在使用WPS表格的过程中,经常需要录入大量的数据。如果每个数据都通过键盘来输入,不仅浪费时间还浪费精力。利用WPS表格的数据有效性功能,可以快速、准确地输入数据。例如教师希望按学生的考试成绩划分为四个等级:优秀、良好、合格、不合格,输入过程中会重复的输入这几个等级,如果把几个等级名称集合到一个下拉菜单中进行选择,那会大大简化操作,并节约时间。* m& F1 a! ^* u, s- r
在WPS 表格中新增加了“数据有效性”功能,通过以下两种方法都可以实现这一需求:
9 R3 p( E( H& R6 m3 p6 q 方法一:通过手动输入数据源的方式制做下拉菜单;
- R0 `' y1 m/ g7 d' g% I8 K 方法二:通过引用数据区域的方式制做下拉菜单。* _8 g" B3 {! `7 f
直接输入法
, o3 L o; x6 R 步骤1:选择“等级”列中的所有单元格,选择“数据|有效性”菜单项,打开“数据有效性”对话框,在“设置”选项卡下,按“允许”右侧的下拉按钮,在列表中选择“序列”选项。
( N7 }: t# H H1 r1 S; ^ 步骤2:在“来源”方框中输入序列的各等级名称(如:优秀,良好,合格,不合格等),各等级之间以半角逗号进行分隔,选上“忽略空值”和“提供下拉菜单”两个复选框。3 c) z; h; }& T$ u3 [
步骤3:,最后单击“确定”按钮,回到工作表中,点击“等级”列的任何一个单元格,都会在右边显示一个下拉箭头,点击它就会出现下拉列菜单。* I4 f# L3 s3 @" `
选择其中的一个选项,相应的等级名称就输入到单元格中了,显得非常方便,而且输入准确不易出错。当鼠标单击其它任一单元格时,这个单元格的下拉箭头就消失,不影响操作界面。
" M( m$ c( z8 M, W/ J1 i 区域引用法# Z1 V; W% U( @; x9 K. t8 Q: y
步骤1:首先在$D$1:$D$4区域中分别输入优秀,良好,合格,不合格.
) e/ J: {* i: @ 步骤2:选择“等级”列中的所有单元格,选择“数据|有效性”菜单项,在对话框的“设置”选项卡下,在“允许”列表中选择“序列”选项,点击“来源”编辑栏,使用鼠标选中序列区域D1:D4,回到“数据有效性”对话框。: k( ]7 ^% i+ r# R% x- |$ A
步骤3:点击“确定”按钮保存设置。最终的下拉菜单效果。
( o( l% u$ \' F$ K 小结:
0 B# C. K: {5 ? 1、WPS表格新增的“数据|有效性”为用户提供了制作“下拉菜单”的功能,用户可以通过“直接输入法”和“区域引用法”来进行制作。
3 R) y" z1 \/ N' v) v3 j2 H 2、在“备选项”内容比较少的时候,通常使用“直接输入法”来创建下拉菜单。通过该方法制作的下拉菜单,当单元格被复制到其他工作表中,仍然有效。6 ~/ i9 x. ~) O0 K1 ^9 m
3、在“备选项”内容较多,或者内容经常变动的情况下,通常使用“区域引用法”来创建下拉菜单。通过该方法制作的下拉菜单,当单元格复制到其他工作表时,必须使用“定义名称”的方法来重新设置。
% \/ w5 |3 g, B6 q 另外,如果用户使用“函数公式定义的名称”来制作下拉菜单,公式结果必须是单元格引用,否则无法正常使用。
9 F2 M1 c- h, ] k 适用范围:$ a, D5 D+ P% G
适用于WPS Office 2005(751)以上版本 |