秘书资格考试：文秘人员会议管理101招

会计考友

　　●使会议开得卓有成效
　　开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
0 J# E" M8 p) H9 ^6 g2 f　　1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
　　2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
　　3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
6 |! K0 y- l2 E; B" q  ?　　4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
　　5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
3 {* M2 d* C$ }4 E3 o) f+ D0 W　　6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
　　7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
　　8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
　　9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
　　10.信息要加以选择，避免过多。
8 X+ P8 }4 T& n4 w! \, Z　　11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
, k( g* _* e( ?" V% j- c　　12.通过限制网上会议时间使会议完善。
5 Z+ W0 j8 e, I0 k　　13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
　　14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
　　15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
2 ?- r4 |$ j1 ?. t4 ^　　16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
　　17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
6 |( S( K5 T& X4 p8 x9 W# L2 e( H　　18.会前先拉几个盟友。
　　19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
3 h/ r. ?) f. t2 c; ~, T2 Y2 p- v7 _　　20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
　　●会议准备
　　为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
6 }% L+ h5 b2 T　　21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
) D% N8 Y8 S; n9 i0 Z, E# q  ]　　22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
　　23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
! l3 h# l% o6 y6 C4 V# o　　24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
, ~. @9 S$ Z1 s5 m" }　　25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
　　26.任何议程变动都必须通知主持人。
　　27.议程要尽可能短小简单。
　　28.尽量将议程限制于一页纸上。
　　29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
9 C1 s# F! W2 P. a+ n9 z　　30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
  `& x2 j0 H2 m4 F% E) A% w　　31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
* y; S# v  k, j1 F  @3 L1 K+ J　　32.必须将电话转移出会场。
　　33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
　　34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
　　35.要找个确保没有干扰的会场。
　　36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
　　37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
- C- @6 j5 V( U; {+ O　　38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
　　39.座位之间应有一臂长的间隔。
　　40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
- _  Z: O3 Z- h　　41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
& V  Z+ c7 l. L& J6 Y; e) ~% @　　42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。