德语综合辅导：在何时书写信函,如何下笔?

会计考友

　　德文书信展现一个人的个性与品格. 如果书写正确又合宜, 可以表现出个人的风格, 才能与个人意识. 因此在职场上正可以好好运用这些特点. 宁可多花一些时间来选择正确的用字. 但表达的方式则视情况而异. 例如, 被动式用法在德文书信上常被运用. 但其实用主动式反而较顺輰且不复杂.
　　用 "Sie erhalten den Vertrag n?chste Woche." 来取代 "Der unterschriebene Vertrag wird Ihnen zugesandt"
　　还有一封信里堆满了名词也不是有风格的书写法. 最好是用动词来取代或串联成串的名词. 这样听起来和善而且不拗口. 所以我们就不写
, W3 C7 P. Y$ I' g' p　　"Zwecks Vereinbarung eines Termins bitten wir um telefonische Kontaktaufnahme" 而是 "Bitte rufen Sie uns an, damit wir einen Termin vereinbaren k?nnen."
　　在德文商业书信中最大的致命点就是缩写, 首先你会混洧收信人的阅读, 再者不是每个人都认得这些缩写的涵义. 最重要的是:你给收信人一个不尊重人的印象, 就好像你没有足够时间来写信. 这封信是在草率的情况下完成的. 因此正式的德文商业书信上注意不要用缩写- 除了一个例外: 就是那个小小的 PS , 是可以被允许的, 甚至是非常有帮助的. 因为收信人会特别注意到它, 甚至先读它. 因为这个PS缩写, 重要的是它的功能性, 举个例: 公司宣传/报价信上的特价商品或是特别的服务项目或提醒收件人的重点等.
$ P1 }7 \% T% L　　一般而言, 我们在计算机里打好一封商业书信, 打印出来, 再签名即完成. 只有在特殊或私人的情况下, 例如周年庆, 生日, 结缗或是签约时, 就须要花上时间好好用手亲笔写下祝福. 不过, 我也遇过要求亲手书写求职信与履历的德国公司. 但这个情况很少, 只遇过二次.
　　那我又该在何时用电子邮件? 又应该如何下笔?
　　一般而言, 在事情很紧急, 而且必须同时知会多人时 - 更明确的说, 就是用电子邮件比用信函能更能达到沟通效果时. 就必须用电子邮件取代传统商业书信. 例如: 会议必须延期, 客户终于下了订单, 庆祝新同事到任. 在现代工商社会, 不仅只有公司行号间透过计算机网络联机沟通. 根据一项调查, 在德国已有超过60%的公司透过网络收录履历, 招聘人才, 另外商场上的合作伙伴也多半透过兼容的邮件信箱, 共同开发新客户, 好处是比在电话中比手划脚形容了老半天来得清楚有条理.
% j4 Q& ~2 v& \2 P3 k6 \) D! l! `　　撰写一个德文版的电子邮件, 不同于传统的商业书信, 是由称呼开始, 而是由主旨行开始着手. 这个主旨可以让收件者在每日堆积如山的信箱中, 有效率的过滤信箱, 处理事件. 这个主旨行也关键到, 你的邮件会不会被阅读, 又是何时会被阅读, 因此: 一个简洁有力主旨, 同时能表达出整个信件的重点摘要, 是非常重要的. 所以在一个电子邮件, 最好是专注于一个主题事件. 这样才能简化事件后续处理, 事件归档, 追踪事件的时间. "很多人都只用小写来书写电子邮件. 这是个非常不好的习惯", 因为电子邮件也是书信的一种, 所以也必须用标准正确的德文字与文法来书写.
: D4 L- _: h6 ~) [" l( _; c　　至于称呼 – 不论是信函或是电子邮件 – 都是使用 "Sehr geehrter" 或 "Sehr geehrte". 如果双方非常熟悉, 也可以用 "Liebe/r ..." 来称呼. 如果这封信同时有很多收件人, 在私人信件上, 要先称呼女士, 才是先生. 在商场上则是视职位的高低而定. 所以先是主管, 然后才是会计小姐. 值的一提的是, 电子邮件具有法律效力, 在法庭审理案件时, 视同证明(据).