 @$ a; A: v' P
④签发支票要经过被授权人的签字批准,保证货款是以真实金额向特定债权人及时支付。
! z; M o0 ` m (2)文件和记录的使用。为了满足业务审批、财产保管、便于记录的要求,要合理设计并使用各种文件和记录。9 @4 K( k' R. k0 X0 I% X
收到购货发票时,财会部门应将发票上所记的商品规格、数量、价格、条件及运费与订购单、验收单上的有关资料核对相符后入账;对关键性凭证要预先编号,由经手人按编号归档保存,并由独立人员定期检查存档文件的连续性;订购单中要有足够的栏目和空间,详细反映订货要求;建立付款凭单制,以付款凭单作为支付货款的依据;设置采购日记账,及时完整记录所有采购业务;对每一供应商设立应付款项明细账,并与总账平行登记。
2 x+ [9 u+ q( \8 e2 o% C (3)独立检查。由独立于业务经办的人员对卖方发票、验收单、订购单、请购单进行独立检查,确保实际收到的商品符合订购要求。
/ x! G( q: w. ^6 m 3.实物控制
* O/ u8 W% l8 x% q9 L% w7 v 采购与付款业务中的实物控制包括两个方面,一方面加强对已验收入库的商品的实物控制,限制非授权人员接近存货。验收部门人员应独立于仓库保管人员,同时加强对发生的退货的实物控制,货物的退回要有经审批的合法凭证。
$ }$ U3 P) z$ F7 ~ 另一方面限制非授权人员接近各种记录和文件,防止伪造和篡改会计资料。特别应注意对支票的实物控制,不得让核准或处理付款的人接触;未签发的支票应予以安全保管;作废的支票予以注销或另加控制,防止重复开具支票。
$ _* ^) D5 G( z 【例题·单选题】(2008年)审计人员在审查被审计单位采购与付款循环的职责分工时,发现批准请购与采购职责未能相互分离,这种情况可能导致( )。
1 e/ M1 C S- B2 c0 M' N A.采购部门购入过量或不必要的物资( T$ a3 y L9 `; {) W, O. u
B.未按实际收到的商品数额登记入账4 N; x8 y; Q# e
C.应付账款记录不正确
; m0 |( r$ D$ G; d0 u @1 Q D.未及时向特定债权人支付货款
0 t$ b0 V" _" K% G8 W% t 『正确答案』A9 h: u% Y( }6 {% D3 _$ _
【例题·多选题】(2007年)下列各项中,符合采购与付款循环内部控制要求的有( )。- r- h' `% _( p& W* D Q
A.应付款项记账员不能接触现金、有价证券和其他资产- v. ^. d( t$ o2 t
B.签发支票支付货款要经过被授权人的签字批准
3 p( I# S# P( s C.货物验收部门与财会部门相互独立
5 r4 [6 h7 x8 p# J/ B: ~ D.采购部门负责提出采购申请并办理采购业务
+ n4 I7 i5 @; t- p E.收到购货发票后,及时交财会部门确认其与订货单、验收单的一致性
* ?4 } M- T, M0 e4 `0 G$ p 『正确答案』ABCE |