档案信息安全属于秘书二级中的知识点。
6 {9 U8 Q1 J3 a- B9 L 一、控制纸质档案的使用
8 A9 Q+ l+ s1 z$ w( f U) m6 a 档案柜一般都上锁,秘书不在时,要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时,要有专人负责。; ~$ ]* `, V2 V7 c8 h" s
把资料从档案室中取出时,在原来放资料的地方做一个标记,可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。( K7 A/ ^- k7 Q1 }( U% v
二、控制缩微品档案的使用2 @ r$ G. v5 @) u& j* u
缩微品档案的载体和信息是合二为一的,对缩微品信息安全的控制,实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此,要保证缩微品档案的信息安全,必须注意:$ P, W3 L) U6 c/ v# |1 b
(1)将存放有缩微品档案的柜子上锁,以防丢失或外人的随便使用。
' b, b/ a( D; H& m' v$ p8 D (2)不能将缩微品原件外借,以防损坏或丢失。4 c1 H' A7 Z; A$ K+ `+ z/ n
(3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。转自:考试网 - [Examw.Com]
; ^# N, E [( c. K q (4)存取胶片时戴上手套,或者拿取胶片的两边,避免造成污染、擦痕或留下指纹等。
2 b3 s, b5 N8 x3 I (5)阅览室最好装有空调设备,保证室内有适当的温度和湿度。
0 a9 j( e1 Y, o2 V; g" k- n 三、控制电子档案的使用. K% g( y$ y+ r6 { {7 v
秘书使用的计算机很可能不是一人“独占”,如果是这样,别的使用者就可能会看见他不希望别人看见的资料,甚至被另存盘或打印出来。他们就更容易把它带出办公室了;如果他发了一封电子邮件,这封邮件的内容可能会被发到电子信箱或者告示板上,和他使用同一系统的人都能看到这些信息。因此,电子档案让人没有安全感,容易被人非法使用。! _3 O" ^; [5 i/ F. h3 a3 ]+ u
1、必须采取各种措施控制电子档案的使用0 ~! A# g' z4 @; U ^
请上司规定清楚哪些人可以打开这个电子档案。
0 r* F# E9 a" t; w7 q6 z% P 2.、如果计算机离一些无关的人很近,就要采取一些适当的安全措施:
4 A7 R( {! Y0 h# k6 x( L (1)使用密码,没有密码将无法检索文件;2 m7 U5 m0 W( O& I" @& q
(2)锁住计算机,这样其他任何人都打不开;" k! o/ ?/ P; P* v6 Y! V
(3)锁上装有软盘的盒子或箱子。- L" x- W+ e" F n* K/ R+ N& P
3.如果一些同事有权借用这个秘书的电子档案,他要把原件留在自己身边,拷贝一个副本给他们。当然,拷贝是一件非常方便的事,所以绝对不能把非常机密的材料拿出办公室,非上司有特殊的明确说明。
( U9 n- ^' A1 Y 4.保存一份流外(外借)档案,在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期等。
4 g, O0 n6 ?% N 5.如果使用了别人的计算机或者软盘在别的计算机上使用过,在把它们拿到自己机器上使用之前,一定要先查毒、杀毒。给自己的计算机装上防病毒软件,并注意及时更新,因此病毒更新换代的速度也是十分迅速的。
# Q0 ?0 n1 H9 p+ G+ N" |, c 6.不同的软盘要存放在专门设计的盒子、圆盘或其他箱子里,这些盒子或箱子最好有盖,这样可以使软盘保持干净并不受损害。
) M0 @( ^+ X% a2 R% V% s7 X* U 7.不要触摸磁盘的表面,要防尘、防油渍以及其他残留物,因为这些污染物都会抹掉软盘上的资料。磁盘还要远离磁场。
H; K Q. F; ]: d- o% O 8.光盘也需要有干净、安全的环境来保护。软盘的保护措施也可用于保护光盘。 |