2012年秘书资格考试常识：办公室的职能

会计考友

　一、接收和收集信息 　　1.个人的口头信息；
# x2 E5 l- o) i! @　　2.电话信息；
9 H' M+ ^1 G  z% j& p2 I: b" |　　3.书面信息
　　4.计算机输出信息；
　　5.传真通讯；
" i$ W7 w8 Z+ G9 u9 A1 @* G　　6.其他各种形式的书面联络信息，包括内部的和外部的。
) d$ \* `8 k0 d　　二、记录信息
　　通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式有：
　　1.逐字记录；
- |/ r0 N$ W  O! B　　2.摘要；
  B( b% I, F0 Z  J0 C$ X; |　　3.统计分类；
7 Y% q1 B( _( W  o* R　　4.直观记录；
  D( x  ^4 q7 R: v# G# z* L5 Q　　5.将数据转换成计算机存储的形式。
　　三、整理信息
　　对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有：
4 k2 W$ A+ y7 @: j　　1.汇编或编辑；
: g5 ]. }6 t+ [8 H) `4 `; o　　2.计算和总结；
　　3.整理和分类；
& L( E) W) u2 Z6 x　　4.复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。
　　四、以最有效的方式传播信息
0 `& {1 W; \2 y8 r0 \1 i2 ]5 i　　1.人对人的口头传递；
　　2.通过电话；
& d  J3 D* j  T" U　　3.通过文件；
2 ]$ a0 u6 ?9 U9 N5 B  F　　4.通过图表或较直观的形式；
　　5.数据通信。
1 |: g) T9 `/ a$ ~0 c" O  K0 d  E　　五、保护公司的资产
　　1.检查财务收支情况；
  d5 M$ t% d9 r4 K　　2.检查库存；
　　3.检查固定设施和装备；
3 w& u* k  X0 r- Z　　4.建立安全保障措施；
  x+ J* Z1 Z+ |$ @5 _7 w" T　　5.通过履行法定义务。