1、制定接待工作计划的程序
7 n3 g0 F! H q# i7 `3 v主要内容有：确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员等6 T) k. e) T, C9 i* ] {9 l3 p% Q
(1)了解掌握来访者的来访目的、基本情况) ^3 \/ {: g2 W( W$ Z4 n& x4 o
(2)草拟接待计划0 T& o G$ E0 Q$ D6 s4 h9 c
(3)与本单位相关部门沟通情况5 V- K3 S3 g' s
(4)与来访者沟通情况
/ j3 m5 O4 M7 k$ b (5)报请上司审批8 x. B ~0 A' H7 T& P! I' u
2、安排来访的工作程序! |3 I X3 Q; _. b
(1)迎接办法：主陪人在宾馆等候，派下属去车站或机场迎接;为表示对来访者的重视，主陪人亲自到机场或车站迎接。( n5 B, F4 D5 n. V
(2)送别办法：来访者如果上午离开，就在前一天晚上话别;来访者如果下午或晚上离开，就在当天上午话别。时间控制在半小时内为好，礼物也在此时送出，并告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排。
( o5 s7 S& M R1 F* e0 y( H' p" e 3、安排参观工作程序0 n7 r% F! I1 a d% @/ |% n0 D& R9 h9 d
(1)初步确定活动的内容
" N; N& J0 Y/ A/ Y- K (2)征求对方的意见
5 U( | j3 t+ h, O, Z1 M1 ^ (3)修改、确定方案
; B" F% \( L' Z" U! J (4)实施方案：人员安排、参观地点检查、提前预订门票、人数若多，可外包给旅行社。
4 v6 o( l& C- s1 u3 `' O) U9 g 4、办公室隐患( w" y' x+ \" K$ `
(1)地、墙、天花板、门、窗中的隐患
' q3 Q. h$ l: @, \6 _ (2)室内光线、温度、通风、噪音，通道方面的隐患
3 v! ^0 j5 i T k (3)办公家具方面的隐患
3 L( `' @0 l" K, U (4)办公设备及操作中的隐患
% `1 S0 [6 B3 d" C! M9 z (5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患9 t6 i7 z1 H- G7 k% U/ q: `
(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患
) z, t+ g1 J0 n2 m, K6 ~. L! b (7)火灾或消防中的隐患1 `4 t3 P" U6 q' H) b
5、健康、安全办公环境的要求 ^4 ~6 n* l! Q( D! G( g w! T7 t
(1)办公区建筑必须坚固安全，室内有基本装修" Q+ b5 Z+ U2 W4 ^9 d5 X* b! W" A
(2)光线应充足/ ]- n% A3 Y- E% F5 X* @& y
(3)温度要适宜
4 q# ]- s M) \5 I- `; H7 A7 O (4)布局应注意通风
! @$ n6 B3 K s' M) ]% O5 B) x: d' }2 X- B* U/ [$ @
(5)办公室空间及座位空间要适当) K9 T8 H; b+ F% a# ?
(6)办公室噪音要低$ u7 f# |+ A/ E# X, s" l2 g
(7)办公家具、设备及用品都要满足工作需要并符合健康、安全的要求
V* {) Y f7 ~4 i (8)办公设备的安装、操作要符合要求
3 y9 p! ]. q( M. i$ W9 k% @ (9)办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置4 ?' X0 ?$ [8 X( v
(10)办公室提供饮水并符合健康、安全的要求0 r: e( f7 R- e( a( h7 q( N& E
(11)办公区或办公室设置急救包并定期更换0 F1 H2 _9 |1 d
(12)建立相应的规章和制度
- Q* U& [: S C2 V) `- T (13)室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物" ]8 t0 b1 A/ W1 C E6 }0 b
6、印章的刻制4 s- |$ @+ J* ]! B( E. Y
印章管理工作的一个首要环节
$ `; Y L5 E% g" |; b b n& l- | (1)得到上一级主管单位的正式公文
/ O+ N& L( d4 s4 c. }; J" F (2)由印章制发单位开具公函，附上章样到公安部门办理登记手续+ d0 Z6 w6 v/ |3 E3 z
(3)由公安部门指定专门的刻字单位承担印章的刻制任务: }# a; c- C8 v# N% P* m' N# R/ u
(4)印章刻制完毕，原刻字单位一律不得留存章样
+ j- l5 W$ S) n6 |3 H7 E& t 7、印章的启用程序
6 q5 V" C4 ]* W" Y5 M (1)为安全起见，取公章应实行双人同行制。
* a5 y- V: x' p( L& \6 e (2)取回公章后，立即交办办公室负责人拆封检验，指定专人保管。- C9 F7 F! c# D& v% z# g' c
(3)启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门，并向有关单位发启用印章通知文，以便告知。
( \; \$ N! K) v# S 8、印章管理的注意事项" _. N5 z6 K8 h, n5 \& k3 |
(1)经理名章具有法定的权威性和代表性，要控制使用、加强管理
1 E( ]5 h( t C0 l( { (2)因机构变动、名称改变或公章损坏需启用新公章而停止用旧公章时，新公章启用后旧公章应交由制发机关封存或销毁;也可经上级部门批准后自行销毁
7 x3 O, T7 N* \# ? T1 R 9、介绍信使用的注意事项' g5 k9 \! E* \! c5 p4 z, g0 i% W2 `
(1)严格履行批准手续2 t/ j2 {! Q9 j0 m5 h
(2)介绍信的内容要明确具体
! d% `' l/ L$ C) i& Q (3)要填写有效时间7 k# Q# }" e6 f j2 h6 r; k) M( h
(4)管理人员对开出的介绍信负责，检查无误后用印，还要盖骑缝章$ T# h$ J) s8 |! p' b& ?
(5)一份介绍信只能用于一个单位
3 p8 s0 Y- M& t3 o( Q7 T (6)持信人不能将介绍信转借他人使用
. |( c) m2 H! ?; Q( m+ N$ [ (7)存根内容要同正文内容相符
, |, b( a# T( F (8)书写要工整，字迹要清楚，不得随意涂改7 T5 m, b6 k- B
(9)要用蓝色或黑色毛笔、钢笔填写2 v2 S! {/ [$ R* F ~* z6 P+ i
(10)用印要谨慎% Z8 v/ f4 {' P0 ?" \
10、值班工作规范
6 Z$ M) a# y/ j (1)坚守值班岗位4 w0 l0 Q" @9 z9 O; v k4 q* B
(2)认真处理事务
& \/ Z3 y6 C, h2 b; L/ ~ (3)做好值班记录8 L* t2 a# a- }6 v; W# V
(4)热情接待来访者% J; T- P1 b7 ~" ?* ]
(5)加强安全保卫
/ u$ j1 G% {% A' u1 c4 k1 L 11、值班实务处理的方法9 {- ]/ P! T8 G! M# O/ {
(1)对电话或来人商洽的简单事项直接处理( v7 L7 W1 U0 u4 Y( Q* e
(2)把应由有关部门处理的事项转有关部门处理
! A( k. G, Z3 J* ^7 t1 Y9 f (3)对电话或来人商洽的重要事项请示上司后处理
. u; H& J' w/ {: [ 12、值班实务处理的技巧
6 b% n+ U( m$ T0 ^4 n x- C/ R (1)问明情况，做好记录' V# Y$ W% P+ r! S: a
(2)重要情况，及时报告; `7 s+ O6 u2 l! }
(3)谨防假冒，避免失误" {5 T. S4 m6 P5 N1 |6 \. m' I/ n- n
13、商务费用的报销步骤
0 \ f# ?( E" [ (1)申请人填写费用申请表并签字
! S' g2 n) ]1 G d. E$ { (2)交相关负责人审核并签字批准' B# m L1 d8 B
(3)商务工作中要向对方索取发票
& S8 t5 R, E7 G1 a2 m! n (4)商务工作结束后将发票附在出差报销单后并签字，再提交出纳部门
0 n3 R" r. S; N$ ~! [& m( P (5)提交财务部门领取现金或支票借款或先由申请人垫付: C0 ~( a" g! H. u
14、安排上司差旅事务的程序
4 J% b7 v( P+ |8 ?1 R (1)制定商务旅行计划2 H7 B5 K6 ~1 I1 J4 ^
(2)制作旅程表
" ^' D) J6 c! { (3)准备上司在不同场合的发言提纲
. M! d# Y+ i1 B (4)办理出国手续
4 {5 N4 F) v; q (5)落实上司出行前的工作 H3 S' \+ Z/ G& J* f9 ?/ ?
15、办理上司交办事项应注意的问题
, q* T* G8 }5 p$ _# n) m1 _ (1)要态度和蔼，协商解决, t! F+ g0 A- J4 ] y0 o
(2)要坚持原则，按章办事9 i4 t( i( i9 D/ N
(3)要一视同仁，不分亲疏 |
发表于 2012-3-18 23:02:41
