秘书资格考试：秘书沟通基础知识典型例题分析

会计考友

　　秘书沟通基础知识典型例题分析
　　一、与口头沟通相比较，书面沟通有何作用？
, O$ U! L9 v5 ~% a/ w7 {* T　　二、简述3－X－3的写作过程
: Z, D  e! `& g2 c# @  R2 k　　三、如何根据对方的反应决定采用的组织模式
9 V: C1 q' i& w) l! \* O6 i# T　　四、商务沟通具有商务特征，彼此间的沟通也是专业型的。为保证专业语气，应注意哪些方面？
/ \4 K- u! S6 O9 ^　　五、最好的友好信息——不论感谢、祝贺、赞扬还是同情——强调一下5个S.这些友好信息的特征是什么？5个S是什么？
7 S/ M, k. ^" g* y5 ^　　六、在写表达同情的信件中注意哪些方面？
3 i3 q* t+ P/ q　　七、在写表达感谢的信件中注意哪些方面？
　　参考答案
　　一、
　　1、沟通信息容易记录，并能得到永久保存；
　　2、由于保存性强，且不易“污染”，可以保证在信息扩散过程中，使不在沟通现场的读者能够得到真实的信息；
' B0 B7 _% B3 F6 N5 f1 V1 M/ {　　3、对读者众多来说，书面沟通的信息传递方式速度快；
　　4、书面沟通可以特别关注问题的细节，而且就读者来说，也可以更多的获得细节方面的信息；
　　5、比口头表达采用更为精确的用词。
　　二、
　　第一步
" J2 `9 ^5 F* l2 c1 H" O7 ?/ t3 ?　　分析：确定自己的目标。选择最合适的沟通形式为读者提供可视化的帮助。
7 d- G+ V" ~1 ~( y7 X; g8 W# `* X　　预测：站在对方的立场上，预测他或她可能会有的反应。
, `/ l" w( {' w　　改编：考虑以合适的方式改编信息以适应读者的需要，使用他或她熟悉的语言。
　　第二步
　　调查：采取正式和非正式的手段搜集资料；运用头脑风暴和图解的方法产生想法。
7 {5 F% C- L* _　　组织：将想法的要点归纳成列表或提纲的形式；选用直接或者间接的模式。
' l6 }8 ~0 m: M0 [3 l4 J; B　　撰稿：撰写初稿，最好使用文字处理软件。
6 Z; _7 f( N& A7 A  q　　第三步
　　修改：进行修改从而使得内容清楚准确、语气适当而又富有力量；增强文章的可读性。
　　校对：对拼写、语法、标点符号和格式进行校对；检查整个外观的情况。
" o6 ?( w9 m6 q' K# d5 @5 G3 v& J　　评价：对自己最终形成的信息是否达到了目标进行判定。