EMBA复习指导：标准采购作业细则

会计考友

　　□ 请 购　　第一条 请购部门的划分
　　各项材料的请购部门如下：
! I  _& R+ N; c3 c/ m3 {　　(一)常备材料：生产管理部门
　　(二)预备材料：物料管理部门
. U% M* r; a4 W, B/ g) R; h9 s: |　　(三)非常备材料：
' G" j+ o, u6 ^　　1.订货生产用料：生产管理部门
　　2.其他用料：使用部门或物料管理部门
/ @3 f7 E# e% r3 g　　第二条 请购单的开立、递送
  I" |4 d, y" d: r  u5 R5 W# p( }　　(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)，“请购单(内购)(外购)”附“请购案件寄送清单”送采购部门。
　　(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。
　　(三)紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。
' ^  o; I- v6 X2 Q　　(四)材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。
3 j1 G+ O" }  W　　(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。
+ J3 U: D7 Z0 [7 w/ |  s; l　　第三条 免开请购单部分
+ y3 I$ W3 S) {: _: b　　(一)下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：
　　1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。
　　2. 招待用品：饮料、香烟等。
4 d# D- S4 {4 e0 c0 c8 s' b" i　　3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。
4 |2 \. E! ^6 v　　4. 打字、刻印、报表等。
　　(二)零星采购及小额零星采购材料项目。
+ Z, V1 k' Y6 {  J* q) C  }　　第四条 请购核决权限
　　(一）内购：
　　1. 原物料：
  A+ i% v$ r& Z2 y　　(1) 请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。
6 i, d4 L. Y' A9 V　　(2) 请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。
/ K* \0 r) f; m2 ?0 C/ t$ P( D7 z; ?; x　　(3) 请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。
: I  j6 e. ^) q! S　　2.财产支出：
) w; o% l8 F- i% V2 F　　(1)请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。
+ `/ O1 j8 y& ~1 B　　(2)请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。
& \9 B5 N* C4 m1 ]- D　　(3)请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。
' I4 P$ }6 t, w$ H5 k$ t* t　　3. 总务性用品：
( m, A. x! L  @# p/ t　　(1)请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。
　　(2)请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。
　　(3)请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。
　　附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。
　　(二)外购：
. V: K1 y6 N: R, ^9 Y8 F　　1.请购金额预估在10万(含)元以下者，由经理核决。
　　2.请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。
) X, H$ _. A' r3 m5 ^  l9 a　　第五条 请购案件的撤销
　　(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单(内购)”或“请购单(外购)”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。
　　(二)采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：
　　1.采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。
　　2.原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。
  b6 h, r& |  l; k8 C* Q　　3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
　　□ 采 购
　　第一节 一般规定
　　第六条 采购部门的划分
( A% q4 u! D+ E　　(一)内购：由国内采购部门负责办理。
- T; ]* V) X2 a4 i& V. o: A+ c) Q　　(二)外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。
. d  c3 ~( O0 X/ d5 W) v3 |　　(三)总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
　　第七条 采购作业方式
　　除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
) a$ Y# ?0 [7 d1 K7 A$ p/ m! }8 }　　(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
( ^; W9 ?+ k* l! ^! E4 d　　(二)长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
　　第八条 采购作业处理期限
　　采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
　　第二节 国内采购作业处理
　　第九条 询价、比价、议价
　　(一)采购经办人员接获“请购单(内购)”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
　　(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先请使用部门或请购部门签注意见后呈核。
　　(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。
- v7 l7 f: [7 q# y, u　　(四)对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
; f2 B* u! p) l' ^% i4 Q  a　　(五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
　　(六)“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。
: E* L, o/ C) T/ Z+ R+ b　　第十条 呈核及核决
　　(一)采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。
6 [' Y, d1 \2 ^% l, z# M　　(二)采购核决权限：
; u$ Q$ b. U8 o) |2 B7 m0 H& C) S  X　　表12．2．2
　　采 购 别 核 决 限 额 采购核决权限
　　列属统购项目的原料、物料
, J1 F* `' Z/ K! C: y9 }　　(包括燃料) 不论金额多寡
　　经理一总经理
　　非属统购项目的原料、物料
　　(包括燃料) 不论金额多寡
% [9 Z) z" B% n0 \6 a　　经理 总经理
　　财产支出(包括什项购置)
　　的非生产器材
5 }8 @. C, [) \$ Q2 N　　3000元以下
- n$ h2 _- U+ @5 f, Q　　300l元至100000元
　　100000元以上 采购主管
+ `8 k/ b3 G+ E　　经理直接核决
　　经理 总经理
　　财产支出(包括什项购置)
$ M  K0 N5 p5 i1 I0 `　　的生产器材
　　3咖元以下
# \, c# L) U! ]" e0 I　　300l元至幼000元
　　20001元以上 采购主管
# C; R; t7 r2 f2 x" I, w9 G' c　　经理直接核决
. I& X0 G/ j( ^% a　　经理 总经理
4 o, V- {$ ^, g/ J0 t" y4 [; N　　庶 务 用 品
, ]; I! @8 `, P. v7 i　　3000元以下
　　3001元至50000元
$ T: ~: C3 _' m　　50001元以上 采购主管
6 K' S8 q% m8 k* C1 B　　经理直接核决
$ z4 k1 F% |6 H8 v　　经理 总经理
3 P: K2 h/ k0 x2 I/ G9 @6 g　　附注：凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。
　　第十一条 订购
. X3 V4 k+ D; |" d* F　　(一)采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
- M& F- R% o' n/ f0 {7 h4 G　　(二)若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。
/ e$ K& W+ w6 ?& t　　(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。
* ?2 E" |3 I! I  d9 y　　第十二条 进度控制及事务联系
! Z! z  P: l( d: F1 H　　(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。
3 t) d8 w- g4 K% i　　(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。
　　第十三条 整理付款
　　(一)物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单(内购)”的会计联须于第一批收料后送会计部门。
1 ?9 K4 K: Z" l8 n　　(二)内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。
　　(三)短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
* s. G# O6 v- {! M* |! b　　(四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
* }! u# c( A8 `　　第三节 境外采购作业处理(含进口事务、关务)
　　第十四条 询价、比价、议价
　　(一)外购部门依“请购单(外购)”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单(外购)”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。
　　(二)请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，交请购部门确认。
　　第十五条 呈核及核决
　　(一)比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单(外购)”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。　 (二)核决权限
1 P3 \  ?* F! R8 h　　1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决。
7 z$ C( R7 v# a% k. Z% J5 v　　2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。
　　(三)采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
　　第十六条 订购与合同
8 Y$ s- a1 R4 W2 t, N/ K　　(一)“请购单(外购)”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。
- X7 J) a1 p3 ?& c　　(二)需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。
7 Z) P- ~' c' P9 N* j5 |! Y7 u　　第十七条 进度控制及异常处理
　　(一)外购部门应以“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。
9 u* ^5 U4 V# k/ M( m  d3 d/ c) ^　　(二)外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。
1 e3 ?* d# R1 G) o" f　　(三)外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
: d3 `/ R/ T' v: s　　第十八条 进口签证前(“请购单(外购)”核准后)的专案申请
- h. ], ^6 Y0 @- ~　　(一)专案进口机器设备的申请　专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
$ S1 @( G: m$ u8 g) c% Q1 p　　(二)进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
5 J7 ?/ ]! l  G$ @' X　　第十九条 进口签证
* e+ Z: l8 l+ L& c' q, h8 m　　外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单(外购)”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”(需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“国贸局”办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门。
; z8 u% q/ S0 G, N: |4 q　　第二十条 进口保险
　　(一)FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险。
　　(二)进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单(外购)”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。
: I4 o9 ^8 R( d　　第二十一条 进口船务
. F# h5 `. @9 j4 d) D　　(一)FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获“请购单(外购)”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
　　(二)进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于“信用状开发申请书”列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。
9 s& M8 o6 \, F5 q# T　　(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单(外购)”上注明，避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船。　第二十二条 进口结汇
+ @4 {$ s6 a; ^+ C. s　　进口单位应依“请购单(外购)”标示的“间发信用状日期”办理结汇，并于信用状(L／C)开出后以“开发L／C快报”通知外购部门联络供应厂商。
　　第二十三条 税务
* x9 A$ e2 M0 j+ V　　(一)免货物税及“工业用证明”的申请
　　1.进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。
0 U" P( z0 N8 r- ]5 L　　2.除“免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的项目外，其他合于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发“信用状”后检具必需文件向经济部工业局申请“非供塑胶用”证明，以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。
　　(二)专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。
　　第二十四条 输入许可证、信用状的修改
　　供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用状”时，外购部门应开立“信用状、输入许可证修改申请书”经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。
3 f' g0 q' E4 D6 Q( T　　第二十五条 装船通知及提货文件的提供
　　(一)外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。
+ U8 j! D# z- y  q) C. o　　(二)外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具“输入许可证”及有关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。
( |$ n1 F1 `4 X　　(三)提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。
　　(四)管理进口物品放行证的申请：
3 l! L  J% i6 R0 }! [7 e3 @. d　　进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以便据此报关提货。
　　第二十六条 进口报关
# `4 ~  U, t& T* J3 H* V　　(一)关务部门收到“请购单(外购)”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”(含外购收料单)送材料库办理收料。
　　(二)不结汇进口物品，进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单(含外购收料单)”通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。
. S. `% w: L/ w% f0 w　　(三)关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。
6 p6 U2 b1 S$ G* V: W9 \　　(四)海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口单位应于“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。
6 O: V9 g# m9 h% C8 ~3 B* _　　(五)税捐记帐的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”，于报关时检具必需文件办理具结记帐，并将记帐情况记入“税捐记帐额度记录表”及“税捐记帐额度控制表”。
1 {) i* T4 }8 k% M　　(六)船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续，以便船只抵港时，即时办理提货。
7 k2 O: r- M6 t. V* k　　第二十七条 报关进度控制
　　关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。
0 e% W% h2 T# h: l# p9 c　　第二十八条 公证
% s" a- Z/ A& X- D( k# `　　(一)各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目(如外购散装材料)，通知进口单位于材料进港时，会同公证行前往公证。
& Z, T0 E* a) S* a, _　　(二)外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。
  k/ S% R- e7 w2 ~2 ?. R: _　　(三)进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。
4 e0 U! I1 S( n  L0 m　　第二十九条 退汇
　　(一)外购部门依进口材料的装运情况，判断信用状剩余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用状退汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇。
　　(二)退汇金额较大，但信用状未逾有效期限者，外购部门应向供应厂商索回信用状正本，送进口单位办理退汇。
5 t- ^: l: G8 J% U8 G. L　　第三十条 索赔
) I( {3 `. \! r　　(一)外购部门接到收货异常报告(“材料检验报告表”或“公证报告”等)时，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。
+ U3 K* L* Q# I( z& E  p# \0 w. I　　(二)以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。
　　(三)索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。
: D1 p" q) l/ D; L! k" U　　第三十一条 退货或退换
　　(一)外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
　　(二)复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
　　(三)退换的材料进口时依本节有关规则办理。
　　第四节 价格及质量的复核
7 Z7 S9 d$ a) z3 l8 f　　第三十二条 价格复核与市场行情资料提供
* E. p8 x" W! D  U+ n. l　　(一)采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
" W% V: c+ f2 d! y8 f" q, ?　　(二)采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。
　　第三十三条 质量复核
4 S9 K4 G" f4 w+ I$ x3 _, k! Z) Z7 E　　采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等。
7 Q, @- a. o& ~  j, S' }% u) a+ R　　第三十四条 异常处理
　　审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应即填制“采购事务意见反应处理表”(或附报告资料)，通知有关部门处理。
( I' k: V) d+ Y　　□ 附 则
　　第三十五条 本办法呈总经理核准后实施，增设修订亦同。