秘书常识：档案信息安全

会计考友

一、控制纸质档案的使用 　　档案柜一般都上锁，秘书不在时，要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时，要有专人负责。
　　把资料从档案室中取出时，在原来放资料的地方做一个标记，可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。
* v8 v/ a% x3 j+ o9 q, _4 H8 [+ Z　　二、控制缩微品档案的使用
( ?* L9 ^# v5 K' z6 f0 d　　缩微品档案的载体和信息是合二为一的，对缩微品信息安全的控制，实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此，要保证缩微品档案的信息安全，必须注意：
　　(1)将存放有缩微品档案的柜子上锁，以防丢失或外人的随便使用。
　　(2)不能将缩微品原件外借，以防损坏或丢失。
. J$ ^  T# s+ F; y" n- u* l　　(3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。
- x, ]; N) k) J" @# ^. @$ H9 i　　(4)存取胶片时戴上手套，或者拿取胶片的两边，避免造成污染、擦痕或留下指纹等。
　　(5)阅览室最好装有空调设备，保证室内有适当的温度和湿度。
　　三、控制电子档案的使用
5 O7 b5 x3 n2 ^7 k( y& a& @/ u　　秘书使用的计算机很可能不是一人“独占”，如果是这样，别的使用者就可能会看见他不希望别人看见的资料，甚至被另存盘或打印出来。他们就更容易把它带出办公室了;如果他发了一封电子邮件，这封邮件的内容可能会被发到电子信箱或者告示板上，和他使用同一系统的人都能看到这些信息。因此，电子档案让人没有安全感，容易被人非法使用。
　　1、必须采取各种措施控制电子档案的使用
0 m* C& F3 d0 Z( }0 l8 \; ^　　1.请上司规定清楚哪些人可以打开这个电子档案。
　　2.、如果计算机离一些无关的人很近，就要采取一些适当的安全措施：
6 q3 p3 j2 O: i4 a, r　　(1)使用密码，没有密码将无法检索文件;
　　(2)锁住计算机，这样其他任何人都打不开;
$ r. F+ N* u  Z  H3 x6 H　　(3)锁上装有软盘的盒子或箱子。
　　3.如果一些同事有权借用这个秘书的电子档案，他要把原件留在自己身边，拷贝一个副本给他们。当然，拷贝是一件非常方便的事，所以绝对不能把非常机密的材料拿出办公室，非上司有特殊的明确说明。
# Q& [* ?) Y$ ^; C! @　　4.保存一份流外(外借)档案，在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期等。
8 X( N: L0 n7 z9 j+ A& h　　5.如果使用了别人的计算机或者软盘在别的计算机上使用过，在把它们拿到自己机器上使用之前，一定要先查毒、杀毒。给自己的计算机装上防病毒软件，并注意及时更新，因此病毒更新换代的速度也是十分迅速的。
　　6.不同的软盘要存放在专门设计的盒子、圆盘或其他箱子里，这些盒子或箱子最好有盖，这样可以使软盘保持干净并不受损害。
　　7.不要触摸磁盘的表面，要防尘、防油渍以及其他残留物，因为这些污染物都会抹掉软盘上的资料。磁盘还要远离磁场。
) p1 ]& H. M! g　　8.光盘也需要有干净、安全的环境来保护。软盘的保护措施也可用于保护光盘。