职称计算机考试：从SharePoint列表往Excel导入数据

会计考友

　　可以从 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 或 Windows SharePoint Services 2.0 网站中的列表导入数据并对这些数据进行分析。例如，可以从 SharePoint 网站导入一个零部件库存清单，然后在 Microsoft Office Excel 2007 中创建一个数据透视表 (数据透视图报表：提供交互式数据分析的图表，与数据透视表类似。可以更改数据的视图，查看不同级别的明细数据，或通过拖动字段和显示或隐藏字段中的项来重新组织图表的布局。)以汇总和比较这些数据。
　　概述
　　若要从 SharePoint 网站导入数据，在要使用 SharePoint 列表的计算机上必须安装有 Office Excel 2007。
; n0 R) `" r, H5 ^9 {9 _9 y' W& z　　将数据从 SharePoint 网站导入到 Office Excel 2007 后，可以在 Office Excel 2007 中分析这些数据，但在 Excel 中所做的任何更改都不会反映在 SharePoint 网站上的列表中。
: J5 J; L4 z% ]0 d5 ^　　若要使用 Office 程序操作 SharePoint 网站上的列表中的数据并在 SharePoint 网站中反映这些更改，可以使用 Microsoft Office Access 2007 或使用 Visual Basic for Applications (VBA) 的解决方案。
3 ?- O* F3 G& i1 a4 G　　此外，还可以在保存为 Excel 97-2003 工作簿(.xls 格式)的工作簿中操作 SharePoint 列表中的数据。不过，如果将 Excel 2003 工作簿另存为 Office Excel 2007 工作簿(.xlsx 格式)，则只能从 SharePoint 列表提供只读连接。
　　当该列表继续在网站上更新时，可以用来自 SharePoint 网站的最新数据更新该工作簿。从 SharePoint 网站更新数据时，来自 SharePoint 网站的原始数据和您在 Office Excel 2007 中所做的所有更改都将被覆盖。
  s7 J8 K* ]5 k; F& }: c( u( t( T5 t2 C　　在 Office Excel 2007 中，可以将数据导入一个现有工作表，也可以创建一个新的工作表。如果 SharePoint 网站上的列表中包含文件夹，则在生成的 Excel 工作表中不会出现该结构。
　　将具有只读连接的 SharePoint 列表中的数据导入到列表中时，会将“项目类型”和“路径”列添加到工作表上的数据中。使用这两列可以根据数据的类型及其在网站上的位置(例如，数据位于该列表的子文件夹中)对数据进行筛选和排序。
　　若要从 SharePoint 网站上的列表导入数据，必须连接到 SharePoint 网站并具有读取该列表的权限。
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　　从 SharePoint 列表导入数据
) i3 @. Y$ w/ q, l　　您可以从 Windows SharePoint Services 3.0 或 Windows SharePoint Services 2.0 网站上的列表导入数据。从 SharePoint 列表导入数据时，有些步骤会因 SharePoint 网站上运行的版本而异。
　　如何确定 SharePoint 网站上运行的版本
　　·在 Windows SharePoint Services 3.0 网站的右上角，可能会显示一个包含您的用户名或帐户的菜单。
　　·在 Windows SharePoint Services 2.0 网站上，位于左上角的顶级导航可能包含“主页”、“文档和列表”及“帮助”链接。
# \; H! ]0 O7 o! p　　注释 网站所有者或管理员可以自定义您的网站。如果您不确定使用的是哪一版本，请与网站所有者或管理员联系。
5 Y# X$ y3 c2 ]2 _7 t3 f, N　　1、请在 SharePoint 网站上执行下列操作之一：
　　Windows SharePoint Services 3.0
　　1、如果该列表尚未打开，则请在“快速启动”上单击其名称。如果该列表的名称未显示，请单击“查看所有网站内容”，然后单击该列表的名称。
　　2、在“操作”菜单 上，单击“导出到电子表格”。
　　3、如果系统提示您确认该操作，请单击“确定”。
6 q9 p# F9 Z5 S: K; @% }5 F) }　　Windows SharePoint Services 2.0
4 b& g8 }5 k: s% \, N- ]- J　　1、如果该列表尚未打开，请单击“文档和列表”，然后单击该列表的名称。
, ~* ~0 P% V1 P( E　　2、在显示该列表的页面上，在“操作”下，单击“导出到电子表格”。
　　二、在“文件下载”对话框中，单击“打开”。
　　三、当系统提示您是否在计算机上启用数据连接时，如果您认为到 SharePoint 网站上数据的连接可以安全启用，则单击“启用”。
　　四请执行下列操作之一：中 华 考 试 网
: }0 ^/ Q0 w/ J- {　　·如果没有打开工作簿，Excel 将新建一个空白工作簿，并在新工作表中以表的形式插入数据。
　　·如果已打开工作簿，请在显示的“导入数据”对话框中执行下列操作：
; ]( p7 q% H. B( H: u9 ^　　1、在“请选择该数据在工作簿中的显示方式”下，单击“表”、“数据透视表”或“数据透视图和数据透视表”。
　　2、在“数据的放置位置”下，单击“现有工作表”、“新工作表”或“新工作簿”。
5 s. X: Z1 i$ W5 d9 v　　如果单击“现有工作表”，请单击要放置该列表的左上角的单元格。
- v9 \* l7 T3 ^, `　　3、单击“确定”。
% Y& H1 J; ]! s' t8 k! y3 b　　从 SharePoint 列表更新数据
　　当其他用户继续更新 SharePoint 网站上的列表时，您可以用最新的更改来更新工作表中的数据。但这样做会覆盖最初从 SharePoint 列表导入的数据及对 Excel 中的数据所做的更改。
　　1、在要更新的表内单击任意位置。
　　2、在“外部表数据”选项卡上，单击“刷新”。
7 N8 U* |' L4 R  M　　提示 如果不再需要工作表与 SharePoint 网站之间的连接，可以断开该表的链接。在“外部表数据”选项卡上，单击“取消链接”。