秘书(二级)办工事务和管理辅导：办公室的职能

会计考友

一、接收和收集信息
* c! W% `" A4 H. E" |* @% n1．个人的口头信息；
, c  Y" O- p( u+ s3 R+ V2．电话信息；
3．书面信息
4。计算机输出信息；
5．传真通讯；
6．其他各种形式的书面联络信息，包括内部的和外部的。
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二、记录信息
　　通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式有：
, W( _/ e" o8 f/ G1．逐字记录；
, i2 ]1 X% Q$ t8 R4 f8 I2．摘要；
2 s0 m. f# Q0 V- l& V3．统计分类；
4．直观记录；
5．将数据转换成计算机存储的形式。
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三、整理信息
对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有：
/ A* T/ K' X- c& J* Q1．汇编或编辑；
4 [0 d& u  c& c! d' d! s4 O2．计算和总结；
7 t* W- ?- x( v& {( M: x+ N2 O3．整理和分类；
2 f4 c/ c' a! |  g4 k' v4．复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。
  
" @: U5 Y7 q2 y6 e, o四、以最有效的方式传播信息
9 ]9 c, n6 I& y$ O1．人对人的口头传递；
2．通过电话；
3．通过文件；
4．通过图表或较直观的形式；
6 z! y9 C  {0 F) [" s4 P5．数据通信。
　　
  |  O5 G" Z0 D% O, M" |- }- {+ j五、保护公司的资产
$ w8 o, X6 k/ m" k9 Q# D1．检查财务收支情况；
2．检查库存；
# g' I* G! z0 a, O3．检查固定设施和装备；
" I/ \* c5 v2 r& ?4．建立安全保障措施；
2 r7 E) N1 z1 e5．通过履行法定义务。