2012年秘书资格考试常识：如何处理收发文

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　一、档案利用 　　秘书资格考试档案利用的概念：是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。分为提供档案利用和利用档案两个概念。
　　档案利用的要求:
　　依法开展，主动及时开展，不断完善服务方式和手段，掌握本单位近期的重点工作，重大活动。
　　档案利用的工作程序：
/ k  U# K3 J, {5 }3 V' o　　1、熟悉库藏
　　2、分析利用的需求
: m& |3 H3 K; P% y　　3、选择档案利用方式
　　4、获取档案
　　5、提供档案
　　二、档案参考材料的编写
  z% J) k( l2 C( b/ D　　概念：是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。
　　档案参考材料的编写要求：真实，准确，典型，实用，保密
) ~7 E) c1 v1 S+ E" e$ o* a　　档案参考材料的编写工作程序：
　　1、确定编写档案参考材料的种类(大事记，组织沿革，统计数字汇集，会议简介，科技成果简介，企业年鉴，企业史志)
/ M2 ?) V; [/ @. }3 R- a　　2、收集档案材料
% C' E/ V6 A  M　　3、进行编写
　　三、电子档案的管理
" H2 Y$ A2 ]6 _% s" ?　　概念：电子档案是在计算机中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。
, t5 T" y0 s- M* W4 |3 U　　特点：非人工识读性，对电子技术和设备的依赖性，信息与载体的可分离性，信息的可共享性，多种信息载体的集成性。
5 p5 a5 `4 u$ m2 D3 ?" f( e2 U　　分类：
　　按电子档案的存在形式，按电子档案的功能，按电子档案产生的环境，按电子档案的属性，按电子档案生成方式划分为不同的类型
8 ]8 E; q+ ^  b- m　　管理要求：真实性，完整性，可读性
　　工作程序：
　　1、电子档案的收集积累
　　2、电子档案的归档
6 Z7 l; J. T3 G4 o　　3、电子档案的保管
/ }3 x. M7 x* L　　4、电子档案的昨用