秘书资格考试(五级)复习辅导：办公室事务和管理

会计考友

办公室事务和管理  
鉴定要点与重点提示  
一、鉴定要点  
掌握维护责任区工作环境的基本要求；正确识别办公场所和常用设备的隐患；掌握日常 办公室事务的处理方法，包括邮件或文件的收发、接打电话、办公用品的发放和管理；能够 合理安排日常工作及上司交办的工作；对日常办公事务进行协调；熟悉办公用品和易耗品的 范围和分类。  
二、重点提示  
. g6 C0 d* M+ G% P% Y1．经常清洁整理责任区  
, D' b+ D1 e' q, i3 }/ l7 B(1)秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区。  
(2)清洁整理本人参与的公用区域。  
; l0 x1 r6 o: z( {2．设备、物品要放置适当、取用有序  
(1)本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作。  
(2)公用资源摆放有序，用后归位。  
3．办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患  
$ R/ Y' @' d/ l(1)地、墙、天花板、门、窗的安全。  
(2)室内光线、温度、通风、噪声、通道方面的隐患。  
9 B( I) [: e+ ?; u: |(3)办公家具方面的隐患。  
(4)办公设备及操作中的隐患。  
, \, P5 [9 Y! ~/ L(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。  
; ^! r, i  r' B: E' E(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。  
+ x7 t2 R# V+ V) b6 s; @(7)火灾或消防中的隐患。  
4．收、发文件或邮件的工作程序  
(1)收文件或邮件的工作程序包括：签收、拆封、登记、分类。  
(2)发文件或邮件的工作程序包括：查对、检查附件、分类、标记、检查邮编、签名、 登记、了解有关规章制度和寄发时间。  
5．上司不在时，秘书处理信件或邮件的方法  
(1)将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。  
& u5 g/ ~1 n  b* T- Y(2)主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。  
1 B- l+ ?3 m( k5 B2 h8 {: j* N(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。  
(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。  
(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对 方何时可以得到回复。  
5 [9 |' p$ d1 _2 q9 a9 f, w(6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要××处理”的字样。  
6．接打电话  
(1)处理电话留言的一般原则：简洁、完整、准确、及时送达。  
' P8 p" G# B1 |' O$ T# i9 W(2)接电话的方法  
1)“响铃不过三”。  
8 e+ J0 G" M, e( \8 n/ i! J5 R2)有问候语。  
3)如果来电要找的人不能接听电话，要恰当回答。  
4)注意接电话的语调。  
1 A' ?  l$ J) l8 s5)做好电话记录。  
5 A3 d1 B; @7 b7 ?6 E3 D& g9 j(3)拨打电话的方法  
: J7 J8 I7 \8 v; L1)首先报出本人的姓名和单位名称。  
2)如果想留言请对方回电，要留下自己的电话号码。  
+ e) z7 h) u6 H$ [% U3)要问对方此时打去电话是否方便。  
4)注意自己的语言。  
5)适时结束通话并用规范的结束语。  
2 C  l4 j. h* ?  {2 S7．办公用品的发放程序  
/ P+ q/ M$ ?. Q4 ^% v(1)指定专人发放。  
(2)按单位的有关制度和规定时间发放。  
(3)紧急物品发放必须有相应的程序处理。  
+ `+ @9 o- z1 j, f(4)填写物品申领表，由授权人签字批准。  
; m: N0 b# o; t: n4 E4 b(5)清点核实发放的办公用品。  
0 q/ Z5 t5 g! y7 A(6)提醒领取部门或个人节约使用办公用品。  
2 V& q2 G1 q; O: f+ }: \8．节约使用办公用品的措施  
(1)复印机：填写申请表；发复印卡以限制部门使用；彩色复印要统一管理。  
. m6 ]' S1 C/ ]7 a8 e* C2 O# {(2)传真机：指定专人使用；做好登记并保留发送记录。  
4 x' E+ Z8 L: z8 D  q& y3 M(3)计算机、打印机、因特网：限制使用，彩色打印要集中管理；严格管理因特网的使 用。  
1 x+ n0 J6 C5 K, h0 f8 i(4)电话、移动电话：控制打私人电话和国内国际长途电话；按规定使用移动电话。  
9．用ABCD法则排出工作的优先等级  
3 z+ l9 \( [$ KA类：重要并紧急的，必须立即做、优先做。  
: x2 B% b: d( e3 q: a! k0 }B类：重要而不紧急的，应接着处理。  
C类：紧急而不重要的，有时间才做。  
/ H$ Z$ a/ l. f, N7 YD类：不重要又不紧急的，可以不做。  
10．有效利用时间的方法  中华考试网
9 G5 j2 w7 S8 i! k$ u! d& X(1)明确自己的工作任务和职责。  
% j: t- J% S, t6 H2 R% a% n(2)要区分常规工作和非常规工作。  
(3)分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，科学有序地完成工作任务。  
; \" N; o: y1 ?(4)巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。  
% O5 \' i& z! `. [3 Q5 K(5)使用办公辅助手段帮助组织工作。  
9 d- Y. }- d* t: o" B(6)安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。  
(7)要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办周期安排工作。  
(8)秘书要记好工作日记并认真分析、评估自己利用时间的有效程度。  
( L1 M9 R4 U* D; R. @% n11．日常办公事务的协调  
(1)内部会议室的预订工作。  
(2)用车预订工作。  
(3)协助同事印制名片。  
(4)协助安排各办公室的桶装饮用水。  
8 z8 g3 I* R6 Y. l0 m(5)协助组织入口处的出勤登记打卡工作。  
; ]- [, _) `. _  |; B3 G(6)按组织要求，保证接待岗位上班时间都要有人。  
9 x& y$ l6 B% |- n) s6 M. G12．掌握好协调工作的基本原则  
8 V, J+ i( p) J# ~5 G. Y协调时应从组织的整体利益出发，先考虑重要、紧急、难度大、不方便的工作或事情， 通过协调力求安排好次要、非紧急、难度小或较方便的工作或事情。