日语信函的格式和写法十讲

会计考友

　　绪：日语信函范例
　　尊敬する今井先生
, V( l! H6 |5 S% U2 E　　また、一年お过ごしてまいりました。去る一年、皆様におもたらした遗憾の思い出しより快楽と幸福のほうがずっと多いであることと信じております。
　　きたる新たな一年、われわれが切望している和平、健康及び幸福をさらにおもたらせることを心より祈っております。なお、幸福が満足にあることが理解できれば、、たとえ何と起ころうとも、人生の中には太阳の光のように幸福を充満することになれるではないでしょうか。幸いすることにしまして、すてきな出来事がいつも长久的に记忆され、またいつでも、楽しく思い出すことが出来る一方、不愉快な出来事が必ず、人々の记忆からお忘れられてゆくことと存じます。
　　おかげ様で、みんなは元気でございまして、静かな素晴らしいクリスマスを过ごしいたしました。なお、クリスマス.イブの前夜にて、皆さんからおあいさつをいただきました。わたしから家族全员にお楽しみをもたらしまして、まことにありがとうございます。ご家族の皆様にもクリスマスのあいかつをおつたえてくださいますようお愿い申し上げます。
　　敬具
　　李明
　　第一讲：日文信组成部分示意图
! h$ s( N' w9 G　　日文信组成部分示意图见下图。
2 e: p; z% o6 {7 Q　　第二讲：日文发信编号写法
　　如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。这样既便于文件存档，又便于日后查阅。发信编号又叫发文号码或发信号码通常是一系列连续的号码或是有特别对应的系列号码，如：営総第1234号。有时也会用发信部门＋事件名＋客户名略称的组合，例如平成15年东京营业部发出的第08号信函的信函号码为：15东営発第08号。一般来说，公司往往都对发信编号有相应的规定，可按相应规定书写。
9 {; J; F' V4 z+ }4 h5 x　　第三讲：日文日期写法
　　商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义。
5 K1 Z& Z+ @  Z7 O　　信函横写时，日期应在与发信编号齐另起一行书写在信函右上角。信函竖写时，日期需书写在寄信人前，单起一列顶头竖写。
( `% N  M0 r2 p9 [. l　　日文信函中书写日期应注意以下几点：
　　1.日文信函一般按照日本年号书写日期，如：平城15年1月1日，也可按公历书写，一般公司内都有同有规定，可按规定书写；
　　2.从礼节上讲，信函上的日期应与邮戳上的一致，因此在写日期的时候应按发信日期书写。
　　第四讲：日文收信人姓名写法
9 b' |# @& d7 @# A1 B! c　　信函横写时，收信人姓名应在发信编号和日期下另起一行顶头书写。信函竖写时，收信人的姓名则书写在最后，单起一列顶头竖写。收信人姓名后还应按照公司名(团体名)、职务、姓名书写相应的敬称。
  R* u# P( \; ~& i. O" k% \, b　　书写收信人姓名时还应注意，如果收信人为两人以上，则按照辈分、资历由高到低从行首写起。
　　第五讲：日文寄信人姓名写法
　　商务信函中，寄信人的姓名意味着由谁对此信函负责，根据信件的重要度分别可由公司的代表人(社长)，部长、科长署名。原则上应由与收信人相同级别的人员署名。有时与收信方相对应，也可仅写上公司名、团体名或店名。
　　在正式信函上为了表明效力及责任应在发信人姓名中央加盖公章，如加盖个人印章，应盖在姓名后方，与姓名稍稍相交，以便复印后也能清晰地辨认。
　　信函横写时，寄信人姓名应在收信人姓名下另起一行靠右书写。信函竖写时，寄信人的姓名则在日期后另起一列靠下竖写。寄信人姓名后应根据情况书写相应的谦称，如：用于平辈之间的“足下”等。
0 s/ E- ~  `1 s2 x0 q5 L- i　　第六讲：日文信函题目写法
2 v, l" j7 l4 e　　简明扼要地说明信函内容，也称为标题、标记。主要使用于事务性信函，一般的通知或问候信函等礼节社交信函中不使用。通常书写在前文上一行，居中央的位置。题目应尽量用20字以内的简短词句。如果需要加以强调，有时也在题目名称下加下划线来表示。
　　第七讲：日文信前文写法
　　前文包括开头语、适应时令的寒暄语、以及问候对方状况或报告自己近况的寒暄语。日文书信的开头很重要，因为不论写什么内容的信，即使是谴责信、抱怨信、批评信、抗议信都必须在开头向对方问候寒暄，开头的寒暄语体现出写信者的涵养和冷静的态度，是衡量信中礼仪正确与否的标准之一。
　　开头语：即“头语”，从行首空出一个字符写起，结束不需句号。
+ w5 t% w1 l1 R　　时令寒暄语：在开头语后，空出一个字符间距，同行书写或另起一行书写。时令寒暄语是日语信函中使用最广泛的寒暄方式。可根据不同的季节，月份书写合宜的寒暄语。
# r, \' J  X2 l7 S4 \. l　　其他寒暄语：包括询问对方是否安康，以及自身近况介绍。注意应先问候对方再介绍自己的情况。一般紧接着时令寒暄语书写，可视不同情况或场合，书写适宜的寒暄语。
　　第八讲：日文信正文写法
. P- a) E, N  _　　正文包括承上启下语和正文内容。
　　承上启下语：所谓的承上启下用语指的是作为序文与正文之间的过渡的词语，借此可以顺利地引出下文。在前文之后另起一行为正文，而承上启下语一般空出1个格间距起开始书写。常使用“さて”“実は”等词汇引出下文；
% l3 Z( g. g: {6 W9 N) K: W　　正文：正文部分是信函的核心部分，商务日语信函应注意采用简洁易懂的行文方式。每个段落的开始部分，既可以空一个格，也可以不空，但在一片书信中应保持格式的统一。

会计考友

　　第九讲：日文信结尾写法
　　结尾包括结尾寒暄语和结束语。对于日文书信来说，结尾往往是提示性的，或再度向对方致以祝贺、祝愿，或顺便提出一些要求、请求，或为自己写信时的匆忙、字迹不清而道歉。同时，结尾也是总结性的，将上文叙述的内容作一个总结，以便让对方确认写信人的意图。
, D9 b* J7 J5 t+ U' K/ H　　结尾的寒暄语：另起一行，空出1个字符间距。
7 i2 S' ]% M& i) x1 g　　结束语：即“结语”，另起一行书写，字体一般稍小，竖写时一般高出正文部分的行末一个个的间距；如果正文结束于一行的行首部位，则可以将结束语写在同一行的下方。横写时一般在结尾后，另起一行书写，并靠信纸的右侧边缘一个格的间距。结束语是表示书信结束的标志，所以一般不能省略。结束语一般要与开头语相对应使用。
+ v9 R. c: j0 z2 t5 E+ k2 @1 v　　需要说明的是，在写贺年卡、盛夏慰问信、明信片时，如果信函中没有开头语，结语部分也可以省略，此外，吊唁信函也不需要写结语。
3 b# `0 \3 I7 E9 P2 _& T+ N　　第十讲：日文附文写法
' L* W: U+ }/ a6 n+ F+ Z6 N4 Z　　有些与正文不太相关的事项可另行书写，如附记，附件及补充文等可在书写完正文，结尾和落款后另起一行书写。
　　附记：有时为了使书信的要点更加清楚易懂，可按事项类别将书信内容重新简述，这个部分就是附记。一般是在另起行的中央写上“记”字，再分条书写。如果内容较多，可另信书写并在信栏外写上“(别纸)”两字。
6 R' {$ ]( [; W0 `) ^　　附件：如果信函中有附件或是需要随信函一同邮寄的文件，应在结束语下空1-2行书写“同封物”、“同封别纸のごとく”或“添付书类”等字样，并将附件一一归纳列表写出。
　　补充文：补充文是正文中没有叙述，但又需补充说明的文字；有时一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时可用补充文填补遗漏内容；有时在促销和私人信件中，补充文也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑等。补充文又称追记，也书写成“追伸”、“追白”、“再伸”“なお(另外)”等，应尽量做到简明扼要，通常在签名下方，从左侧顶格书写。