2012年秘书资格考试常识：档案的利用

会计考友

1.档案利用工作的方式 　　秘书资格考试中档案的利用工作一般有如下几种。
　　为利用者提供服务的工作主要有以档案原件提供利用的开设阅览室、档案外借和以档案复制件提供利用的制发档案复本等几种主要方法。
　　在提供利用时，要正确处理利用和保密之间的关系，避免泄露机密。
' Y: F  }6 T' _( Z# @! w　　2.开设阅览室
0 v  Z8 Q! V7 m) ?- v. C; f% f　　开设阅览室是指档案馆(室)在特定的场所开辟阅览室，直接向用户提供信息的一种服务方式。
; ^: b. U5 p$ R+ Q( N　　开设阅览室必须具备一定的条件。
　　(1) 人员条件。档案阅览室的工作人员应具备较强的业务能力，了解所藏档案的成分和位置，熟练掌握各种检索工具，能协助用户满足其利用需求。
# R, ]. \1 s$ h3 Q% T/ _; t　　(2) 物质条件。阅览室应具备服务台、阅览桌、布告栏、目录和资料柜、监护设备和检索工具等必要的物质设施。
2 P! K9 w2 n; C1 f6 U% G  v) G) M1 g　　(3) 制度条件。档案阅览室必须制定阅览制度，明确规定接待对象、阅览范围、阅览要求及手续，以及其他相关事项。
　　阅览室要具备借阅登记制度。由利用者填写调阅单，档案管理人员根据调阅单填写情况，入库调档，取出所需文件，并在相应位置放上代理卡。
　　阅毕的档案应及时归还，认真清点。
　　3.档案外借
: W! W+ V7 k9 l$ Q# |　　档案外借服务是指档案管为满足某些利用需求，暂且将档案借出馆的一种服务方式。
" s' W9 N5 d! P　　档案外借服务应该注重以下几点。
　　(1) 档案的外借使用要有严格的制度，经过一定的批准手续才能外借。
　　(2) 借出档案时，应履行严格的交接手续，并查明外借档案文件的份数及状况，做好外借档案的登记与记录工作，文件题名、档号、页数、密级、借阅日期、归还日期及借阅人姓名、归还签收人等都属于登记内容。
7 e# m  b& I, Q, O& n, K+ Q# f7 ?　　(3) 在借出档案时应点交清楚，并责成借用单位注意保密和保护档案，借用单位应对所借档案的完整和保密负完全责任，保证借出的档案能完整地按时收回。
　　(4) 借出使用的期限不宜过长，对外借档案的数量也应做必要的控制。
　　(5) 档案借出后，应填制代理卡，放置在档案原来的位置上，以便掌握档案的流动和利用情况。
　　(6) 归还档案时，必须认真清点，检查外借档案是否有污损、拆散、撕破、抽换、散失等情况，并在借阅登记簿上注销。
5 \% O& O/ U/ r8 ^" b　　(7) 档案工作人员应经常掌握档案的借出情况，督促借阅者按期归还。