秘书资格考试：档案的检索工作

会计考友

　　秘书档案的检索工作包括两个方面：一是对档案信息进行系统存储，即将档案中具有检索意义的特征标识出来，按照一定的顺序加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程。二是根据利用者和管理者的需要，通过已经建立的检索工具或数据库从档案群体中查找所需档案的过程。
　　1.存储阶段的主要内容
' W0 ]3 a; o/ H7 v+ f7 n　　1） 著录标引
7 Y1 {+ ~  ]3 A- o　　著录标引是指将档案的内容和形式特征用可以识别的规范化的检索语言反映出来的工作。对每件档案著录标引后形成的每一条记录称为一个条目，每个条目都用一定的检索语言进行标识。
0 E6 z1 P% B+ Z+ i1 o　　2） 组织检索工具
9 C! q1 B/ B# E. K, m$ H+ s　　组织检索工具就是将著录标引的条目加以系统排列而形成各种检索工具或输入计算机，建立数据库的过程。
　　2.查找阶段的主要内容
　　1） 确定查找内容
0 @: g! _' w' ~  u9 U　　确定查找内容就是将利用者的需要转化为各种检索标识的过程。通过对利用者的需要进行分析，把他们的需要转化成概念，这种概念可以借助于检索语言转化为规范化的检索标识，形成各种可以查找的检索表达式。外语学习网
! E4 e# E7 Y/ _: ^　　2） 查找操作
　　档案工作人员采用各种手段，根据检索标识或检索表达式，从检索工具中找出利用者所需档案的工作。
# G+ T% L! R: |( w* i3 a) ~　　3.档案著录
　　档案著录是以单份文件或案卷为单位进行的，是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录的结果是编制出档案条目，条目是编制档案目录的基础，许多条目按照一定的次序编排组合，就形成档案目录。