2013年注册物业管理师(管理实务)讲义1

会计考友

物业管理档案的检索利用与保存
物业管理档案通常有纸介质和电子媒体形式两大类，检索利用与安全保管也应根据档案的介质、不同特点，采取针对性措施分别使用处理。
物业管理档案的检索
(一)纸介质档案检索
纸介质档案的检索工具种类很多，物业管理档案管理常用的检索工具有：目录、簿式索引、指南、卡片式检索工具等。
1.常用检索工具的编制方法
(1)分类卡片目录
分类卡片目录是根据档案分类的逻辑关系建立的目录体系。这类目录的优点是系统性、灵活性高，但难度较大，需要一定的时间。
(2)专题卡片分类
专题卡片目录是按某一特定的题目，将同一主题内容或属性的各类文献组合，以卡片形式提供档案室某一专题档案内容。
(3)主题卡片目录
主题卡片目录是指以规范关键字、词组织档案相关内容的索引系统。
(4)名称索引
名称索引是指以字母或其他文字排序方法的顺序将全宗内档案文件所涉及的单位按名称制作索引，以提供使用的索引编制方法。
档案提供利用的方式
(1)档案检索的步骤和方法
档案检索的一般步骤和方法是：分析应用需求，明确检索范围或根据索引的指引，查找到需要的档案文件。
(2)档案提供利用的方式
档案提供利用的一般方式有：档案室查阅，外借，制作副本，向查阅者提供档案及档案检索专业知识与方法等。
(二)电子媒体档案检索
电子媒体档案一般分为两类：一类是保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料，这类资料一般是以数字形式存贮的;另一类是闭路视频监控设备产生的录像资料，一般以模拟形式存贮于录像磁带中。尽管新的监控设备已将二者和一为硬盘数位形式存贮，但是目前仍有相当多的企业还在使用磁带方式存贮的视频监控系统，这类形式存贮的录像磁带与纸介质档案的存放方式相似。
各类软件的检索查询设计，目前无统一检索查询形式。
物业管理档案的保存与安全
(一)档案保存
1.档案的保存价值和保存期限
某个单份档案文件的价值是不能孤立鉴定的，应当从相互关联的一组档案文件来综合考虑档案的保存价值和保存期限。例如，某物业在施工过程中有一份混凝土试块检测报告，单个看来也许并不显得有多重要，但从施工过程中产生的一系列文件来考虑的话，这一组文件完整地反映了施工过程中的基本情况，即使是在该物业投入使用多年之后，仍然可以透过这一组文件获得该物业在施工过程中的完整信息，因此，有必要将这份文件列入长期保存的档案中。
各物业管理企业可结合自身实际情况和管理要求综合确定有关档案保存期限的划分标准。为便于掌握，表12-2所列出了某物业管理企业档案的保存期限的划分标准。
某物业管理企业档案保存期限的划分标准 表12-2
保存期限 时 间 划 分 标 准 备 注
永久 无期限 凡是记载和反映物业，大型或重要附属设施设备及物业管理活动的基本历史情况，对物业维护和使用以及科学研究有长远研究参考价值的文件 1.有关所管物业及重要的附属设施设备的基础性文件资料，有关更新改造、大中小修的会议决议文件、记录、验收报告和技术参数等文件;