秘书资格考试常识：印信管理2

会计考友

　7) 印章的保管 　　(1) 选择好单位印章放置的地方。
　　一般放在单位的机要室或办公室较好。若该单位不设机要室或办公室，则应指定专人负责保管印章，并存柜加锁。
　　(2) 选择好管理印章的人员。
　　(3) 印章的保管应建立起严密的制度。
　　单位、机关办公室负责人要对本单位或本机关有哪些印章及由哪些人负责保管心中有数。要建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模和保管人姓名等项。印章保管人员应该明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。按保密要求，印章保管人员不得委托他人代取代用。保管印章要牢固加锁，防止被盗。用完印章后要随手锁好，不能图省事而将印章随意放在办公室桌上或敞开保管柜。对于印章被盗用而产生的后果，保管人员应该负有法律上的责任。一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，应该保护现场，报告领导，查明情况，及时处理。必要时，应该报告公安机关协助查找。印章保管人员还要注意保养印章，及时进行清洗，以确保盖印时清晰。印章使用的时间一长，表面就会被印泥渣子糊住，使盖印时字迹不清楚，难于辨认。保管人员可以先把印章浸湿，擦上肥皂或洗衣粉，再用小刷子或旧牙刷反复在清水下刷洗，就可除去印泥渣子。
; h- X2 C- A/ B8 x3 v% c　　8) 用印
　　机关、单位在使用印章时要十分谨慎，要求每次用印都要履行批准手续，并进行登记。印章管理人员在使用印章时应做到以下几点。
　　(1) 检查批准用印的签字。
) W  I7 ?/ J" J3 R6 P+ p+ b　　用印时，首先应检查是否有机关、单位负责人批准用印的签字。原则上，机关或单位都制定有关用印的规定，用印应由这个机关或单位的有关负责人批准。但是，有的机关或单位为避免使领导人陷入一般性行政事务，对一些不涉及重大问题的事项用印时，如开具一般性证明等，往往将权力下放给办公室负责人或印章管理人员。但这也有一定的规定范围，超出范围的用印，仍应请示领导人批准。
+ T( Z' o9 i# f  C　　(2) 审阅、了解用印内容。
　　要求不能不看内容就盲目盖印。同时，还要检查留存材料是否交全。一般用印要保留的材料有：
　　一般信件应保留有领导人签批的草稿。
. o5 K8 M" y$ z: D　　协议书、合同应保留一份文本。

　　毕业证书、荣誉证书等各类证书要附有颁发文件或领导人批准的书面材料、名册及证书的样本。要逐一核对证书与名册的姓名是否相符，并清点证书数量与名册的人数是否相同。