秘书资格考试：秘书工作实务之设备环境要求

会计考友

　　设备环境要求：
　　会议室：会议桌为一圆桌，方便主持人和被访者交流。圆桌上铺有台布，保持干净清洁。
　　监听室：备有电视机/录象机/录音机/扩音设备/双面镜
　　保证杂音少，图象清晰。
　　座谈会前期工作
　　按照座谈会条件，联系联络员发条件。
　　严格按照甄别问卷进行甄别，对配额要进行严格控制。（同组会不出现互相认识的被访者）
　　* 在会议开始前二天要记得联系笔录员做会议记录（包括现场和会后整理）。
　　* 购买座谈会食品，如果开会时间正碰上吃饭时间，需准备一些面包糕点给被访者。
　　*将已确认好的被访者名单，输入到座谈会坐次表中，以便开会前半小时对被访者入会名单进行筛选。
　　*开会前检查录音/录象设备是否正常。
  z; ]9 H0 a, \, d4 [, Z/ d　　*在开会前一天晚上要对被访者进行第二次电话复核，询问对开会地址、时间、路线是否清楚。
& k$ M% d6 o$ G: Z( x. j　　在座谈会前二小时要布置会场，如碰到座谈会安排在早上开，那么布置会场，最好安排在前晚准备。
# a+ k2 R$ D& e) y6 u　　会议室：
　　△ 台卡、台卡纸（事先测试大小），数量为被访者人数+1个主持人
　　食品（4种）避免一些声音较响的食品。
　　抽面纸（放在食品中间）
, C  c, n+ i) H6 ^6 _/ l8 p1 V　　水彩笔（事先检查是否能写的出），放在台卡后
　　杯子（盛满水），放在台卡的右侧
1 Q8 |  ~- C  N. x* V/ k　　桶装水（新鲜水），放在会议室内靠门口
　　白板笔（事先检查是否写的出），准备2支（黑/蓝）
$ {0 m$ S# `/ H! I　　黑板擦
　　垃圾桶
- d$ N$ O  [, J! j# L4 ]　　客户室：监听设备应保证杂音少，图象清晰。设备包括电视机、录象机、录音机等。
6 P/ S( d( t" Q' Q% \. o8 s' t　　食品（4种） 中华考试网(www．Examw。com)
　　餐巾纸
　　杯子
　　白纸、笔（统一式样）
　　大纲（按照客户人数复印）
- {8 j- X3 a7 Q) V4 t8 \　　桶装水（新鲜水）
　　饮料（听装、大瓶装）
　　垃圾桶
　　座谈会期间工作
+ Q9 Q5 p, V# F　　接待被访者，填写被访者登记表。
　　笔录员要在会前准备好磁带、录像带、记录纸和笔，检查监听设备。
/ d- {/ c7 @( f; r2 X　　对被访者填写的资料与甄别资料进行核对，并筛选最适合的、善于表达自己的被访者入座开会，打印座位登记表，复印后交给监听室内的客户及笔录员，检查录音、录像是否运作正常。
3 C8 ?" z& g" x. L; M$ W　　领被访者进入会议室，开始会议。
- I' B6 m: Q1 p# ^. y8 ?　　* 开会时，应随时保持与主持人或客户的联系，处理各种问题。(注意：在开会过程注意会场周围人员不要大声喧哗，在会场门口安排一名人员确保与客户及时沟通，同时也避免与会议不相干人随意进出会场)
8 d6 d0 O$ e( r, ?5 U* o; b8 h　　* 座谈会结束时，将礼金信封交主持人发放给被访者，注意与被访者合影，并将被访者送至门口。
5 e6 h+ W5 x; ~0 k4 b0 J3 @  e　　座谈会后期工作
6 D9 u) }9 R% o2 T　　*会议结束，将录音带交给笔录员，应在第二天上午（即隔一天）递交（mail）。交回的笔录，督导要按照笔录格式核对记录和整理质量是否符合要求。
" @7 N5 ^+ Z8 `* N. o7 K0 w  r; q　　*收齐录音带、录像带邮寄至我公司。录音带、录象带要贴上标签（打印）。