秘书常识：会议准备工作的规程

会计考友

一）拟定会议工作方案。
; Z. R! P- t2 r* J" O+ J( H( u　　一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。 　　（二）选定、安排议题。　　
　　会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。　　
　　安排会议议题应注意以下问题：　　
, L$ h# c. w2 L+ h, O　　一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；　　
　　二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别；　　
　　三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见；　　
5 y9 T& N' `% u# |$ {' X　　四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，保证会议质量；　　
　　五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，　　
& T( w  [  v7 `/ {) ^, X) i; T　　六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；　　
　　七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。　
　　（三）拟定会议议程、日程和程序。议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。用简练文字逐项写出即可。日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。程序可繁可简，可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员，有的代表大会还应提出交大会主席团通过后才能生效。程序只供领导同志主持会议时参考，不发给其他同志。
0 A/ n4 U4 y* _7 T0 W3 P! _( s　　（四）准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。　　
! N4 S6 t. P; `6 K　　（五）提出与会人员名单。提名与会人员，是一项重要的政治性很强的工作，应当掌握以下原则；　　
　　一是周到全面。日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的部门领导同志列席；临时性会议，属于征求意见性质的，应请有关方面的主要领导同志和代表参加；属于专业性质的，应请各有关方面主管该项工作的领导同志、专家和在该方面有实际经验的工作者参加；属于纪念、庆祝性质的，应请一些有名望、影响与所纪念、庆祝事项有关的同志及各民主党派人士、各界代表参加。　　
　　二是宽严适度，准确无误。从有利工作和便于保密的角度出发，做到提名合情合理，不宽不严，不错提，不漏提。　　
　　三是无论出席或列席会议人员，均不带议员（助手）。　　
　　四是会议秘书工作人员提出的与会人员名单，需要报请领导同志审核后方能最后确定。　　
　　（六）编排分组。多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。编组的基本方法有：根据地域编组；根据系统或行业编组；完全按人数编组。在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到，尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。　　
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( R3 g% C8 P4 Z　　（七）选定、布置会场。
6 A* `  l3 ]6 w* ^　　1、选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2~3平米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。
　　2、布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。党的代表会议会场要求朴素大方，人民代表大会会场要求庄严隆重，庆祝大会会场要求喜庆热烈，追悼会会场要求庄重肃穆，座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。这里主要讲一下会场形式和排列座次问题。　　
, s, a# T9 ^$ x　　会场形式。日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型，体现民主与团结的气氛；座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有轻松、亲切之感；中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型，使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。　　
) l9 O& P& P* I5 O; l　　排列座次，是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。　　
1 V' h& O( W) H9 k　　排列座次的几种规则：　　
/ ~$ p$ @0 ^; h/ C  b　　1、凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。　　
# W; o4 b$ V" X. g　　2、按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。　　
; o. L* ]6 Q; s, j8 D　　3、按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。4、按照姓氏笔画为序排列座次。　　
" J, V; I7 v4 F. @2 C: O　　排列座次的几种方法：　　
　　1、横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次，先排出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）。