流程问题 3. 没有遵循标准的项目管理流程/ O5 U. d' E- a* r. l
影响:这是项目管理中的第二大常见失误。缺乏合理的流程会抬高项目风险,加大项目失败的可能性,最终导致无法在限定的时间与预算内完成项目。
( O$ R Y1 ^/ R1 T6 i2 a 解决方案:制定良好的项目管理流程能助你提高项目效率,并及时捕捉到项目执行过程中的各种问题,控制风险。
1 |5 y/ d8 ]" O IT与项目经理应事先建立可重复的流程来进行项目规划、资源分配与成员沟通。这样才能保障项目所能产生的回报与成效。
6 h1 [ }' c4 v) x. C! g 4. 流程太多太杂
9 v2 |/ A7 ?' S! P% J$ k 影响:过多的流程会让项目失去灵活性,继而影响参与者的积极性。" f/ i' w3 M& G) M$ v
曾经有一家软件开发商告诉客户公司的项目经理,他们能够在不增加成本与工作量的基础上添加额外的功能,但项目经理却回绝了这一建议,因为他觉得公司用户并没有要求这一功能。其实,只要不影响项目预算与计划进度,又征得用户的同意,多添加一些功能是利大于弊的。
+ y$ P; j3 e5 @ h' g7 w0 Y 解决方案:提高灵活性,与项目支持者及参与者积极沟通。
" D% Y& l/ [" X2 g5 o4 m! Q7 X 5. 对项目变更缺乏追踪) J0 @# j$ X; h2 |
影响:要么预算超支,要么进度拖慢(或两者兼有)。
* ~: C# T/ Q: Z+ o9 s& D% P/ ? 解决方案:建立正式的变更申请流程,任何项目范围内的变更(比如添加新功能)都应在变更文件上详细注明,并由项目最高主管签字批准。此外,项目经理也需判别出该申请对预算和时间进度会产生什么影响。5 z1 _5 I1 O7 S6 e8 q
6. 对项目动态缺乏了解
+ ^( z2 O: m- O! x0 n# C 影响:管理学大师彼得德鲁克曾说过,无法管理就无法测量。反应到项目上,即无法及时协调资源,或对变更做出应变。
2 `! ~2 ?: x) f 解决方案:使用软件。
5 s$ R( k+ _- n8 Z 7. 对小问题掉以轻心8 d: m% s) ?% Q$ L
影响:问题不会自己解决。如果对小问题掉以轻心,那么它们就会演化成大问题,最终成倍增加项目成本。0 A1 x# k* ~" I, h: A* S
解决方案:加强项目团队成员的态度与意识,及早纠错。等到亡羊补牢,为时已晚。+ D1 {9 V& z, i# S6 A
计划问题
9 |# X) P( w* F/ P5 I+ S' Y' I 8. 没有定义项目范围 t' R7 ~% ]% T/ S1 T
影响:如果商业与IT部门没有事先定义项目范围,那项目终将无法满足预期的成效,IT也会缺乏方向来如期完成项目。4 q' R/ y4 I& Z" c A
解决方案:通过商业用例和范围划定来纠正错误定义的项目。* C: s* U1 n) D$ J
9. 忽略项目之间的关联* d' ?$ s: s4 m" N" |
影响:忽略项目之间的关联会造成资源分配失调(比如配给某项目的人员也是另一项目所需要的),从而影响项目进度,作为连锁反应,其它项目也会受到拖累。
6 {" X: m4 C3 T. e8 Y 解决方案:在制定项目计划时将关联因素考虑在内。与项目参与者多交流,并绘制项目关联表,可协助你明确了解各项目之间的关系。7 h$ d9 D% k4 g5 ^, B2 C
10. 风险评估过于随意
6 C. H! z& e7 `% H* b5 L, x 影响:项目脱离原有轨道,IT需清理预料外的麻烦。
) N& }) g; _% p$ M3 n, { 解决方案:风险评估应是项目计划的一部分。可以在团队中进行头脑风暴,收集可能的风险因素,然后设法规避这些风险。这一活动不会花费太久的时间,而且他也能帮助你在正式开始前充分了解项目的软肋所在。
0 U. J7 @9 m. ]* G0 J6 q0 M 11. 对用户抵触心理认识不足
) k# \: {+ G; v 影响:用户对新技术的抵触会让项目所投入的资金与精力白费。
% w8 J. `( a2 e3 S' m0 X) F2 A 解决方案:在项目计划阶段先考虑到推行过程中的阻碍,并设法化解这些阻力。与那些工作将受新项目影响的用户交流沟通,向他们阐述项目会给他们的工作流程带来的有利变化与价值。- f3 B5 M* k9 d2 F( u2 }
12. 时间进度表欠完善3 H) ~5 J5 V' n5 O% Y- J& r
影响:团队成员对何时完成何种任务没有概念,对整体项目的按时达成形成阻滞。
! `6 F t3 a ^( @ m' [' O, L! I2 A 解决方案:最简单的方法是判别出项目中所有的活动,并在这些活动后面标注预计完成日期。使用项目管理软件亦可创建进度计划表。 |