秘书资格考试(五级)复习辅导：会议与商务活动

会计考友

鉴定要点与重点提示  
一、鉴定要点  
! s" p9 h7 p  y. c% f掌握发送会议通知的方法及注意事项，能够拟写带回执的会议通知；掌握各种会议证件 的制发和会议文件资料的发放；了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序； 做好会议的善后工作，包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。 掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序；商务旅行准备工作的主 要内容。  
0 W# \7 ]) k7 E熟悉会议构成的要素；会议的种类与作用；内部会议室的预订方法。  
二、重点提示  
1．发送会议通知  
# z, T* {/ M  m; N/ B% U9 t, ^(1)发送形式：正式通知，非正式通知。  
5 L! ~, V% M7 z" Z4 \(2)发送内容  
% e: S9 F1 {0 ~6 a9 Q7 u1)预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。  
2 m  F: i* ^2 c" J2)需要回复的会议通知或预备通知中可加入明信片。  
3)会议中使用的有关票据。  
7 z) S8 {; C& `+ V. K; X* k% V4)附说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，标明交通工具及线路。  
4 i# S8 J' s* s( X8 v(3)发送会议通知的注意事项  
9 r* r- i4 ^% O0 p0 M6 A" D7 X1)明确会议通知发送对象。  
# C+ t" `0 y# w, w3 {2 K6 I. ]2)落实发送的回复确认环节。  
3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。  
2．会议通知  
8 h& E9 C/ a8 R2 J(1)会议通知的主要内容：被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地 点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名 和职务、通知日期。  
(2)按正确格式拟写会议通知及会议回执。  
8 b& ^; b( c" N3 a3．会议的各种准备工作  
(1)制作姓名卡片、会议证件的方法  
1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。  
) f3 \- V. ]9 E9 d: l8 s9 E2)重要的大型会议要贴本人照片，并加盖印章。  
(2)会议文件资料发放的基本方法  
1)按照与会者名单，准备好每人一个文件袋。  
2)分发重要文件要编号、登记，保密文件要注明密级。  
3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。  
4)适时适量。  
- b: K! h& F0 K8 m8 ~# J9 f5)内容重要又需要事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达。  
(3)会议所需用品和设备的准备  
1)准备会议所需物品要尽量考虑全面，有备无患。  
2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。  
- M7 W) N9 e! e6 h3 C(4)预订内部会议室的方法  
1)要打出一定的提前量，在确定准确的会期后，应尽早预订。  
8 g% g; V4 s2 L0 R1 J1 \9 `  ~7 i2)在使用的前一天，一定要再次落实。  
) F& x& X9 Z$ p5 [& J; I3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。  
* _7 q$ Z* g- Q/ x9 W4)留有足够的自由使用空间，会议之间的间隔不宜太紧。  
4 Q  F! C% J# V* t1 n& p5)事先查看会议议程，了解会议是否需要音像辅助设备，并事先将设备调整到最佳状态。  
(5)接站报到工作的主要步骤  
0 i1 L/ g8 U$ k" f8 l1)有统一的指挥调度系统，掌握与会者到达的时间和联系方式。  
2)备有足够的车辆和接待人员。  
. ^! D/ G) @( M  j3)如设接待站要制作醒目的牌子或横幅，表明“××公司接待处”的字样；并设立引 导牌或标识牌，表明报到的具体位置。  
6 d) I- @2 d( D# a4)事先准备好文件袋发给报到人员。  
(6)会议签到和引导工作  
- l/ o1 U1 P- F! S1)小型会议可由秘书逐一进行签到。  
, e  b& I: y2 b$ c" f& ?2)大型会议可用签到卡或电子签到机进行签到。  
3)准备好登记本、签字笔等用具，必要时准备好嘉宾的留言簿。  
# z" U  g; }2 E+ `9 y: N4)按礼仪规范引导与会者入场。  
4．会议的善后工作  
5 K2 C5 r! A7 H2 C' C(1)安排与会人员返程工作  
- i* G* D  `9 V, m  {1)提前做好与会者车、船、飞机票的登记预订工作。  
2)帮助与会者提前做好返程准备。  
(2)会议文件资料清退的方法  
1)小型内部会议可在会议结束时请与会者将文件放在桌上，由文秘人员统一收集或由 文秘人员在会议室门口收集。  
2)大中型会议可提前发出清退目录，先由与会者个人清理，再统一交秘书处或下发收 集目录，限时交退。  
(3)整理会议室：将会议室整理恢复到备用状态。  
5．会见与会谈的准备工作  
(1)收集对方的相关资料。  
5 p+ c+ I5 y, `6 I+ `$ Q8 w(2)通知主方参加会见与会谈的人员。  
( p# H5 O; _& X: d7 A9 d(3)了解会见与会谈的时间和地点。  
(4)通知对方。  
: u7 q+ {! i. D4 ^/ r4 D(5)场所的布置及座位安排：会见的座次安排应遵循“主左客右”的原则，座位通常排 成扇形或半圆形；会谈的座次安排一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门 一侧或进门后的左侧，双方主谈人位于各方中央，其他人按右高左低排；多边会谈的座位可 摆成圆形或方形。