2012年秘书资格考试常识：办公室职能

会计考友

一、接收和收集信息 　　1.个人的口头信息；
　　2.电话信息；
( J- c0 @; b5 l8 R  o+ o: J7 G　　3.书面信息
　　4.计算机输出信息；
　　5.传真通讯；
　　6.其他各种形式的书面联络信息，包括内部的和外部的。
　　二、记录信息
　　通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式有：
　　1.逐字记录；
( S  S+ `- K; Z　　2.摘要；
　　3.统计分类；
7 y3 \: O. S# P' x+ L' B$ k, _$ m　　4.直观记录；
- l) n" L- |. e7 a/ h　　5.将数据转换成计算机存储的形式。
% G9 v! v8 A# g) j" S' g+ ^　　三、整理信息
　　对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有：
　　1.汇编或编辑；
1 W9 n- y) e6 K& T& c, K　　2.计算和总结；
　　3.整理和分类；
1 \4 e" e: W2 @' Y1 {4 O% b3 v( w　　4.复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。
: t, Y+ d# {! w; e' y0 n6 f+ I　　四、以最有效的方式传播信息
　　1.人对人的口头传递；
　　2.通过电话；
7 N( e" B4 E9 Q4 }/ I　　3.通过文件；
* f2 `0 r" y+ Q& _　　4.通过图表或较直观的形式；
　　5.数据通信。
　　五、保护公司的资产
　　1.检查财务收支情况；
　　2.检查库存；
$ e2 I( G  l4 w) k3 x. N9 v# `0 Z　　3.检查固定设施和装备；
- c: t' r% {. L　　4.建立安全保障措施；
3 |8 {' j# K0 d( ]; h( P& G: j& i　　5.通过履行法定义务。