秘书资格考试常识：办公环境理论概要

会计考友

合理布置办公室 　　1.布置办公室的基本要求
' O. z3 s) y9 T+ p1 y1 f7 M　　采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通来说，比采用同样大小的若干办公室为优。
# n, Y$ ?1 p. Z, |  H+ n　　使用同样大小的桌子可增进美观，并促进职员的相互平等感。
6 w5 s% n% Z/ c7 H% P4 r2 H, X　　使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致，以促进美观。
$ B; {( ^, H, W# {　　将通常有许多外宾来访的部门置于入口处，若此法不可行时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。
7 l" }. u* T, G; T( Q　　将自动售货机、喷水池、公告板置于不至于引起职员分散精力及造成拥挤之处。
　　应预留充分的空间，以备最大工作负荷的需要。
　　主管座位应位于员工座位后方，使主管易于观察到工作地点发生的事情。
　　自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。勿使职员面对窗户、太靠近电源或坐在通风线上。
5 [5 l* x: q# a' F6 C2 o　　装设充足的电源插座，供办公室设备之用。
　　常用的设备与档案应置于使用者附近，切勿将所有的档案置于靠墙之外，档案柜应背对背放置。
9 j! [4 d( U# Z1 A! k1 B+ C　　此外，如果条件允许，应在办公区内设置休息处，并提供便利充分的休息设备，以作为工余休息、自由交谈及用午餐之所需。秘书人员应根据未来变化之预测及时调整办公室布置。
　　2.办公室布置三大原则
) w( u8 {. C( K$ p  m7 C　　办公室的布置不是简单的设施摆放，还需要考虑工作人员在其间工作的舒适感、与办公环境的协调以及有利于工作人员之间的沟通和监督等要素。其布置的主要原则有以下三方面。
　　1) 有利于沟通
; w6 J* U  O3 \; D( @) s( z# \　　沟通是人与人之间思想、信息的传达和交换，通过这种传达和交换，使人们在目标、概念、意志、兴趣、情绪、感情等方面达到理解、协调一致。办公室作为一个工作系统，
* @+ E0 U8 D+ j( b! w0 F% @　　必须保证工作人员之间充分的沟通，才能实现信息及时有效地流转，系统内各因子、各环节也才能协调地运行。
+ e' y6 C& R3 h+ k　　2) 便于监督
8 Z$ {9 V9 g5 U1 u; ?6 Z2 \& d4 X4 E　　办公室的布置必须有利于监督，特别有利于职员的自我监督与内部监督。办公室的布置要适应自我监督的需要，所谓自我监督，是指进行自我约束和控制，自觉遵守公司的规章制度等。办公室的布置还要适应公司内部监督的特点和需要，公司内部监督的主要特点是：第一，内部监督是一种日常监督，其监督内容包括工作人员在日常工作中的一切行为以及通过各种行为举止反映出来的职业素养、道德品质等，通过日常性监督就可得出职员在某段时间内的整体评价;第二，内部监督具有双向和多维监督的特点，它是主管人与部署之间，部署与部署之间的相互监督，是一种群体内部的监督，因此，它的有效性有赖于群体之间的良好沟通与协调;第三，内部监督是一种内部力量的约束，内部监督最大的特点和有效性不是取决于外界的压力，而是取决于内部的纪律约束、自觉程度，以及每个人在考评中的参与程度和参与的自觉性。
　　办公室是集体工作的场所，上下级之间、同事之间既需要沟通，也需要相互督促检查。由于精力、学问、性格等方面的差异，每个人都有各自的特点，有优点和长处，也有缺点和不足，而个人的缺点往往又是自己难以觉察到的，如不及时纠正，便会给工作带来损失。同事之间的相互监督能够有效地避免这一问题。因此，办公室的布置必须有利于在工作中相互督促、相互提醒，从而把工作中的失误减少到最低限度。