秘书资格考试常识：举办会议注意点

会计考友

会议协调 　　会议组织工作头绪繁杂、环节较多，每个环节之间相互关联、相互影响，一个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会议。因此，应该重视会议工作的总体协调与安排，必须建立一套有效的指挥调度系统。
　　会议协调是指会议组织者受上级领导者的委托，通过各种方式和手段妥善地协调、处理各种关系、矛盾和纠纷，其目的是保证会议的顺利召开、进行和圆满结束。会议协调也是会议组织管理的重要手段，其实质是统一认识，调整关系，解决矛盾，协调行动。
, }2 P! {+ Z3 Q+ A8 \9 ?　　秘书部门要做好会务工作总体协调，必须建立一套有效的指挥调度系统，并且明确岗位责任。必要时，应列出详细的任务分工表，人手一份，以备检查和落实，及时协调解决问题。如文稿起草、会务组织、会场布置、文艺演出、来宾接待、生活服务、安全保卫、交通疏导、医疗急救、电力保障等。
8 G8 J& \3 E6 Y  j' ^5 ~　　会议协调的方法与途径多种多样，要灵活运用，主动地做好协调与安排工作，会议协调的要求如下。
　　(1) 加强会议组织工作部门的建设，提高会议组织人员的素质和工作效率，树立良好的形象，取得各方面的信任。
　　(2) 注重调查研究，广泛收集各方面的信息。
% f( |' o3 n) ?　　(3) 争取领导同志的理解、信任和支持。
　　(4) 充分发挥各相关工作部门的作用。
　　(5) 顾全大局，求同存异，协调一致。
" L4 ]+ l& I& s　　(6) 建立良好的人际关系。
　　(7) 善于将原则性与灵活性结合起来。
0 s+ n6 H' z4 N8 W+ [! h　　(8) 遇到问题，应耐心细致，沉着冷静，稳重行事。
　　(9) 注意留有余地。
5 ?. L8 ^  P$ Y( |% B　　(10) 协调之后注意及时抓落实。
　　会议质量控制
9 O, a5 o; s1 v7 [, z　　会议质量的高低主要取决于下列因素：会议的召开是否必要;召集会议的单位是否具备必要的行政权力;会议准备是否充分;与会人员范围与人数是否有利于必要的信息交流;会议期间能否排除各种相关的干扰;主持人、与会者的学识、业务水平、工作作风、心理状态等条件;环境卫生条件;技术设备条件;议程是否合理科学;对会议决议的执行是否实施有效的监督等。

　　要做好会议的质量控制，应该注意下列几个方面的问题。