一、文件收发工作
' R" b# D7 S- j) s+ K, v0 ^ 1. 收文
D- M' E, Q3 L0 P2 P- Y (1) 收到各类文件、信函等,及时签收、登记;$ O1 L+ f E0 s) B. k5 p. E
(2) 呈院领导批阅;$ }: S! u) s+ P7 ?" K
(3) 根据领导批示转有关部门传阅、处理;
i3 L. `2 E' P8 B# P X (4) 将文件原文存档;! d8 g8 p# Q9 F a" Z1 S% Q0 i
(5) 年终将文件按类归档并装订成册。, h( O! _' X% Q: ^8 p0 r" }3 Y7 w
2. 发文
% g& R: ^7 G3 \: w& k6 ^( i (1) 以成教院名义对外行文、发函须经办公室审核;! b) H# W8 e% p! F
(2) 办公室将文件呈主管院长审定并签发;, f$ m$ B; K* C W( T/ |
(3) 办公室统一编发文号、打印、发放;. A) ?' b, L* P" ^- x
(4) 年终将发文存档并装订成册。
6 _7 [5 m2 T6 V8 `3 ~ 二、印章管理工作
$ t- s9 |: Z# V6 B+ G 1. 学院印章由专人负责管理。印章专管人员必须按照有关规定严肃用印,印章原则上不得带出办公室,印章专管人员调离时,应在有关领导主持下履行印章交接手续;4 F5 g/ ?$ @: m- M
2. 凡以学院名义行文、发函、出具证明,必须由主管领导签发,底稿留办公室存档;7 S4 C. ~/ f7 M# U9 k" a/ }; L
3. 各部门使用学院印章必须履行登记手续;
' h' L) d: D4 v, o 4. 学生学历证明、出国手续等重要证明用印,必须由学生主管部门专人负责签字办理,个人办理概不接待。
$ {# D l5 Z3 q1 H" J. I 三、接待工作0 j6 H3 A) R; X {: t
1. 凡上级部门、兄弟院校及其它有关单位来访,由办公室负责接待;
`% V0 L* S+ ]8 o1 w 2. 各函授站及其它相关部门来访,视其来访内容,由相关部门负责接待;
) [* v% P7 h* S: |/ U/ I 3. 外地客人需在学校住宿的,由办公室联系安排住宿。住宿费用原则上由客人自理。9 }0 s: A. g* W3 ?
四、办公设备采购、使用、报废工作& L5 x3 a1 N9 I" ?/ P1 o# h
1. 学期初,办公室根据各部门对办公用品的实际需求,报请主管院长批准,统一购置、配备;
- n$ w0 F. H! c1 | 2. 购置固定资产须经院办公会议研究、批准,由院办公室统一采购,并办理有关固定资产入库手续;
; O+ a1 b0 t0 C% \7 T( l8 J* H Z- f 3. 各部门的办公设备不得私自转借、变卖或私自转移;3 C# R$ ^$ |) x9 R! u, |9 _7 _
4. 各部门因特殊工作需购置办公用品,须报请主管院长批准,由办公室统一购置;
' C$ V: ^: l! ]# h/ n 5. 报废固定资产须报请主管院长同意,经院办公会议决定,
3 |, _4 `' n1 w( u; }3 x 由院办公室统一办理报废手续。
" C: \- X. `2 D H; B6 y 五、督办工作
4 x* h p+ }+ e/ K* L( l 1. 学期初,根据学校和学院工作安排,制定学期工作计划,上报学校,下发至院各部门;! Q4 `3 `! \& `1 }8 P7 i, {% u
2. 在计划执行过程中,根据院领导指示和实际工作情况,调整工作计划内容;9 g4 v" ]. \, W9 ]+ C1 X0 p7 u
3. 协调各部门工作,检查、督促各部门执行计划;
9 P) N. l! R8 O/ O) s. u7 P: E, O" w 4. 学期末,配合主管院长检查、督办各部门计划执行情况;: l: D! |5 b3 v: ?
5. 形成学期工作总结,上报学校,通报学院各部门。 |