秘书资格考试：秘书办公桌的整理

会计考友

　　有95％以上的秘书都常为台子上堆满东西而苦恼，这里介绍一个保持台子干净整齐的有效办法：
　　1、除了你手头事情以外，把台子上所有其它文件清理掉。手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。
2 T3 s. V% e' ~% ~$ r. Z　　2、所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。
　　3、其它文件 不要放下你正在进行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作。
　　4、一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。
　　5、早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都 要放在台子上。
　　6、经常查看你的台子，保持台子整洁。
　　有个调查报告说，一位经理每天平均要花三个小时阅看和答复信件。调查表明，大约有82%的经理说，他们没有时间去翻阅同他们专业有关的书报杂志，可是要跟上专业领域里的发展形势，对于管理都来说，这不能算是一个次要的事情。为了尽快阅读这些资料，采取他派阅读任务的办法比较有效。这种做法的好处包括：中华考试网
　　1、保证这些资料马上在有关人员之间传阅。
　　2、使你的同事及时知道最新发展的情况。
0 R1 Q' g& F- @& }" v5 K1 w, [8 {8 a　　3、看过资料的人要圈出最重要的章节和注明它们在应用上的可能性。
　　4、使你心中有个数，知道什么资料对你的同事们最重要。
& A3 X1 ]8 b8 Z' S) L, c　　5、你可以不再为阅读资料而苦恼，因为阅读的责任已分派到你的同事们身上，最重要的资料可以保证有人看过。桌面的整齐随便把文件 摊开在桌上就离开座位的秘书，以及看到客人来时慌慌张张把文件收起来的秘书，都不是谨慎的秘书。
　　一个谨慎的秘书应当做到：
; H4 v( m! X) T6 R　　1、要离开座位之前，应把放在桌上的文件收拾好，或放在抽屉之后才离开。办公时，看到客人来找自己，要众容自如的把文件收起来，不过想要做好以上这种干净利落的动作，平常就要养成桌上东西好好整理起来的习惯。平常桌上只放工作需要的文件即可，要长时间离开座位或下班前，都要记得文件收到抽屉里。不要客人一来，只顾收文件而把其他的重要文件露了出来，做任何事都要沉着，不要慌乱。
　　2、必须能在一方面注意周围的动静，一方面也能安心的办事。如果只注意埋头做自己的事，对周围的动静一点都不关心，则往往客人已经站到自己面前，也还毫不察觉。像这种等客人让在自己面前，开口问“对不起，请问这里是不是总务科？”的时候，才知有客人来，慌乱中，“啪”的一声把摊开的文件合起来，大家都会很不自然。所以一定要在客人还没有来到自己桌前时就感觉到，而能镇定地把文件先收起来。