电子商务应用基础：EDI与电子商务

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EDI与电子商务

  x& m- T" i5 @# p# `/ W/ L, ?    摘要：电子数据交换在ERP系统尤其是在供应链管理的数据传输中仍旧起着重要作用。本文介绍电子数据交换（EDI）的基本概念、EDI的结构、EDI的业务流程、实施EDI的效益、EDI的现状与前景。
关键字：EDI结构、业务流程、效益、现状、前景
% x7 h& L' z) I当今世界，信息技术正以其强大的渗透力，深入到社会经济生活的各个方面。在商业金融等领域，电子数据交换（Electronic Data Interchange，简称EDI）作为一种新的商务手段正在被广泛使用，以取代传统的商务交易方式。
一、EDI的定义
    EDI是一种计算机应用技术，商业伙伴们根据事先达成的协议，对经济信息按照一定的标准进行格式化处理，并把这些格式化的数据，通过计算机通信网络在他们的计算机系统之间进行交换和自动处理。
这是现代信息技术和经济管理相结合的一个例子。它极大地改变了传统的商贸手段和管理手段，不仅使商务业务的操作方式根本改观，而且影响了企业的行为和效率，在市场结构、国民经济的运行方式等方面都引起了根本性的变化，因而被认为是一次影响深远的结构性商业革命。
2 z4 C% A% _; S) C) l( U% `" i  r; ]    EDI作为计算机通信技术的一部分，其应用范围远不止通常意义上的贸易部门。实际上，它可以应用于各种部门经济之中：制造业、运输业、零售业以及卫生保健和政府部门。甚至可以应用于经济部门以外的其他部门，只要那里是用计算机进行管理的，而且需要在不同的单位间进行文件资料的交换和处理。当然，在大多数情况下，人们谈到EDI时，还是指各经济部门之间的计算机数据交换，是指计算机通信技术在各项经济业务中的应用。
2 }5 b% J( h9 ^* J# f6 {+ z二、EDI的结构
EDI可以分成三个部分：EDI的标准、EDI的软件和EDI的硬件。
下面我们分别作以介绍：
) c. `/ O; v! y. N1 q) k+ d1、EDI的标准
    这里所说的EDI标准，是指它的数据标准。我们知道，EDI是以格式化的、可用计算机自动处理的方式来进行的公司间文件交换。在用人工处理订单的情况下，工作人员可以从各种不同形式的订单中，得出所需信息，如：要什么货、什么规格、数量多少、价格、交货日期等。这些信息可以是用手工书写的方式，也可以是用打字的方式；可以是先说明所要的规格、型号，再说明价格；也可以先说明价格，再说明所要的规格、型号。订单处理人员在看到这些格式各异的订单时，能看懂其上所传达的信息。但计算机却没有这种本领。要使计算机“看懂”订单，订单上的有关信息就不应该是自然文字形式，而应是数码形式，并且这些数码应该按照事先规定的格式和顺序排列。事实上，商务上的任何数据和文件的内容，都要按照一定的格式和顺序，才能被计算机识别和处理。这些大家共同制定并遵守的格式和顺序，就是EDI的标准。
EDI标准主要包括以下内容：
7 }- Y2 P6 i6 a( z( R1）语法规则
% Q+ }2 E, Y, `8 C; _, ?2）数据结构定义
& Z0 S% k% ^/ N3 h, @# k3）编辑规则与转换
4）公共文件规范
3 W) E  T& Z9 r. l% m5）通信协议
8 f0 ]& e5 m7 b. k4 @6）计算机语言
* _) P& U) w; S4 c* Z6 y' cEDI的标准有四种：企业专用标准、行业标准、国家标准和国际标准。
1）企业专用标准
9 ?0 y- T3 z! U# ^0 F    当某一公司采用计算机进行管理时，就需要使输入计算机的数据或文件具有一定的格式。这种标准专门适用于某个公司的情况，并将该公司的数据都纳入到这个标准中去。
! {" \, G+ l7 n1 u. p2）行业标准
    企业各自维持互不相通的数据标准，在EDI应用于商务领域的初期是难免的。但随着EDI应用的发展，各个企业都认识到，如果能把各  个不同的企业专用标准统一成一个标准，就会给大家都带来好处。在此共同的认识下，大家克服在建立统一标准问题上的分歧，从而形成该行业企业共同采用的行业标准。
3）国家标准
    行业标准的出现和企业专有标准相比，是一个巨大的进步，但它还不是最终解决问题的方法。当一个公司的业务不限于本行业，还需要和其他行业做生意时，行业标准就有局限性了，这个公司可能被迫维持多种标准。于是，正如不同的企业专用标准最终会产生一个统一的行业标准那样，不同的行业标准又会促使大家去开发一种适用于各个行业的国家标准。它具有足够的灵活性，以满足各个行业的需要。
4）国际标准
90年代是各国寻求实现一个世界范围内的EDI标准的时代。
如果能有一种全球范围内的标准，其好处是十分明显的。EDI用户用不着支持多种标准，便能进行国际间的电子数据交换。
目前，世界上通用EDI标准有两个：一个是由美国国家标准局（ANSI）主持制定的X.12数据通信标准。它主要在北美使用。另一个标准是EDIFACT（EDI for Administration,Commerce and Transportation），最早在西欧使用。近年来，联合国鉴于EDI有助于推动国际贸易程序与文件的简化，经有关标准化组织的工作，EDIFACT已被作为事实上的EDI国际标准。现在，ANSI X.12和EDIFACT两标准已经被合并成为一套世界通用的EDI标准，可以使现行EDI客户的应用系统能够有效地移植过来。
. f3 L, S. H! o  W8 f# ]. x' Ga、ANSI X.12
" L$ L) K' q8 q0 ?  b: e/ S- Y1978年，美国信用研究基金会（American Credit Research Foundation,简称ACRF）与运输数据协调委员会（Transportation Data Coordinating Committee,简称TDCC）一起，组成ANSI X.12，致力于EDI的报文和数据交换的标准研究。已经制定了AIAG（汽车行业集团）、UCS（食品杂货类）等应用EDI标准。且已由几十个行业协会、政府部门参加了X.12组织的标准化工作。该标准已经在北美被广泛使用，成为通用成熟产品。
; G3 x# e& n) A4 r+ |6 |6 gb、EDIFACT
' k) @0 O3 f% ~$ HEDIFACT是在UN/ECEGTDI（联合国欧洲经济委员会主办的贸易数据交换规则）基础上由北美和欧洲专家开发的国际EDI标准。1986年经UN/ECE/WP.4批准使用EDIFACT名字。
( q$ l  U3 z7 x/ E! a9 }2、EDI的软件
    人们所说的EDI软件，在大多数情况下是指翻译软件，其主要功能是把某个公司的各种商务文件和单证，从该公司专有的文件格式转换成某种标准的格式，比如说转换成X.12格式或EDIFACT格式，同时，这个翻译软件也能够把某种标准格式的文件转换成某公司的专用格式。之所以需要翻译软件是因为计算机应用系统只能够处理符合某种格式的数据或文件，各个公司由于自己业务特点和工作需要，它们在设计自己的计算机应用系统的时候，不可能采用完全相同的格式。因此，要实现不同公司之间的EDI通信，翻译软件是不可缺少的。
    EDI翻译软件除了转换文件格式以外，还必须指导数据的传输，并保证传输的正确和完整。它应该知道贸易伙伴用的是什么标准，并能处理有关的问题等。例如：一个公司可能使用不同的增值网向许多贸易伙伴发送电子单证，如发票、订购单等，另外，这些电子单证有可能使用不同的标准，或虽使用同一标准却用了不同的版本。要确保每个贸易伙伴在适当的网络上自动地接受到这个公司所发送的那个标准文本，并不容易。另外，如果发生了什么传输或翻译上的问题，这个系统应该能够辨明发生了什么问题，并采取适当的行动去纠正。
# d# f1 ?6 }/ C: ^, uEDI翻译软件的结构所示。
一般地说，一个翻译软件应包括五个主要文件：贸易伙伴文件、标准单据文件、网络文件、安全保密文件、差错管理文件。它们和主处理程序相互作用来完成翻译、发送和接受电子单证的工作。
1）贸易伙伴文件
     贸易伙伴文件中保存着使用者的所有贸易伙伴的信息，包括这些贸易伙伴的名字、地址、他们的标识、所使用的增值网，在紧急情况下和谁联系、被发送和接收的单据，等等。随着公司业务的不断发展，其贸易伙伴会不断增加，此文件也要不断更新。
/ z2 C9 e% g) h7 i. H" L2）标准单据文件
    技术人员用现存的标准格式制作单据，并把它们存储起来以备将来之用。例如：把符合X.12标准的采购订单文件存储在标准单据文件里。它把所有的单证及其结构都罗列出来，同时还把必备的数据段和可选数据段的定义以及它们的形态结构等都列了出来。当和贸易伙伴发生联系时，用户可以很容易地利用标准单据文件里存储的单证模式构造出一个符合标准的单证来。
3）网络文件
    网络文件里包含者着公司的贸易伙伴所使用的网络的信息。诸如网络识别、电话号码、传输协议以及传输速度等。根据贸易伙伴的标识符就可以由此文件知道应该向哪儿，以及怎样传送EDI报文。
4）安全保密文件
$ `0 E5 F1 ]% i; T" V* L    安全保密文件的作用就是限制对这个系统的访问，并规定每个用户的功能能力（Functional Capabilities）。
- q8 z* f6 ?/ Z; Q5）差错管理文件
    差错管理文件包含着有关被退回的报文的信息，如被退回的原因，以及有关对这个报文在发送过程中的踪迹进行检查的信息。它还有日志文件，以便当某些数据或报文在传输过程中被破坏或被删除时，可以根据日志文件来恢复或再造这些数据或报文。
    EDI的软件除了翻译软件外，常常还有另一种形式的软件，那就是“搭桥”（Bridging）软件。搭桥软件的作用是象桥一样将一个组织内的各种计算机应用程序联接起来。当这个组织收到EDI报文后，有关数据就能为这个组织的各个部门的计算机应用系统所用，而不必在组织内部各部门之间再进行键盘输入。比如，当一个企业收到一份订单后，其数据就能自动被用于更新销售文件的内容。同样地，这些数据不需要重新键入，就能用于更新会计部门的文件内容，于是就能自动生成一份发票单证。有了搭桥软件，企业在发出去的订购单和收到的发票之间，就用不着人工核对，而完全可以由计算机自动核对以消除可能的错误支付。
3、EDI的硬件
: [' t2 R+ E3 Y* n* w有四种基本类型的计算机平台可以用来实行EDI，它们是：
/ ]' ?! J$ q7 w! B3 l4 Z1）只使用一台主机或中型机
, a" {! R& A! R- l, S% {    此种方法将所有的EDI软件放到主机或中型机上去，使其执行全部的EDI功能。这种方法的优点是：首先，它能对大量交易进行迅速处理。其次，因为所有的数据处理活动都在主机或中型机中完成，并不存在处理过程中对数据装载和卸载（Uploading and Downloading）问题，也不需要把数据重新键入，这就提高了数据处理速度，同时又消除了因数据重新键入而可能带来的误差。
    三，使用主机或中型机，就可以较容易地在公司内部的各个部门的计算机系统之间搭桥联接，数据可以自由地在各个部门的应用系统之间传输、被使用，从而大大提高公司的计算机管理水平。这种方法的缺点一是成本高，二是在主机或中型机上建立EDI系统由于一般没有现成的软件，故需要花费大量的时间来编制，通常要做许多测试和调试工作。
; s" x5 C- \0 }( c' M+ T/ {2）只使用一台PC机
4 c! [" [, H$ x$ a5 g' o7 R5 @* l    也可以将所有的EDI软件放到PC机上去，使其执行全部的EDI功能。这台PC机和公司的其他机器一般并没有密切的联系，EDI活动只是在这台微机里单独地进行。这种方法的优点一是成本低，二是系统的安装调试容易。这种方法存在某些缺点：首先，数据需要重复输入，容易出错。第二，其处理速度低，处理数据的容量、能力也比较小。最后，这种方法不容易在公司内部各部门的计算机系统之间搭桥联接，不能大幅度地减少办公室工作量。
0 c" b/ I: L! T# z# I: ]3）使用PC机作为主机的前端处理器
    把PC机作为主机的前端处理器，也可以作为实行EDI的一种平台。在这种情况下，PC机与主机相联，存储在主机中的数据可以传输到PC机中（即，Downloading卸载），同样，存储在PC机中的数据也可以传输到主机中（即Uploading,装载）。在这种安排下，如果要向外发送一份EDI报文，先从主机里取出所需的数据，将这些数据传向PC机，在PC机上将这些数据翻译成符合EDI标准的格式，并生产电子单证。这种方式，可以同时具有某些只使用一台主机和只使用一台PC机时所具有的优点。比如，把PC机作为主机的前端处理器，费用要比只使用一台主机来实行EDI少得多，但它与只使用一台PC机时相比，却有更大的容量和处理速度。此外，这种方式的EDI平台容易买到现成的软件，容易安装。并且由于这种方式的处理过程用不着手工重新输入，因而可以减少误差。这种方式的主要缺点是费用比只使用一台PC机时大，而处理速度又比只使用一台主机的情况下来得慢。
4）专用的EDI操作系统
    这种系统通常采用一台中型机平台，以及专门化的EDI软件，这个EDI软件把EDI活动和公司的计算机应用系统进行一体化。在许多情况下，这种操作系统被用来对组织内部EDI网络的所有EDI活动和功能进行总的管理。例如：某连锁商店系统，有一个总的配货中心，各个商店通过条形码的光笔扫描，对各种货物的存货和销售进行计算机管理。当商店里某些货物的存货水平降到某一事先设定的水平时，计算机就能自动产生一份配货通知送往配货中心，而配货中心的计算机系统又会自动安排这种货物的发送，并和商店进行电子化的结算。
三、EDI的业务流程
5 i& c, ~+ s' I- ~3 H/ O# L一般来说，EDI较多地应用于有大量表单式数据处理的部门和单位，而且要求有一定的规范性。从应用领域看，通常可以分为如下类型：
1、贸易数据交换系统（Trade Data Interchange）。用EDI来传送订单、供应单等。
1 W6 w+ v2 R3 w/ m" w2、金融汇兑系统（Electronic Fund Transfer）。用EDI进行费用汇兑。
3、公用事业系统（Public Sectors）。主要用于商检、海关以及税务等部门。
4、交互式应答系统（Interactive Query Response）。如机票预订、饭店预订等。
( `5 u& j9 S2 ^下面我们以采购业务为例，说明在采用EDI进行商务处理的情况下，买卖双方是如何处理业务的。
1）当买方的库存管理系统提出购买某种物资的数据时，EDI的翻译软件据此编制一份EDI订单。
5 h; J+ K# R$ H# R0 K& x0 _2）通信软件将订单通过网络送至网络中心指定的卖方邮箱内。
同时，利用公司内部计算机应用程序之间的搭桥软件，将这些数据传送给应付帐部门和收货部门，进行有关的登记。
3）卖方定时经通信网络到网络中心的邮箱内取回订单，EDI的翻译软件把这份订单翻译成卖方数据格式。
" q1 I: V3 r9 j0 k+ V, ?4）如果确认可以售给买方指定的物资，则送出供应单经相反方向返回给买方。若只有部分满足买方要求或不能满足要求，则以相同的方向返回相应信息。
卖方收到订单时，卖方的搭桥软件把有关的数据传送给仓库或工厂，以及开票部门，并对计算机发票文件的内容进行相应的更新。
5）买方收到供应单后，在订单基础上产生一份商品情况询问表，传送给卖方。双方就商品价格等问题进行讨论，直到达成一致。
9 V+ @# q/ _6 D8 T1 U( _) F6）达成一致后，卖方的仓库或工厂填制装运单，编制船期通知，并将其传送给买方。
同时，通过搭桥软件，将船期通知传送给开票部门，生成电子发票，传送给买方。卖方在开立发票时，有关数据就进入应收帐部门，对应收帐的有关数据进行更新。
3 b7 K) x- s( Q: n% B: l, d7）买方接到船期通知后，有关数据自动进入收货部门文件，产生收货通知。收货部门的收货通知通过搭桥软件传送给应付帐部门。
: ]8 v) s+ P8 w7 {- ^) Y# k% c' w# i8）买方收到电子发票以后，产生一份支付核准书，传送给应付帐部门。
. }5 p8 q/ m, i: E  ~+ |9）买方应付帐部门开具付款单据通知自己的开户银行付款，同时通知卖方付款信息。
& o  a% L; r% r& v/ v10）卖方收到汇款通知后，有关数据经过翻译进入应收帐户，买方则因支付而记入贷方项目。
由此可见，当买方提出购买的要求后，EDI就可以自动进行转换操作，生成不同用途的数据，送至各相关伙伴，直至该事务处理结束。