秘书资格考试常识：现代的通讯事务

会计考友

(一)传真 　　(二)电传
　　(三)电脑网络通讯
% U2 w- e1 J7 Z( P' |+ D4 d　　[案例]：年轻的朋友们，小王秘书的做法是否值得我们的借鉴呢?
+ j" z( V/ g9 {4 i- q　　小王是某外资公司秘书。一次，他不小心误拆了法国总经理的私人信件。而且这里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢?
　　小王当时想，事情既然已经发生了，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不可私自拆毁。误拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了。当务之急是先解决问题，然后再分析原因。于是他紧急采用了如下步骤：
　　第一， 发现误拆，当即停止阅读，并保证不把已看到的内容告诉任何人。
　　第二， 把信纸按原样折叠好，放回信封。
$ a  G  t5 W( r* _- Z　　第三， 取一张便士贴，上面写上：Sorry, opened by mistake,并签上自己的姓名。然后将这张便士贴粘在信封上。
5 C) J  A+ F, j2 ^　　第四， 在每天规定的呈送邮件的时间里，把这封错误开拆的信放在其他邮件中间，一并送入总经理室。如办公室无人，当面向总经理道歉。若办公室有其他人在，则过后道歉。
" |( h1 t: A) S　　通过这一方式，小王虽然受到了总经理的严厉批评，但最后也得到了总经理的谅解。事后，小王及时总结经验教训。小王承认，发生误拆信笺的事情，主观上是自己工作不认真、太大意所致，今后要增强工作的责任心，以避免类似事情的发生。客观上，是来信人没有按照一定的规范表明私人信件。这需要学习识别哪些是没有标明性质的私人信件。小王得出如下经验：一是留意哪些人经常给总经理写私信，那么这些人的来信即便没有标明信件的性质，也不会贸然误拆了。二是学会辨别公务信件和私人信件的差别。一般，公务信件是打印的，而私人信件是手写的，公务信件的信封是白色的，私人信件的信封是多种颜色的，公务信封往往印有单位的名称和地址，而私人信封往往是公开出售的。三是当拿不准是公务信件还是私人信件的时候，请领导来定夺。