秘书常识辅导：应用文书的概念与制发程序

会计考友

　　一、应用文书的含义与分类
　　应用文书指各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。主要有行政公文、事务文书、商务文书3类。
/ P0 q! Y& V* _8 q1 [　　行政文书是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书上，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
　　通用公文是指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》所规定的命令（令）、决定、公告、通知、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13种行政公文。
% _9 |- |- `$ b8 A4 V+ s　　事务文书是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。本章主要阐述传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等事务文书。
　　商务文书是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。本章主要阐述意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同等
! ^% h# k2 r1 }% O9 P  j　　二、通用公文的制发程序
　　通用公文的制发又叫发文办理。主要有草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
　　草拟就是拟写公文草稿。主要要求是：
3 F4 F( o2 T, M# j/ R4 k3 f　　（1）、符合国家的法律、法规、及其他有关规定。
　　（2）、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
( }- e4 x9 P; W0 R7 [　　（3）、人名、地名、数字、引文准确。
# }7 W# A3 m$ H- h: t　　（4）、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”,第四层为“（1）”。
　　（5）、应当使用国家法定计量单位。
2 z% `% p. {* c　　（6）、文内使用简称，应当先用全称，并注明简称。
　　（7）、公文中的数字。除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
　　审核就是对公文稿进行审查核定。
6 s* t* W) K: }, j　　审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。
　　签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。
　　复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。
　　复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一，规范等。复核是发文过程的最后一道把关环节。
　　三、事务文书、商务文书的制发程序
& }! B+ b/ }( _* E) w$ @. p! r　　事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，不会像行政公文那样具有一套严格、缜密的制发程序；但作为公务工具来说，所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序，私事文书不具制发程序。