本节内容属于秘书二级中办工事务和管理的资料。, V; @) N5 @2 X
1.档案利用工作的方式
. \8 O( ~2 y) _5 P* s9 G- y% h 档案的利用工作一般有如下几种。9 B* K7 x( h& R4 {+ n' A! R! Z! `
为利用者提供服务的工作主要有以档案原件提供利用的开设阅览室、档案外借和以档案复制件提供利用的制发档案复本等几种主要方法。" V. Y5 U. O. e- \4 [% }
在提供利用时,要正确处理利用和保密之间的关系,避免泄露机密。9 j4 p% x, f/ f% P, Y+ ]
2.开设阅览室
, |6 O0 ]) V9 B! `0 v 开设阅览室是指档案馆(室)在特定的场所开辟阅览室,直接向用户提供信息的一种服务方式。* x. L3 C6 Z7 f
开设阅览室必须具备一定的条件。5 H0 c; D5 I8 H2 } c$ \! D4 S1 s- W
(1) 人员条件。档案阅览室的工作人员应具备较强的业务能力,了解所藏档案的成分和位置,熟练掌握各种检索工具,能协助用户满足其利用需求。1 @% `5 p5 W! P z t7 }) D7 J
(2) 物质条件。阅览室应具备服务台、阅览桌、布告栏、目录和资料柜、监护设备和检索工具等必要的物质设施。: G+ Z' h8 n: w' Z& D8 p& y# G
(3) 制度条件。档案阅览室必须制定阅览制度,明确规定接待对象、阅览范围、阅览要求及手续,以及其他相关事项。0 @$ o _7 W: k- ?" Q7 J
阅览室要具备借阅登记制度。由利用者填写调阅单,档案管理人员根据调阅单填写情况,入库调档,取出所需文件,并在相应位置放上代理卡。
# I! X+ N; N1 O& H7 l. n" h; u5 A( T7 \ 阅毕的档案应及时归还,认真清点。
$ _$ ~/ q4 q8 a# p/ U 3.档案外借
) o3 w, Z9 c7 n: ~0 F 档案外借服务是指档案管为满足某些利用需求,暂且将档案借出馆的一种服务方式。
. z5 F7 J$ F4 H 档案外借服务应该注重以下几点。www.Examw.com
) J, o; [' E) w- [* J6 e& ` (1) 档案的外借使用要有严格的制度,经过一定的批准手续才能外借。3 v3 l1 |( v B' O
(2) 借出档案时,应履行严格的交接手续,并查明外借档案文件的份数及状况,做好外借档案的登记与记录工作,文件题名、档号、页数、密级、借阅日期、归还日期及借阅人姓名、归还签收人等都属于登记内容。
' U: q9 E, P0 w6 y' N& X' H \: u (3) 在借出档案时应点交清楚,并责成借用单位注意保密和保护档案,借用单位应对所借档案的完整和保密负完全责任,保证借出的档案能完整地按时收回。
$ T! }" W! w/ [" d/ C (4) 借出使用的期限不宜过长,对外借档案的数量也应做必要的控制。
: R+ s: ^9 \. u (5) 档案借出后,应填制代理卡,放置在档案原来的位置上,以便掌握档案的流动和利用情况。
- @) s5 K- w' O0 R' p7 P& t7 E (6) 归还档案时,必须认真清点,检查外借档案是否有污损、拆散、撕破、抽换、散失等情况,并在借阅登记簿上注销。$ ^! t; f6 U" R7 Z
(7) 档案工作人员应经常掌握档案的借出情况,督促借阅者按期归还。 |