1.档案利用工作的方式
3 C$ f& V. W" J档案的利用工作一般有如下几种。 为利用者提供服务的工作主要有以档案原件提供利用的开设阅览室、档案外借和以档案复制件提供利用的制发档案复本等几种主要方法。
) _: B1 U0 Y* N 在提供利用时,要正确处理利用和保密之间的关系,避免泄露机密。8 S% o- J' H$ `/ l4 O1 s0 h: t
2.开设阅览室; g6 G' Z0 I7 Q9 O; j
开设阅览室是指档案馆(室)在特定的场所开辟阅览室,直接向用户提供信息的一种服务方式。$ S" O" _8 {& c$ M
开设阅览室必须具备一定的条件。
a. y' U7 T" ` D' V (1) 人员条件。档案阅览室的工作人员应具备较强的业务能力,了解所藏档案的成分和位置,熟练掌握各种检索工具,能协助用户满足其利用需求。; U# Y* D4 ~/ v% Z+ j
(2) 物质条件。阅览室应具备服务台、阅览桌、布告栏、目录和资料柜、监护设备和检索工具等必要的物质设施。
9 H! s, z1 _; c (3) 制度条件。档案阅览室必须制定阅览制度,明确规定接待对象、阅览范围、阅览要求及手续,以及其他相关事项。; x. m d; ]1 _$ k8 h
阅览室要具备借阅登记制度。由利用者填写调阅单,档案管理人员根据调阅单填写情况,入库调档,取出所需文件,并在相应位置放上代理卡。3 y- ^/ v+ H" O( q) E+ V
阅毕的档案应及时归还,认真清点。
) F' i* K' T1 M. a 3.档案外借 n# M: m. @9 h/ i8 \1 y
档案外借服务是指档案管为满足某些利用需求,暂且将档案借出馆的一种服务方式。( e" N- X1 D3 N) @, p9 I" w
档案外借服务应该注重以下几点。
4 C; o5 v/ ^* w% u7 f (1) 档案的外借使用要有严格的制度,经过一定的批准手续才能外借。5 i$ R; V) H: \6 ?& v7 K; E& n0 k$ O
(2) 借出档案时,应履行严格的交接手续,并查明外借档案文件的份数及状况,做好外借档案的登记与记录工作,文件题名、档号、页数、密级、借阅日期、归还日期及借阅人姓名、归还签收人等都属于登记内容。, b- v' D( ~( u7 Z
(3) 在借出档案时应点交清楚,并责成借用单位注意保密和保护档案,借用单位应对所借档案的完整和保密负完全责任,保证借出的档案能完整地按时收回。
1 { L& v2 g: h) p7 @% m (4) 借出使用的期限不宜过长,对外借档案的数量也应做必要的控制。7 k. M3 d5 x, U' y5 i1 s* |
(5) 档案借出后,应填制代理卡,放置在档案原来的位置上,以便掌握档案的流动和利用情况。
- O |9 ?- D* c4 e (6) 归还档案时,必须认真清点,检查外借档案是否有污损、拆散、撕破、抽换、散失等情况,并在借阅登记簿上注销。1 h0 b2 E9 u$ o+ W1 {
(7) 档案工作人员应经常掌握档案的借出情况,督促借阅者按期归还。 |