1.2 制定计划 x/ |2 V: |# l7 l5 t& z; J" O j# q% `
虽然面临着困难多、时间紧、资源有限的压力,但我们在保持长期远景目标的同时必须能够立刻获得成果以 满足企业的短期利益和需求,所以我们在对企业项目管理现状和愿景进行了充分的评估和分析后形成了“企业级项目管理的短期计划和长期发展计划”,将企业级项 目管理的实施分为“启动”阶段(主要工作是:评估现状、制定计划、设立和宣传项目管理办公室、确定合适的此阶段的工作流程)、“逐步推进”阶段(主要工作 是:帮助项目成功、建立项目管理工具包、建设项目经理队伍)、“全面推进”阶段(主要工作是:全面支持与改进)三个实施阶段,使企业级项目管理既能够在短 期内产生效果,同时也可以持续的实现价值和产生影响。
' w* P% r5 p: @ v
6 u9 l4 I' e, s1 | 1.3设立和宣传项目管理办公室, h9 ^+ _# F2 d: s) J. u
( G# T D3 k" J" b! h5 E! | 制定设立和宣传项目管理办公室的短期 目标和长期目标,确定在启动阶段将“评估现状、制定计划、设立和宣传项目管理办公室、确定合适的此阶段的工作流程”作为此阶段的关键工作,通过电子邮件、 状况公告等形式和举行各种会议向企业高层、各级部门和人员广泛宣传和沟通设立项目办公室的目的、工作任务和如何获得成功,使项目办公室能够立刻开展工作, 以取得短期效果。
* h, E% g3 y1 p8 i$ [+ z
, d6 l9 \# L# b+ l% G3 v5 j2 b 在人员的选择和配备上,由于企业的项目经理都是出身于技术人员,缺乏项目管理专业知识,因此我们引进了具有一定经验的项 目管理专业人士,同时在企业内部选择具有项目经验的人员。在内部选择时,我们重点关注候选人员的项目经验、沟通能力、分析和解决问题的能力、学习能力。实 践证明在进行企业现状评估时,他们的这些特质发挥了重大作用。我们安排项目管理专业人士直接对这类人员进行培训,培训内容包括了项目管理基础知识、工具和 方法使用技巧、沟通技巧、此阶段工作流程等方面,在工作中两类人员不断的沟通和磨合,相互传递信息和知识,从而快速的建立了一支高效的团队。
/ F8 ^+ z; v4 a3 K) e6 e9 J2 M4 h. J! p& K4 [* J/ A
1.4 确定合适的此阶段的工作流程. r3 C: F5 N/ z D. J) P9 V! s h: b# v
: P- {' j& L" s6 h
在企业现状调查和评估中涉及的关键部门和人员很多,有大量的信息需要收集和整理,需要举行多次定期和非定期的会议。为此,我们制定了信息收集、处理和发布流程,在流程中规定了如何进行文档的配置管理,包括统一的文档书写格式、统一的文档目录、文档的存放和读写权限等,使文档的书写、保存和检索非常清晰和 方便;同时在流程中规定了如何举行高效的会议,设立了两个基本点:会前的准备和会后的跟踪,这两点是最容易被忽视的,但它们却是保证会议成败的关键。流程 规定:会前的准备须将会议目的、议程和时间安排、预先准备和阅读的资料等信息提前发给参会人员并得到反馈,会议进行中须按照会议的议程和规范进行会议并做 好记录,会后的跟踪包括写、发会议备忘录,制定跟踪计划,安排下次汇报人选等工作。 |